Cet article traite des réservations de rendez-vous (prestations 1:1) dans Rendez-vous › Réservations : leurs statuts, la validation manuelle des réservations, les absences et l'annulation d'une réservation. Il ne s'applique pas aux cours collectifs, aux cycles ni aux événements — leurs participants se gèrent dans le détail du cours, du cycle ou de l'événement.
La validation manuelle des réservations existe uniquement pour les rendez-vous, et elle s'active praticien par praticien. Les cours collectifs, les cycles et les événements n'ont pas d'étape de validation : un client qui réserve une place libre l'obtient immédiatement. Pour décider vous-même qui obtient une place dans un cours collectif, consultez la section Puis-je valider les réservations d'un cours collectif ? ci-dessous.
Vue d'ensemble des réservations
Toutes les réservations de rendez-vous se trouvent dans Rendez-vous › Réservations, dans le menu latéral. La page affiche ces chiffres :
Aujourd'hui — Les rendez-vous prévus aujourd'hui.
À venir — Les réservations futures qui ne sont pas annulées.
En attente de validation — Les réservations en attente de votre décision (uniquement si la validation manuelle des réservations est activée).
Ce mois-ci — Les rendez-vous du mois en cours.
En dessous, vous pouvez basculer entre l'affichage Tableau et Calendrier, et créer vous-même une réservation avec Ajouter une réservation.
Statuts des réservations
Chaque réservation de rendez-vous a l'un de ces statuts :
En attente
La réservation a été créée mais attend une validation. Ce statut n'est utilisé que si la Validation manuelle des réservations est activée pour le praticien (voir ci-dessous). Le client est informé que sa réservation attend la confirmation du praticien.
Confirmée
La réservation est valide et le rendez-vous est planifié. Si la validation manuelle des réservations est désactivée, les réservations sont créées directement dans ce statut. Les réservations que vous créez vous-même avec Ajouter une réservation sont toujours confirmées.
Terminée
L'heure de début du rendez-vous est passée, et la réservation n'a été ni annulée ni marquée Absent.
Annulée
La réservation a été annulée — par le client, par votre studio ou automatiquement par Zenamu (par exemple, une réservation en attente qui n'a pas été validée avant le début du rendez-vous).
Absent
Le client ne s'est pas présenté et n'a pas payé. Vous définissez vous-même ce statut après le début du rendez-vous (voir Marquer comme « Absent »).
Validation manuelle des réservations
Si vous souhaitez confirmer chaque rendez-vous avant qu'il ne devienne définitif, activez la Validation manuelle des réservations pour le praticien. Les nouvelles réservations avec ce praticien sont alors créées en attente plutôt que confirmées.
Comment activer la validation manuelle des réservations ?
Accédez à Rendez-vous › Praticiens.
Sur la carte du praticien, cliquez sur Prestations (pour un nouveau praticien, cliquez sur Ajouter un praticien).
Activez l'interrupteur Validation manuelle des réservations.
Cliquez sur Enregistrer. Le paramètre s'applique à toutes les prestations de ce praticien.
Comment fonctionne la validation
Un client réserve un rendez-vous → le statut est En attente. Le créneau est réservé : personne d'autre ne peut le prendre.
Le praticien reçoit un e-mail concernant la nouvelle demande.
Dans Rendez-vous › Réservations, ouvrez la réservation (Voir les détails) et choisissez :
Valider — La réservation est confirmée et le client reçoit un e-mail de confirmation.
Refuser la demande — La réservation est annulée et le client est averti par e-mail. Vous pouvez ajouter un Motif du refus (facultatif). Le paiement du client est intégralement remboursé.
Si une réservation en attente n'est pas validée avant le début du rendez-vous, Zenamu l'annule automatiquement et rembourse intégralement le client.
