Saatavuus määrittää, milloin asiakkaat voivat varata ajan tietylle ammattilaiselle. Ilman määritettyä saatavuutta julkisella sivulla ei näy vapaita aikoja. Zenamu tarjoaa kahdenlaista saatavuutta — säännöllistä (viikoittaista) ja poikkeavaa (tietyille päiville). Voit myös estää ajanvaraukset päiville, jolloin ammattilainen ei ole käytettävissä.
Säännöllinen (viikoittainen) saatavuus
Säännöllinen saatavuus määrittelee toistuvat aikaikkunat jokaiselle viikonpäivälle. Asetat sen kerran ja se toistuu automaattisesti joka viikko.
Säännöllisen saatavuuden asettaminen
Siirry kohtaan Valikko › Ajanvaraukset › Ammattilaiset.
Valitun ammattilaisen kohdalla napsauta Aseta saatavuus (tai Hallitse saatavuutta, jos ammattilaisella on jo saatavuus). Säännöllinen saatavuus -välilehti avautuu.
Napsauta jokaisen viikonpäivän (maanantai–sunnuntai) kohdalla Lisää aikaikkuna ja aseta aikaväli, jolloin ammattilainen on käytettävissä. Jos haluat käyttää samoja aikoja kaikkina päivinä, napsauta Kopioi kaikille päiville.
Napsauta Tallenna.
Esimerkki
Ammattilainen työskentelee maanantaisin ja keskiviikkoisin klo 9:00–12:00 ja 14:00–18:00. Asetat siis kaksi aikablokkia maanantaille ja kaksi keskiviikolle. Päivät, jolloin ammattilainen ei työskentele, jätetään tyhjiksi.
Parilliset ja parittomat viikot
Oletuksena säännöllinen saatavuus on voimassa joka viikko. Jos ammattilaisella on eri aikataulu parillisilla ja parittomilla viikoilla, valitse Säännöllinen saatavuus -välilehdellä valintaruutu Ota käyttöön parillisten/parittomien viikkojen aikataulu ja aseta ajat kahdella erillisellä välilehdellä:
Parittomat viikot — Saatavuus on voimassa vain parittomilla viikkonumeroilla.
Parilliset viikot — Saatavuus on voimassa vain parillisilla viikkonumeroilla.
Tämä on hyödyllistä ammattilaisille, jotka vuorottelevat tai työskentelevät kahden viikon sykleissä.
Poikkeava (kertaluonteinen) saatavuus
Poikkeava saatavuus on tarkoitettu epätavallisille tai kertaluonteisille ajoille, jotka eivät noudata säännöllistä viikkoaikataulua.
Milloin käyttää poikkeavaa saatavuutta?
Ammattilainen tarjoaa ylimääräisiä aikoja viikonloppuna.
Haluat lisätä saatavuuden tietylle päivämäärälle (esim. pyhäpäivä, erityistapahtuma).
Ammattilainen työskentelee epäsäännöllisesti eikä hänellä ole kiinteää viikkoaikataulua.
Poikkeavan saatavuuden asettaminen
Ammattilaisen saatavuusasetuksissa siirry välilehdelle Poikkeava saatavuus.
Napsauta Lisää poikkeava aikaikkuna ja valitse Päivämäärä.
Aseta kyseisen päivän aikaväli. Jos haluat lisätä samalle päivälle toisen aikavälin, napsauta Lisää toinen aikaikkuna.
Napsauta Tallenna.
Poikkeava saatavuus korvaa kyseisen päivän säännöllisen saatavuuden kokonaan — asiakkaat näkevät vain tässä määritellyt ajat.
Miten estän ajanvaraukset päiville, jolloin ammattilainen ei ole käytettävissä?
Merkitse vapaapäivät, kuten loma, Poissaolot-välilehdellä:
Ammattilaisen saatavuusasetuksissa siirry välilehdelle Poissaolot.
Napsauta Lisää poissaolo ja valitse kohdassa Päivämäärä yksi tai useampi päivä.
Napsauta Tallenna.
Asiakkaat eivät voi varata aikoja tälle ammattilaiselle näinä päivinä. Et voi valita päivää, jolle on jo asetettu poikkeava aikaikkuna tai jolla on aktiivinen varaus.
Miten ajat näkyvät asiakkaille
Järjestelmä jakaa saatavuusblokit automaattisesti varattaviksi ajoiksi valitun palvelun keston ja määritettyjen aikapuskurien perusteella:
Asiakas valitsee palvelun (esim. 60 minuuttia) ja ammattilaisen.
Järjestelmä ottaa ammattilaisen vapaat aikablokit.
Jokaisen blokin alusta alkaen se luo uuden varattavan ajan "palvelun kesto + valmisteluaika ennen + tauko jälkeen" minuutin välein. Aika luodaan vain, jos itse ajanvaraus päättyy blokin sisällä.
Aikoja, jotka menevät päällekkäin ammattilaisen olemassa olevien varausten kanssa (aikapuskurit mukaan lukien), ei voi varata. Asiakkaat näkevät ne kohdassa Varatut ajat. Aikoja, joiden alkuun on vähemmän aikaa kuin palvelun Vähimmäisennakkoaika, ei näytetä.
Se näyttää jäljellä olevat vapaat ajat.
Esimerkki
9:00–12:00, palvelun kesto 60 minuuttia, tauko jälkeen 15 minuuttia → asiakas näkee ajat 9:00 ja 10:15. Aikaa 11:30 ei tarjota, koska ajanvaraus päättyisi klo 12:30 eli vasta blokin päätyttyä klo 12:00.
Suositukset
Aseta säännöllinen saatavuus ammattilaisen normaalille työaikataululle. Kerran asetettuna se toimii automaattisesti.
Käytä poikkeavaa saatavuutta erikoistapauksiin ja erityistilaisuuksiin.
Muista aikapuskurit — Jos tarvitset aikaa asiakkaiden välillä, aseta valmisteluaika ja tauko palvelun tasolla.
Varausikkuna palvelutasolla rajoittaa, kuinka pitkälle eteenpäin asiakkaat näkevät vapaita aikoja.
Mitä muuta tarvitaan, jotta asiakkaat voivat varata ajan?
Pelkkä saatavuus ei riitä. Asiakkaat voivat varata ajan vain, kun palvelu on aktiivinen, siihen on liitetty ammattilainen, ammattilaisella on saatavuus ja julkinen sivusi näyttää ajanvaraukset.
Jotta ajanvaraukset näkyisivät julkisella sivullasi, siirry kohtaan Asetukset › Aikataulusivu, avaa Julkinen aikataulu -välilehti ja valitse kohdassa Mitä näytetään julkisella sivullasi vaihtoehto Yksilöajat tai Molemmat. Jos valittuna on Ryhmätunnit, asiakkaat eivät näe palveluitasi. Lue lisää artikkelista Ajanvaraukset julkisella varaussivulla: miten ne näytetään ja miten asiakkaat varaavat ajan.
Lue lisää varausten hallinnasta artikkelista "Ajanvaraukset (1:1 sessiot): varausten hallinta".