Jokainen jatkuva jäsenyys Zenamussa pitää täydellistä sisäistä kirjausta jokaisesta tärkeästä tapahtumasta: luontihetkestä jokaisen uusinnan, tauon ja peruutuksen kautta aina mahdollisiin hyvityksiin. Tämä kirjaus on koko historiasi ja turvaverkkosi riitojen ratkaisemiseen ja kirjanpidon hoitamiseen. Tämä artikkeli selittää, mistä löydät jäsenyyden tapahtumat ja miten luet kunkin tapahtumatyypin.
Mistä löydät jäsenyyden tapahtumat
Avaa asiakkaan jäsenyyden tiedot ylläpidossa, niin näet:
Jäsenyyden nykyisen tilan (aktiivinen, tauolla, odottaa maksua, peruutettu ja niin edelleen), seuraavan uusintapäivän ja — jos jokin epäonnistui — tiedot maksuajasta ja epäonnistuneesta maksusta.
Tilaukset-osion: listan tälle jäsenyydelle laadituista tositteista (luontipäivä, maksupäivä, maksun tila, summa, kuvaus ja linkki tositteen tietoihin). Tämä on pääasiallinen tietolähteesi yksittäisistä onnistuneista maksuista, ja se toimii myös kirjanpitosi perustana.
Profiilissaan (kohdassa Ostamani jäsenyydet → tiedot) asiakas näkee saman tilan ja saman listan tilauksistaan.
Tärkeää: Zenamussa ei vielä ole erillistä "Uusintahistoria"-näkymää, joka erittelisi yksittäiset tapahtumat, kuten tauot, vaihtoehdon vaihdot tai korjaukset. Nämä tapahtumat tallennetaan sisäiseen kirjaukseen tietokannassa ja peilataan Stripe Dashboardiin (kohtiin Subscriptions, Invoices ja Events). Sovelluksessa sinulla on kolme paikkaa, joiden kanssa työskennellä suoraan: jäsenyyden nykyinen tila, tositelista (Tilaukset) ja asiakkaan tapahtumat, joissa pääasialliset tapahtumat kuvataan selkokielellä (uusittu, maksu epäonnistui, asetettu tauolle tai automaattisesti tauolle, jatkettu, asiakkaan peruuttama, peruutettu Stripen puolella tai jakson lopussa). Jokaisen yksittäisen tapahtuman yksityiskohtaista sarjaa varten katso Stripestä. Alla kuvaamme tapahtumatyypit, jotka järjestelmä kirjaa, jotta ne ovat ymmärrettäviä, kun lähdet etsimään niitä.
Tapahtumatyypit, jotka järjestelmä kirjaa
Jokaisella sisäisellä tapahtumalla on tyyppi, päivämäärä ja usein joitakin lisätietoja (summa, syy, Stripeen liittyvän tietueen tunnus).
Jäsenyys luotu (ensimmäinen osto)
Jäsenyyden ensimmäinen onnistunut osto näkyy jäsenyyden luomisena (tila aktiivinen, tai hetkellisesti odottaa maksua) ja Tilaukset-osion ensimmäisenä tositteena. Siitä näet päivämäärän, asiakkaan valitseman vaihtoehdon ja ensimmäisen veloitetun summan.
Onnistunut uusinta
Järjestelmä kirjaa jokaisen onnistuneen toistuvan veloituksen. Uusinta sisältää:
Uusinnan päivämäärän ja kellonajan.
Veloitetun summan.
Laskutusjakson, jonka maksu kattaa (voit jäljittää tämän laskulta Stripessä).
Laaditun tositteen (kuitin tai laskun), jonka löydät Tilaukset-osiosta.
Jos asiakas käyttää hyvityssaldoa (jollainen voi tulla esimerkiksi aiemmasta hyvityksenä annetusta palautuksesta kortin sijaan) ja se kattaa koko jakson maksun, uusinta menee silti läpi — Zenamu kirjaa sen sisäisesti ja jäsenyys jatkuu — mutta siitä ei luoda kirjanpitotositetta. Kortilta ei veloitettu mitään, joten ei ole mitään dokumentoitavaa. Et löydä tositetta kyseiseltä jaksolta Tilaukset-osiosta tai kirjanpitäjän viennistä. Asiakkaan hyvitystä vähennetään jakson hinnalla.
Epäonnistunut uusinta
Järjestelmä kirjaa jokaisen Stripen yrityksen ottaa maksu, joka ei onnistunut (Stripen automaattiset uudelleenyritykset, käsin tehty uudelleenyritys ja niin edelleen).
