Si vous avez conclu le Contrat de services de la Plateforme Zenamu dans le cadre des Conditions générales d’utilisation et que vous êtes ainsi Prestataire de services sur la Plateforme, vous devenez légalement responsable du traitement des données. En effet, vous pouvez ajouter les noms et adresses e-mail de vos clients, ainsi qu’ajouter les membres de votre équipe (salariés ou prestataires) et rendre leurs noms publics.

Fyooga s.r.o., l’Exploitant de la Plateforme, agit donc en tant que sous-traitant, puisqu’elle vous fournit la Plateforme et l’espace de stockage cloud dans lequel ces données sont enregistrées. Un accord de traitement des données doit par conséquent être conclu entre vous et nous.

Oui. L’accord de traitement des données fait partie des documents les plus importants pour se conformer au RGPD. Il fait souvent l’objet de contrôles de l’autorité tchèque de protection des données (ÚOOÚ), et le non-respect du RGPD peut engager la responsabilité des deux parties.

Veuillez lire attentivement l’Accord de traitement des données ci-dessous.

En tant que responsable du traitement, vous (ou votre entreprise) êtes tenu de recueillir le consentement au traitement des données personnelles et de rendre votre politique de confidentialité (RGPD) accessible.

Zenamu vous simplifie la gestion de votre politique RGPD. Il vous suffit de la renseigner dans Paramètres > Page du planning > Règles et conditions (onglet) > Ma politique de confidentialité (RGPD) ; elle apparaîtra alors sur votre planning public, dans la section Conditions générales d’utilisation.

Vos clients en sont informés lors de leur inscription et acceptent vos conditions et votre politique RGPD. Si vous ajoutez un client manuellement dans le système, veillez à obtenir son consentement et à l’indiquer dans le système.

Nous avons également préparé un modèle pour vous faciliter la tâche. Vous le trouverez dans Paramètres > Page du planning > Règles et conditions (onglet) > Ma politique de confidentialité (RGPD) > Utiliser le modèle.

Le présent Accord de traitement des données complète les Conditions générales d’utilisation et le Contrat de services de la Plateforme Zenamu conclus entre Fyooga s.r.o. et le Prestataire de services.

Le présent Accord a pour objet d’établir l’obligation du Sous-traitant de traiter les données personnelles des clients, salariés ou prestataires du Responsable du traitement, auxquelles le Sous-traitant a accès dans le cadre de l’exécution de ses obligations au titre du Contrat de services de la Plateforme Zenamu.

Le Responsable du traitement confirme qu’il est responsable du traitement au sens du RGPD et qu’il collecte, traite et gère les données personnelles précisées ci-dessous dans le présent Accord conformément au RGPD, et que ces données sont exactes, adéquates au regard de la finalité de traitement définie et limitées à ce qui est nécessaire à sa réalisation.

Les utilisateurs peuvent donner leur consentement en cochant un élément de formulaire dans l’application ou en communiquant leur consentement par e-mail ou par tout autre moyen de communication avec le Prestataire de services.

Le Responsable du traitement charge le Sous-traitant de traiter les données personnelles de ses clients et salariés dans les limites définies ci-dessous, dans le cadre de l’exécution des obligations du Sous-traitant au titre du Contrat de services de la Plateforme Zenamu.

Le Sous-traitant collecte et enregistre les données personnelles sous forme électronique afin de fournir les services prévus par le Contrat de services de la Plateforme Zenamu.

Les Parties conviennent que le Responsable du traitement est chargé de remplir l’obligation d’information découlant du Règlement RGPD à l’égard des personnes concernées (clients et salariés) dont les données personnelles sont traitées.

* Si ces données sont renseignées

Le Sous-traitant traite les données personnelles pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objet du Contrat de services de la Plateforme Zenamu. Le traitement peut prendre fin conformément aux conditions de résiliation du Contrat de services de la Plateforme Zenamu.