Les gestionnaires et les administrateurs peuvent valider et refuser n'importe quelle réservation ; un praticien peut le faire pour ses propres réservations. Pour en savoir plus, consultez l'article « Rendez-vous : réservations en attente — validation, refus et annulation automatique ».
Quand le client paie-t-il si la validation manuelle est activée ?
La validation manuelle ne reporte pas le paiement. Le client paie au moment de la réservation, comme sans validation : par exemple, le paiement par carte ou PayPal est encaissé, ou les crédits ou les entrées sont déduits. Lors du paiement, le client voit qu'il sera intégralement remboursé si le praticien ne confirme pas la réservation avant le début du rendez-vous.
Si vous refusez la demande ou si elle est annulée automatiquement, les paiements par carte et PayPal sont remboursés automatiquement, et les crédits ou les entrées reviennent sur le solde du client. Un paiement par virement bancaire doit être remboursé par vos soins.
Puis-je valider les réservations d'un cours collectif ?
Non. Les cours collectifs, les cycles et les événements n'ont pas de validation manuelle — cette option existe uniquement pour les rendez-vous. Si vous souhaitez choisir qui obtient une place dans un cours collectif, utilisez plutôt l'une de ces options :
Laisser le cours visible, mais gérer les inscriptions vous-même : dans le formulaire du cours, ouvrez Paramètres de réservation avancés et cochez Ne pas autoriser les clients à réserver ce cours. Le cours reste dans votre planning public, mais personne ne peut le réserver en ligne. Indiquez dans la description comment demander une place (e-mail, téléphone), puis ajoutez les clients que vous acceptez avec Ajouter un participant dans le détail du cours.
Masquer complètement le cours : cochez Ce cours n'est pas visible publiquement dans Paramètres de réservation avancés. Le cours n'apparaît pas dans le planning public, et vous seul pouvez y ajouter des clients avec Ajouter un participant.
Pour les cycles, ces options s'appellent Ne pas autoriser les clients à réserver ce cours et Ce cycle n'est pas visible publiquement.
Marquer comme « Absent »
Le bouton Absent n'apparaît dans le détail de la réservation que si toutes ces conditions sont réunies :
La réservation est Confirmée.
L'heure de début du rendez-vous est passée.
La réservation n'a pas encore été payée — son paiement est toujours En attente de paiement (par exemple, le client devait payer sur place).
Après votre confirmation, la réservation passe au statut Absent et son paiement est marqué Non payé. Le client est alors signalé comme ayant des commandes impayées, ce qui vous aide à repérer les clients peu fiables. Une réservation payée à l'avance ne peut pas être marquée Absent ; elle s'affiche comme Terminée. En savoir plus dans l'article « Absences non justifiées (No‑shows) ».
Annuler une réservation depuis l'administration
Vous pouvez annuler une réservation confirmée à tout moment, même lorsque le client ne peut plus l'annuler en ligne. Ouvrez la réservation et cliquez sur Annuler la réservation (dans le tableau, choisissez Annuler dans le menu des actions). Pour une réservation en attente, le bouton s'appelle Refuser la demande. Dans la fenêtre qui s'ouvre :
Zenamu indique si des frais d'annulation s'appliquent selon vos règles d'annulation. S'il existe plusieurs options, choisissez comment annuler, par exemple avec un remboursement intégral.
Vous pouvez ajouter une Remarque indiquant le motif de l'annulation.
Si vous rédigez un message dans Message e-mail pour le client, le client le reçoit par e-mail. Selon vos paramètres de notifications par SMS, un champ pour un SMS peut aussi s'afficher.
Réservations dans le calendrier
Les rendez-vous apparaissent aussi dans le Planning des cours, aux côtés de vos cours collectifs. Dans Rendez-vous › Réservations, vous pouvez basculer entre l'affichage Tableau et Calendrier.
Pour en savoir plus sur les paramètres de paiement et les conditions d'annulation, consultez l'article « Rendez-vous (séances 1:1) : moyens de paiement et règles d'annulation ».