Yrityksen päivämäärän ja kellonajan.
Epäonnistumisen syyn (koodin pankilta — riittämättömät varat, hylätty, vanhentunut kortti, vahvistus vaaditaan ja niin edelleen).
Yksittäinen epäonnistunut uusinta voi tuottaa useita tietueita (Stripe tekee useita yrityksiä maksuajan aikana). Paras paikka jäljittää nämä yritykset ja niiden koodit on lasku Stripe Dashboardissasi.
Maksuajan alkaminen on erillinen sisäinen tapahtuma; sen lisäksi maksuajan päättymispäivä (tyypillisesti 7 päivää epäonnistumisen jälkeen) näkyy suoraan ylläpidossa osana jäsenyyden epäonnistuneen maksun varoitusta.
Jäsenyys tauolla
Tämä kirjataan aina, kun jäsenyys asetetaan tauolle. Näet, että jäsenyys on tauolla, suoraan sen tilasta ylläpidossa. Tapauksia on kaksi:
Automaattinen tauko (koska studion paketti alennettiin). Tietueeseen tallennetaan tätä syytä kuvaava selittävä merkintä.
Käsin tehty tauko (ylläpidosta). Tämä tallennetaan ilman merkintää — syytä ei syötetä.
Asiakkaan tapahtumat myös erottavat, asetettiinko jäsenyys tauolle (käsin) vai asetettiinko se automaattisesti tauolle. Tämä ero on tärkeä, koska se määrää, uusiutuuko jäsenyys automaattisesti, kun palaat myöhemmin Ultimate-pakettiin (vain automaattisesti tauolle asetetut jäsenyydet uusiutuvat).
Jäsenyys jatkettu
Tämä kirjataan, kun tauolla oleva jäsenyys käynnistetään uudelleen. Syy erottaa, oliko se:
"Jatkettu automaattisesti: studio vaihtoi takaisin Ultimateen" — automaattisesti, kun studio palasi Ultimate-pakettiin.
Käsin tehty jatkaminen ylläpidosta tai asiakkaan profiilista.
Vaihtoehdon vaihto
Luodaan, kun asiakas vaihdetaan vaihtoehdosta toiseen. Asiakkaan tapahtumissa sovellus merkitsee tämän tapahtuman Vaihtoehto vaihdettu.
Päivämäärän.
Vanha vaihtoehto → uusi vaihtoehto.
Muutoksen tyypin — hinnan nousu, ajoitettu hinnan lasku, laskutusvälin muutos tai sama hinta (vaihtoehto nimettiin uudelleen ja niin edelleen).
Skenaariosta riippuen: hinnan nousussa ilmestyy välitön lasku suhteellisesta erotuksesta jäljellä olevilta päiviltä (seuraava uusintapäivä pysyy samana); ajoitetussa hinnan laskussa tositetta ei luoda vaihtopäivänä — ylläpito näyttää "Ajoitettu muutos {{date}} alkaen" -bannerin jäsenyydessä, ja muutos tulee voimaan vasta seuraavalla uusinnalla; laskutusvälin muutoksessa sykli alkaa alusta ja luodaan yksi nettolasku (uusi hinta miinus suhteellinen hyvitys edellisen jakson käyttämättömästä osasta).
Näet, kuka teki muutoksen, asiakkaan tapahtumista ylläpidossa. Se erottaa, vaihtoiko asiakas vaihtoehdon profiilistaan vai teikö studio sen ylläpidosta (studion toiminnoissa tallennetaan myös henkilökunnan jäsenen nimi).
Ajoitettu vaihtoehdon vaihto peruutettu
Kun asiakas (tai studio hänen puolestaan) peruuttaa aiemmin asetetun ajoitetun vaihtoehdon vaihdon (aina skenaario B — hinnan lasku), ajoitetun vaihdon banneri katoaa ylläpidosta ja järjestelmä tekee sisäisen merkinnän peruutuksesta. Taloudellisia seurauksia ei ole; jäsenyys yksinkertaisesti palaa alkuperäiseen vaihtoehtoonsa ilman jälkeä.
Harvinaiset tilanteet ajoitetun vaihtoehdon vaihdon ympärillä
Toisinaan asiakas ajoittaa hinnan laskun, mutta jotain epätavallista tapahtuu ajoittamisen ja uusintapäivän välillä — esimerkiksi studio arkistoi kohdevaihtoehdon sillä välin tai poistaa ryhmän. Zenamu hoitaa nämä tilanteet automaattisesti ja tekee niistä sisäisen merkinnän.
