Des réponses rapides aux questions les plus fréquentes sur l'annulation automatique des séances et événements peu remplis.
Pourquoi une séance n'a-t-elle pas été annulée alors que le remplissage était faible ?
Les raisons les plus fréquentes :
La vérification n'a pas encore eu lieu. L'évaluation se fait à l'heure que vous avez définie (par exemple 24 heures avant le début), et non en continu.
La séance est réglée sur « Ne pas annuler cette séance automatiquement ». Vérifiez sa section Paramètres de réservation avancés.
L'annulation globale est désactivée et la séance n'a pas de réglages personnalisés.
La séance a été créée après l'heure de vérification (voir plus bas).
Le remplissage a atteint le minimum. N'oubliez pas que le minimum est arrondi au supérieur : même un petit nombre peut donc l'atteindre.
Pourquoi une séance a-t-elle été annulée alors que quelqu'un a réservé juste après ?
La vérification n'a lieu qu'une seule fois, à l'heure que vous avez choisie avant le début. Si quelqu'un réserve après ce moment, cela n'annule pas l'annulation. De la même manière, une annulation ultérieure ne déclenche pas de nouvelle vérification.
Un client a réservé à la dernière minute, juste après la vérification. Est-ce pris en compte ?
Non. Ce qui compte, c'est le nombre de personnes inscrites au moment de la vérification. Les réservations postérieures à ce moment ne changent pas le résultat. Si cela se répète, programmez la vérification plus près du début pour qu'elle prenne en compte les réservations tardives.
Comment exclure une séance de l'annulation automatique ?
Ouvrez la séance ou l'événement, dépliez la section Paramètres de réservation avancés et choisissez Ne pas annuler cette séance automatiquement. La séance ne sera alors pas annulée, même si l'annulation globale est active.
Que voient les clients inscrits lorsqu'une séance est annulée ?
Ils reçoivent la même notification d'annulation que pour tout autre cours ou événement annulé, et ils sont remboursés. Vous n'avez pas à les prévenir vous-même. Pour les détails sur les remboursements, consultez l'article sur les paiements et remboursements en cas d'annulation automatique.
J'ai créé une séance à la dernière minute. Sera-t-elle annulée automatiquement ?
Si une séance est créée après le moment où sa vérification aurait eu lieu (par exemple, la vérification est prévue 24 heures avant, mais vous créez la séance seulement quelques heures avant le début), elle ne sera pas annulée automatiquement. Les séances de dernière minute sont protégées d'une annulation inattendue.
Si vous activez une règle personnalisée pour une séance existante alors que son heure de vérification est déjà passée, la vérification a lieu juste après l'enregistrement — Zenamu vous en informe.
Je viens d'activer la fonctionnalité. Les séances qui commencent bientôt seront-elles aussi annulées ?
Non. Activer l'annulation globale ne s'applique pas rétroactivement aux séances qui sont déjà dans leur fenêtre de vérification. Seules les séances dont l'heure de vérification tombe après l'activation de la fonctionnalité sont évaluées. Vous n'annulerez donc pas les séances sur le point de commencer simplement en activant la fonctionnalité.
La liste d'attente compte-t-elle dans le taux de remplissage minimal ?
Non. Seules les réservations confirmées comptent dans le minimum. Les clients sur liste d'attente ne sont pas inclus. Si la séance est annulée, les clients sur liste d'attente reçoivent eux aussi une notification, et tout paiement bloqué est libéré.
Le réglage personnalisé d'une séance s'applique-t-il même quand l'annulation globale est désactivée ?
Oui. Le réglage personnalisé d'une séance précise est toujours prioritaire. Il s'applique même lorsque l'annulation automatique globale est désactivée. Et inversement — vous pouvez exclure une séance précise de l'annulation même lorsque le réglage global est actif.
L'annulation automatique s'applique-t-elle aux séances masquées du planning public ?
Oui. Le système évalue aussi les séances et événements qui ne figurent pas dans le planning public — les réservations qui les concernent (effectuées directement par le studio, par exemple) sont tout aussi engageantes que les autres : les clients sont donc remboursés et prévenus comme d'habitude. Si une séance masquée sans aucune réservation est annulée, vous en recevez un e-mail d'information.
J'ai modifié le délai de vérification. Cela affecte-t-il les séances déjà vérifiées ?
Non. Chaque séance est évaluée au maximum une fois. Le nouveau réglage s'applique aux séances dont la vérification est encore à venir ; les séances déjà vérifiées ne sont pas réévaluées. C'est aussi vrai pour les séances de dernière minute — raccourcir le délai par la suite ne les ramènera pas dans une vérification.
Annulez-vous aussi les cycles automatiquement ?
Non. L'annulation automatique fonctionne pour les séances individuelles (cours) et pour les événements (ateliers). Les cycles ne disposent pas de cette fonctionnalité.
Quelle formule l'annulation automatique nécessite-t-elle ?
La fonctionnalité est disponible avec la formule Expert ou supérieure (Expert, Ultimate) et pendant la période d'essai. Si vous passez d'une formule payante à une formule inférieure, l'annulation automatique cesse de fonctionner, même si vos réglages sont conservés.