Dès que les clients commencent à réserver des rendez-vous individuels, vous retrouvez toutes les réservations au même endroit. Dans cet article, vous découvrirez comment gérer les réservations, quels sont leurs statuts et comment fonctionne le processus de validation.
Vue d'ensemble des réservations
Toutes les réservations se trouvent dans Menu → Rendez-vous individuels → Réservations. La page d'aperçu affiche :
Réservations du jour — Combien de rendez-vous sont prévus aujourd'hui.
Réservations à venir — Nombre total de réservations confirmées futures.
En attente — Réservations en attente de votre validation (si la validation manuelle est activée).
Terminées ce mois-ci — Nombre de rendez-vous passés dans le mois en cours.
Statuts des réservations
Chaque réservation se trouve dans l'un de ces statuts :
En attente
La réservation a été créée mais attend votre validation. Ce statut n'est utilisé que si la validation manuelle des réservations est activée (voir ci-dessous). Le client est informé que sa réservation est en attente de confirmation.
Confirmée
La réservation est valide et le rendez-vous est planifié. Si la validation manuelle n'est pas activée, les réservations sont créées directement dans ce statut.
Annulée
La réservation a été annulée. Le système enregistre qui a annulé :
Client — Le client a annulé via la page publique.
Praticien — Le praticien/instructeur a annulé la réservation.
Administrateur — L'administrateur du studio a annulé depuis le panneau d'administration.
Système — Annulation automatique (ex. : réservation non confirmée après le début du rendez-vous).
Absent
Le client ne s'est pas présenté à un rendez-vous confirmé. Vous pouvez définir ce statut manuellement après l'heure du rendez-vous.
Validation manuelle des réservations
Si vous souhaitez contrôler qui vient et quand, vous pouvez activer la validation manuelle des réservations. Les nouvelles réservations seront alors créées en attente plutôt que confirmées.
Comment fonctionne la validation
Un client crée une réservation → le statut est défini sur En attente.
Le praticien (ou l'administrateur) reçoit une notification par e-mail concernant la nouvelle demande.
Dans le panneau d'administration, ouvrez le détail de la réservation et choisissez :
Confirmer — La réservation est confirmée et le client reçoit un e-mail de confirmation.
Refuser — La réservation est refusée et le client reçoit un e-mail de refus, éventuellement avec un motif.
Si une réservation en attente n'est pas validée avant l'heure du rendez-vous, le système l'annule automatiquement.
Paiement avec validation manuelle
Lorsque la validation manuelle est activée, le paiement n'est traité qu'après la confirmation de la réservation. Le client ne paie pas au moment de la demande, mais seulement lorsque vous l'approuvez.
Marquer comme « Absent »
Après l'heure d'un rendez-vous, vous pouvez marquer une réservation confirmée comme « absent ». Le bouton Absent n'apparaît que lorsque :
L'heure du rendez-vous est passée.
La réservation est au statut Confirmée.
Les statistiques d'absence du client sont mises à jour automatiquement et vous aident à identifier les clients peu fiables. En savoir plus dans l'article « Absences non justifiées (No‑shows) ».
Annuler une réservation depuis l'administration
En tant qu'administrateur, vous pouvez annuler n'importe quelle réservation directement depuis le panneau d'administration. Lors de l'annulation :
Vous pouvez saisir un motif d'annulation qui sera affiché au client dans l'e-mail.
Le système détermine automatiquement si des frais d'annulation s'appliquent selon vos conditions d'annulation.
Le client reçoit un e-mail d'annulation.
Réservations dans le calendrier
Tous les rendez-vous individuels apparaissent automatiquement dans le calendrier principal de Zenamu aux côtés des cours collectifs. Vous pouvez basculer entre l'affichage des cours collectifs et des rendez-vous individuels grâce au sélecteur dans l'en-tête du calendrier.
Pour en savoir plus sur les paramètres de paiement et les conditions d'annulation, consultez l'article « Paiements et conditions d'annulation ».