Dès que la finalité du traitement des données personnelles définie par le présent Accord de traitement des données et par le Contrat de services de la Plateforme Zenamu cesse d’exister, les données personnelles ne sont plus traitées. Dans ce cas, le Sous-traitant s’engage à détruire les données personnelles conformément aux instructions du Responsable du traitement et dans le respect du RGPD.

Le Responsable du traitement et le Sous-traitant s’engagent à s’informer mutuellement de tout fait dont ils ont connaissance et qui serait susceptible d’affecter défavorablement l’exécution correcte et en temps utile de leurs obligations au titre du présent Accord, et ce dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.

Les Parties s’engagent à se prêter mutuellement l’assistance nécessaire afin d’assurer le respect de leurs obligations au titre du RGPD, dans la mesure nécessaire pour sécuriser les données personnelles traitées conformément au Contrat de services de la Plateforme Zenamu et au présent Accord.

Compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre ainsi que de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, le Sous-traitant est tenu de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté des données personnelles.

En cas de violation de données à caractère personnel, le Sous-traitant la notifie, conformément au RGPD, au Responsable du traitement par voie électronique, à l’adresse e-mail indiquée dans les paramètres. Le Responsable du traitement est seul responsable de l’exactitude et de la mise à jour de cette adresse e-mail.

Le Sous-traitant répond de ses salariés qui, dans l’exercice des attributions et obligations qui leur sont confiées, ont accès aux données personnelles chez le Sous-traitant ; ceux-ci sont tenus, conformément au RGPD, de garder le secret sur les données personnelles ainsi que sur les mesures de sécurité dont la divulgation compromettrait la sécurité des données personnelles.

Le Sous-traitant s’engage à ne réaliser aucune copie ni aucun double des données personnelles qui lui sont confiées sans que le Responsable du traitement en ait connaissance et y ait consenti. Le Sous-traitant peut toutefois réaliser les copies de sauvegarde nécessaires pour assurer le bon traitement des données personnelles, garantir le fonctionnement du système (notamment les sauvegardes de bases de données) ou conserver les données.

Lorsque le Responsable du traitement traite, via la Plateforme, des données personnelles de personnes âgées de moins de 16 ans, il est seul responsable de l’existence d’une base juridique valable pour ce traitement et, lorsque le traitement est fondé sur le consentement, du fait que ce consentement a été donné ou autorisé par leurs représentants légaux (titulaires de la responsabilité parentale) conformément à l’article 8 du RGPD. Le Sous-traitant n’est pas tenu de vérifier ces éléments.

Le Responsable du traitement accorde au Sous-traitant une autorisation générale de faire appel à d’autres sous-traitants (sous-traitants ultérieurs) pour traiter les données personnelles. La liste de ces sous-traitants ultérieurs est disponible dans la Liste des sous-traitants.

Le Sous-traitant ne fait intervenir aucun autre sous-traitant dans le traitement sans en avoir préalablement informé le Responsable du traitement. Dans ce cas, le Sous-traitant informe le Responsable du traitement de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants.

En cas de problème grave menaçant la sécurité des données ou le fonctionnement de l’application, le Sous-traitant a le droit de changer de sous-traitant ultérieur sans en informer préalablement le Responsable du traitement. Le Sous-traitant informe alors le Responsable du traitement de ce changement a posteriori, sans préjudice du droit du Responsable du traitement d’émettre une objection légitime.

Le présent Accord entre en vigueur et prend effet à la date de conclusion du Contrat de services de la Plateforme Zenamu entre les parties et est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent Accord prend fin à la date de cessation du Contrat de services de la Plateforme Zenamu.

Les Parties conviennent qu’en cas de cessation du présent Accord, le Sous-traitant est tenu de détruire, dans le délai légal, les données personnelles qui lui ont été communiquées en vertu du présent Accord.

Les relations contractuelles non régies par le présent Accord sont soumises au droit de la République tchèque et au RGPD. Si le présent Accord est disponible en plusieurs versions linguistiques et qu’une incohérence apparaît entre elles, la version tchèque prévaut.

Version en vigueur à compter du 1er mars 2023.