Mitä voi tapahtua ja mitä Zenamu tekee:
Mitä tapahtui | Mitä Zenamu tekee |
Studio arkistoi kohdevaihtoehdon ennen uusintaa | Muutosta ei sovelleta. Hinta palaa alkuperäiseen vaihtoehtoon, ja asiakas jatkaa ikään kuin hän ei olisi koskaan ajoittanut laskua. |
Studio poisti kohdevaihtoehdon kokonaan | Sama käyttäytyminen kuin arkistoinnissa. |
Studio arkistoi tai poisti koko ryhmän | Sama käyttäytyminen; asiakas pysyy alkuperäisessä vaihtoehdossa. |
Hinnan palauttaminen ei onnistu teknisesti (esim. lyhyt Stripe-katkos) | Zenamu tekee merkinnän tilanteesta. Näet varoitustilan jäsenyydessä ylläpidossa. Tässä harvinaisessa tapauksessa voit tarkistaa asiakkaan tilauksen nykyisen hinnan Stripe Dashboardistasi ja säätää sitä käsin tarvittaessa. |
Nämä tilanteet ovat hyvin harvinaisia (tyypillisesti alle 1 % ajoitetuista vaihdoista). Suurimmassa osassa tapauksia muutos menee läpi täsmälleen kuten asiakas tarkoitti sinä päivänä, jolloin hän ajoitti sen.
Hinta päivitetty
Järjestelmä kirjaa, kun studio sovelsi joukkohinnanmuutoksen tähän asiakkaaseen. Tietue sisältää:
Päivämäärän.
Vanhan ja uuden hinnan.
Merkinnän, että uusi hinta tulee voimaan vasta seuraavalla tavallisella uusinnalla.
Jäsenyys peruutettu
Tämä kirjataan jokaisesta peruutuksesta — käsin tehdystä (asiakas profiilistaan, studio ylläpidosta tai Stripen asiakasportaalin kautta) ja automaattisesta (Zenamu 7 päivän maksuajan päätyttyä). Näet, että jäsenyys on peruutettu, suoraan sen tilasta ylläpidossa (tai "Peruutus jakson lopussa" -bannerista päivämäärineen). Sen lisäksi sisäinen tietue sisältää:
Peruutuksen päivämäärän.
Peruutustavan: joko nykyisen jakson lopussa tai välittömästi.
Peruutuksen syyn (esimerkiksi käsin tehty peruutus jakson lopussa, välitön peruutus tai automaattinen peruutus maksuajan päätyttyä). Tämä kuvaus on vain ohjeellinen: se tallennetaan sisäisesti englanniksi eikä se ole sama teksti, jonka näkisit sovelluksessa.
Näet, kuka teki peruutuksen. Sekä sisäisestä tietueesta että asiakkaan tapahtumista ylläpidossa voit nähdä, peruuttiko asiakas, studio vai järjestelmä jäsenyyden maksuajan päätyttyä. Studion tekemissä toiminnoissa tallennetaan myös henkilökunnan jäsenen nimi. Mitä tietue ei sisällä, on linkki mahdolliseen hyvitykseen. Sen löydät Stripe Dashboardistasi kohdasta Refunds.
Maksun vahvistus vaaditaan, ja hyvitykset — nämä näkyvät eri tavalla
Maksun vahvistus vaaditaan (3D Secure) uusinnassa kirjataan sisäisenä tapahtumana, mutta jäsenyyden tila pysyy Aktiivinen. Kun uusinnassa tarvitaan lisävahvistus, Zenamu ei vaihda sitä tilaan Odottaa maksua (se tila on varattu keskeneräiselle ensimmäiselle ostolle; katso artikkeli "Jäsenyyden tilat"). Lopputulos näkyy sitten joko epäonnistuneena uusintana (jos asiakas ei viimeistele vahvistusta ja Stripe lopettaa yrittämisen) tai onnistuneena uusintana (jos hän viimeistelee sen ajoissa).
Hyvityksiä ei kirjata erillisenä jäsenyyden tapahtumana. Täysi hyvitys johtaa jäsenyyden automaattiseen peruutukseen; osittainen hyvitys ei muuta jäsenyyden tilaa. Itse hyvityksen tilan löydät tositteelta (Tilaukset-osio) tai Stripe Dashboardistasi.
