Le détail de la réservation est l'écran principal pour la gestion quotidienne dans la section Rendez-vous. Cet article vous montre quelles informations y figurent, quelles actions sont disponibles et dans quel ordre les utiliser. Pour ouvrir le détail d'une réservation, allez dans Rendez-vous > Réservations et cliquez sur la réservation dans le tableau (ou choisissez Voir les détails dans son menu d'actions). Les statuts des réservations, la validation manuelle et l'annulation sont expliqués plus en détail dans Rendez-vous : gérer les réservations.
Ce que vous trouverez dans le détail de la réservation
Informations sur la prestation, la date, l'heure et la durée.
Statut de la réservation : En attente, Confirmée, Terminée, Annulé ou Absent.
La commande associée et les informations de paiement.
Client, praticien et lieu.
La Note interne, si vous en avez rédigé une lors de la création de la réservation avec Ajouter une réservation. La note interne appartient uniquement à cette réservation. Ce n'est pas la même chose que les Notes de la fiche client, et elle n'y est pas copiée.
Actions dans le détail
Valider ou refuser une réservation en attente
Pour les réservations en attente de validation, cliquez sur Valider pour confirmer le rendez-vous, ou sur Refuser la demande pour le refuser. Lorsque vous refusez une demande, vous pouvez ajouter un Motif du refus facultatif, et le client est averti par e-mail.
Annuler une réservation
Cliquez sur Annuler la réservation. Dans la fenêtre, vous pouvez ajouter une Remarque avec le motif et rédiger un Message e-mail pour le client. Le système appliquera la logique d'annulation selon vos paramètres et le moyen de paiement utilisé.
Marquer comme Absent
Utilisez cette action lorsque le client ne s'est pas présenté. Le bouton Absent n'apparaît que pour une réservation confirmée, une fois l'heure de début du rendez-vous passée, et uniquement si la réservation n'est toujours pas payée (En attente de paiement). Après votre confirmation, la réservation passe au statut Absent, son paiement est marqué Non payé et le client est signalé comme ayant des commandes non payées.
Changer le praticien ou le lieu
Pour les réservations modifiables, vous pouvez changer le praticien ou le lieu sans avoir à créer une nouvelle réservation. Cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté de Praticien ou de Lieu, choisissez le nouveau praticien ou le nouveau lieu et cliquez sur Enregistrer. Vous ne pouvez choisir qu'un praticien assigné à la prestation de la réservation et qui n'a pas d'autre réservation à ce moment-là. Zenamu informe automatiquement le client du changement par e-mail.
Envoyer un message personnalisé au client
Le message ne s'envoie pas depuis le détail de la réservation lui-même. Dans Rendez-vous > Réservations, ouvrez le menu d'actions de la réservation dans le tableau et choisissez Envoyer le message. Rédigez le Message, choisissez si vous le souhaitez un praticien sous Envoyer une copie au praticien, puis cliquez sur Envoyer le message. Cette option ne s'affiche que si le client a une adresse e-mail.
Conseil : Utilisez des motifs internes et un style de communication cohérent. Cela facilite la coordination entre l'accueil, les praticiens et la direction.
Scénarios courants
Une réservation est encore en attente et le rendez-vous approche
Prenez une décision le plus tôt possible (valider ou refuser) pour que le client ne reste pas dans l'incertitude. Si une réservation en attente n'est pas validée avant le début du rendez-vous, Zenamu l'annule automatiquement.
Un client appelle au dernier moment pour annuler
Annulez la réservation depuis le panneau d'administration, indiquez le motif et vérifiez le résultat de l'annulation dans la commande.
Un praticien est malade et j'ai besoin d'un remplaçant
Changez le praticien dans le détail de la réservation. Zenamu informe automatiquement le client du changement par e-mail ; envoyez un message personnalisé uniquement si vous souhaitez ajouter des informations.
Le praticien remplaçant doit avoir la prestation concernée parmi ses attributions et être libre à ce moment-là.
FAQ
Quand l'action Absent apparaît-elle ?
Pour les réservations confirmées, une fois l'heure de début du rendez-vous dépassée, tant que la réservation n'est pas payée.
Pourquoi ne puis-je pas changer le praticien ou le lieu ?
Vous ne pouvez les modifier que pour les réservations à venir qui ne sont ni annulées ni marquées comme Absent. Les rendez-vous passés ne peuvent pas être modifiés. Vous devez aussi disposer de l'autorisation Gestionnaire ou Administrateur.
Quand faut-il envoyer un message personnalisé ?
Dès qu'un changement concerne le client (modification d'horaire, consignes pratiques). Les changements de praticien ou de lieu sont envoyés automatiquement au client.