Zenamu envoie automatiquement des notifications par e-mail aux clients, praticiens et administrateurs du studio à différentes étapes du cycle de vie d'une réservation. Dans cet article, vous trouverez un aperçu de tous les types d'e-mails et du moment où ils sont envoyés. Il ne concerne que les rendez-vous individuels ; pour les cours, les cycles et les événements, consultez Notifications automatiques par e-mail dans Zenamu.

Envoyé immédiatement après la création d'une réservation. Contient les informations complètes du rendez-vous — nom de la prestation, date et heure, nom du praticien, lieu et détails de paiement. Si la validation manuelle est activée, l'e-mail indique clairement que la réservation est en attente de confirmation.

Envoyé lorsque le praticien ou l'administrateur approuve une réservation en attente. Le client est informé que son rendez-vous est confirmé et reçoit tous les détails pertinents.

Si une réservation en attente est refusée, le client reçoit un e-mail l'informant du refus. Si l'administrateur a indiqué un motif, celui-ci est affiché dans l'e-mail. Un lien pour créer une nouvelle réservation est inclus.

Un rappel automatique envoyé avant un rendez-vous à venir. Contient un résumé de la réservation — prestation, date, heure, praticien et lieu. Il n'est envoyé que si l'option Rappel de rendez-vous pour le client est activée (voir « Quels e-mails de rendez-vous puis-je activer ou désactiver ? » plus bas).

Confirmation d'annulation de la réservation lorsqu'elle intervient dans le délai d'annulation gratuite.

E-mail d'annulation qui inclut en plus le montant des frais d'annulation et le montant éventuellement remboursé.

Si le rendez-vous est annulé par le studio/praticien, le client reçoit un e-mail avec les informations d'annulation et un motif optionnel.

Après le traitement réussi du paiement, le client reçoit une confirmation avec les détails de la transaction.

Si un client surveille un créneau complet et qu'il se libère (ex. : un autre client annule), il reçoit une notification avec la possibilité de le réserver.

Lorsque la validation manuelle est activée, le praticien reçoit un e-mail concernant la nouvelle demande de réservation avec les détails du client et du rendez-vous. Un lien pour confirmer ou refuser rapidement est inclus.

Un résumé quotidien automatique qui rappelle au praticien ses rendez-vous à venir pour la journée. Il n'est envoyé que si l'option Récapitulatif quotidien pour le praticien est activée.

Lorsque l'option Nouvelle réservation est activée, le praticien reçoit un e-mail chaque fois qu'un client réserve l'un de ses rendez-vous. Lorsque l'option Copie pour les administrateurs est activée, les utilisateurs qui ont le rôle Administrateur le reçoivent aussi.

Si un client annule sa réservation, le praticien reçoit un e-mail avec les détails de l'annulation lorsque l'option Annulation de la réservation est activée. Lorsque l'option Copie pour les administrateurs est activée, les utilisateurs qui ont le rôle Administrateur le reçoivent aussi.

Depuis le panneau d'administration, vous pouvez envoyer un message e-mail personnalisé à un client concernant sa réservation.

Accédez à Paramètres › Notifications. Les options suivantes concernent les rendez-vous :

Chaque option prend effet dès que vous la modifiez. Les autres e-mails automatiques décrits dans cet article, comme la confirmation de réservation, la validation, le refus, l'annulation et les e-mails de paiement envoyés aux clients, partent toujours et ne peuvent pas être désactivés. La configuration des notifications se fait au niveau du studio et concerne toutes les prestations.

Dans le dernier article, nous verrons comment l'ensemble du processus de réservation se présente du point de vue du client — « La page de réservation publique ».