Korjaus sisäisestä tarkistuksesta (harvinaiset tapahtumat)
Tämä tietuetyyppi kirjaa tilanteen, jossa Zenamun sisäinen tarkistus löysi ristiriidan oman tilansa ja Stripen tilan välillä ja joko korjasi sen tai teki siitä merkinnän myöhempää käsittelyä varten. Tarkat tyypit ovat:
Keskeneräinen ostotilaus — asiakas osti, Stripe vahvisti sen, mutta Zenamu ei voinut luoda sisäistä tilausta. Järjestelmä merkitsee tietueen otettavaksi kiinni myöhemmin.
Keskeneräinen uusintatilaus — sama, uusinnan kohdalla.
Keskeneräinen hyvitys kilpatilanteen jälkeen — Zenamu peruutti jäsenyyden juuri sillä hetkellä, kun Stripe otti maksun rinnakkain. Automaattinen hyvitys ei tapahtunut heti, mutta se merkitään käsiteltäväksi myöhemmin.
Keskeneräinen vaihtoehdon vaihto — vaihtoehdon vaihto ei päättynyt siististi jossain vaiheessa.
Viesti jäsenyydelle, jota ei enää ole — Stripe lähetti viestin jäsenyydestä, jota ei enää ole Zenamussa (asiakas poistettiin).
Nämä ovat suurin piirtein viisi yleisintä; Zenamu käyttää useita muita erityismerkintöjä harvinaisiin kilpatilanteisiin (kun kaksi asiaa tapahtuu samalla hetkellä). Nämä korjaukset toimivat taustalla; yksittäinen korjaus on yleensä sinänsä kunnossa — ongelma on saman merkinnän toistuminen samalla jäsenyydellä. Jos käsittelet tällaista tilannetta, ota yhteyttä tukeen.
Nämä korjaukset ovat informatiivisia ja näkyvät siinä mielessä, että jäsenyyden tila Zenamussa päätyy täsmäämään Stripeen:
Kertaluonteinen korjaus on kunnossa. Pieniä ristiriitoja Stripen ja Zenamun välillä tapahtuu aika ajoin.
Toistuva ristiriita samalle asiakkaalle tai studiolle voi viitata syvempään ongelmaan. Tarkista Stripe Dashboardissasi, onko tilisi rajoitettu (kohdassa Account requirements) ja täsmäävätkö kaikki tämän asiakkaan viimeaikaiset tilaukset siihen, mitä näet Zenamussa. Jos ristiriita jatkuu, voit synkronoida uudelleen käsin Stripessä (peruuta ja luo uusi tilaus).
Reaaliaikaiset tilapäivitykset
Ylläpidossa jäsenyyden tila ja tilauslista päivittyvät automaattisesti, reaaliajassa. Se tarkoittaa:
Kun Stripe lähettää Zenamulle viestin (onnistunut maksu, epäonnistuminen, peruutus), Zenamu vaihtaa jäsenyyden tilan muutamassa sekunnissa ja lisää mahdollisen uuden tositteen.
Studio näkee muutoksen ilman, että sivua tarvitsee päivittää.
Asiakas profiilissaan näkee nykyisen tilan vasta sivun päivittämisen jälkeen. Asiakaskäyttöliittymä ei yleensä käytä reaaliaikaisia päivityksiä. Jos asiakas ottaa yhteyttä studioon kysyen, miksi hän ei näe uutta maksua, ehdota hänelle sivun päivittämistä. Joissakin tilanteissa (heti maksun jälkeen) asiakkaan selain tarkistaa tilan hetken taustalla, mutta sääntönä: päivitä sivu = nykyinen tila.
Useimmissa tapauksissa molemmat osapuolet näkevät muutokset muutamasta sekunnista minuuttiin tosiasiallisesta tapahtumasta Stripen puolella.
Miten käyttää jäsenyyden tapahtumia käytännössä
Jäsenyyden tilan + tilauslistan yhdistelmä Zenamussa ja Stripe Dashboardisi on hyödyllinen useissa tilanteissa:
Selitä tietty maksu asiakkaalle
Kun asiakas kirjoittaa "Miksi minulta veloitettiin 60 € 14. huhtikuuta?", avaa hänen jäsenyytensä Tilaukset-osio, niin näet:
Päivämäärän ja maksun tilan.
Summan.
Linkin tositteen tietoihin (kuitti). Voit jäljittää laskutusjakson, jonka maksu kattaa, laskulta Stripessä.
Voit sitten vastata asiakkaalle tarkoilla tiedoilla.
