Des imprévus peuvent parfois amener vos clients à annuler leur réservation. Grâce à la fonctionnalité de politique d'annulation de Zenamu, vous pouvez configurer des règles et frais pour limiter l'impact des annulations de dernière minute sur votre temps et vos revenus.
Configurer les frais d'annulation
Pour définir des frais d'annulation, procédez comme suit :
Rendez-vous dans les Paramètres (icône d'engrenage dans la barre latérale).
Sélectionnez Réservation de cours dans le menu du haut.
Faites défiler la page jusqu'à la section Annulations.
Ajouter un délai d'annulation
Cliquez sur + Ajouter pour créer une nouvelle condition d'annulation.
Une fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de définir le délai. Par exemple, vous pouvez indiquer qu'une annulation effectuée dans les 3 heures avant le début du cours entraînera des frais d'annulation de 25 % du montant payé.
Une fois ajoutée, la condition apparaîtra dans la liste. Vous pouvez créer plusieurs conditions – par exemple 50 % de frais si l'annulation a lieu dans les 2 heures avant le cours.
Adaptez les règles selon vos besoins.
Dépannage : impossible d'enregistrer la politique d'annulation
Si vous ne parvenez pas à enregistrer votre politique d'annulation, la cause la plus fréquente est un conflit entre des frais d'annulation et la date limite de désistement. Le système affiche alors l'erreur suivante :
L'un des frais d'annulation que vous avez définis chevauche la date limite de désistement (la date limite doit toujours être antérieure). Veuillez ajuster l'option de date limite de désistement ou supprimer les frais d'annulation en conflit.
Comment résoudre le problème
Vérifiez le paramètre date limite de désistement — il définit le dernier moment auquel un client peut annuler sa réservation avant le début du cours.
Assurez-vous qu'aucun frais d'annulation ne s'applique à une fenêtre temporelle située après la date limite de désistement. La date limite doit toujours être antérieure à tout frais d'annulation.
Vous pouvez soit ajuster la date limite de désistement, soit supprimer les frais d'annulation en conflit.
Exemple : Si votre date limite de désistement est fixée à 2 heures avant le cours, vous ne pouvez pas avoir de frais d'annulation qui s'appliquent « 1 heure avant le cours » — le client ne peut plus annuler à ce moment-là.