Ymmärrä, miksi jäsenyys peruutettiin
Näet, että jäsenyys päättyi automaattisesti epäonnistuneiden maksujen jälkeen, sen nykyisestä tilasta (peruutettu / maksamaton) ja puuttuvasta onnistuneesta maksusta Tilaukset-osiossa. Yksittäisten yritysten aikajanaa ja maksuajan päättymispäivää (tyypillisesti 7 päivää) varten katso kyseistä tilausta ja laskuja Stripe Dashboardistasi. Asiakas tietää silloin, että hänellä oli 7 päivän maksuaika, jota hän ei käyttänyt.
Hyvitä asiakkaalle käyttämätön jakso
Tilauslistasta näet viimeisimmän onnistuneen maksun päivämäärän; jäsenyyden tilasta näet, kuinka kauan jäsenyys on voimassa (seuraava uusintapäivä). Laske suhteellinen summa käyttämättömiltä päiviltä ja tee hyvitys Stripe Dashboardissasi.
Jäljitä kaksinkertaiset veloitukset
Jos asiakas väittää, että Stripe veloitti häntä kahdesti, avaa Tilaukset-osio (ja varmuuden vuoksi myös laskut Stripessä). Näet joko vain yhden maksun (ja asiakas erehtyy) tai kaksi, jolloin voit hyvittää toisen.
Dokumentaatio kirjanpitoa varten
Tilauslista täsmää Stripe Dashboardisi kanssa yksi yhteen. Jos kirjanpitäjäsi tarvitsee todisteen tietystä maksusta, avaa tositteen tiedot (ja Stripessä löydät täydellisen laskutuksen, eräpäivän ja verotiedot).
Usein kysytyt kysymykset
Asiakas kertoo, ettei hän näe viimeisintä maksuaan profiilissaan. Muutama mahdollisuus:
Hyvitys kattoi koko maksun (ei rahan liikettä = ei tositetta, katso yllä).
Asiakkaan profiili ei päivity reaaliajassa — pyydä häntä kokeilemaan sivun päivittämistä.
Viesti Stripeltä viivästyi; odota minuutti ja päivitä sivu.
Voinko viedä jäsenyyden tapahtumat? Kirjanpitoa varten käytä tavallista tositteiden vientiä ylläpidossa (ISDOC tai Pohoda XML). Se sisältää kaikki laskut ja peruutukset, joita kirjanpitäjäsi tarvitsee. Et löydä yksittäisten tapahtumien (onnistuneet ja epäonnistuneet uusinnat, tauot, vaihtoehdon vaihdot) yksityiskohtaista sarjaa erillisenä raporttina sovelluksessa; nuo tiedot ovat tietokannassa ja Stripe Dashboardissasi. Useimmissa tapauksissa kirjanpitäjäsi ei tarvitse sitä — he työskentelevät tositteilla.
Voinko poistaa tapahtumatietueen? En. Kirjanpito- ja historiatietueita ei poisteta tai kirjoiteta uudelleen jälkikäteen; uusia vain lisätään niiden rinnalle. Syy: historian on pysyttävä täydellisenä sekä kirjanpitotarkoituksiin että riitojen ratkaisemiseen.
Mitä jos näen jotain odottamatonta Stripessä tai jäsenyyden tilassa (esimerkiksi sisäisen tarkistuksen korjauksen tuloksen)? Kyseessä voi olla tilanne, jossa Zenamun sisäinen tarkistus löysi ristiriidan oman tilansa ja Stripen tilan välillä ja korjasi sen. Jos se on kertaluonteinen, se on kunnossa (silloin tällöin viesti Stripeltä häviää, ja sisäinen turvaverkko korjaa sen). Jos ristiriita jatkuu samalla asiakkaalla, tarkista hänen tilauksensa tila Stripe Dashboardistasi ja vertaa sitä siihen, mitä näet Zenamussa. Jos se ei todella täsmää, ota yhteyttä tukeen tai synkronoi uudelleen käsin Stripessä (peruuta ja luo uusi tilaus).
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Olemassa olevien jäsenten hallinta — kaikki toiminnot, jotka tuottavat sisäisiä tapahtumia ja muuttavat jäsenyyden tilaa
Kun maksu epäonnistuu — yksityiskohdat siitä, mitä tapahtuu maksun epäonnistuessa ja siihen liittyvistä tapahtumista
Yleisiä ongelmia ja niiden ratkaisut — miten käsitellä tiettyjä tilanteita, joiden ymmärtämisessä nämä tiedot auttavat