Les instructions d'accès sont un message privé rattaché à un cours, à une séance de cycle, à un événement ou à un modèle de cours. Seuls les clients ayant réservé le reçoivent, et uniquement par e-mail. Utilisez-les pour un code de porte, pour l'emplacement de la boîte à clés ou pour expliquer comment trouver l'entrée.
Les instructions n'apparaissent jamais dans le planning public, ni dans le plugin de réservation, ni nulle part dans l'application que voient vos clients. L'e-mail est le seul canal.
Comment envoyer un code de porte à vos clients
Ouvrez le cours, la séance de cycle ou l'événement, puis cliquez sur Modifier le cours, Modifier le cycle ou Modifier.
Sous le champ Lieu, cliquez sur + Ajouter des instructions d'accès.
Rédigez le message, par exemple : Code de la porte : 4529#. Entrée par la cour, sonnette à droite.
Décidez si vous laissez la case Afficher les instructions uniquement après le paiement cochée. Elle l'est par défaut.
Enregistrez. Les clients qui ont déjà réservé reçoivent immédiatement les instructions par e-mail, et toute personne qui réserve par la suite les reçoit également. Si la case ci-dessus est cochée, les réservations non payées ne les reçoivent qu'une fois payées.
Vous pouvez écrire jusqu'à 2000 caractères. Pour supprimer le message, ouvrez la même section et cliquez sur Supprimer.
Quels e-mails contiennent le code
La confirmation de réservation d'un cours, d'un cycle ou d'un événement
La confirmation de paiement, une fois la réservation payée
Le rappel avant le cours ou l'événement
L'e-mail que reçoit un client quand une place se libère et qu'il quitte la liste d'attente
Un e-mail de mise à jour chaque fois que vous modifiez le texte
Dans l'e-mail, le message apparaît dans un encadré intitulé Instructions d'accès.
Afficher les instructions uniquement après le paiement
Lorsque cette case est cochée, seuls les clients dont la réservation est payée reçoivent le code. Un client qui n'a pas encore payé voit cette phrase à la place : Nous vous enverrons les instructions d'accès par e-mail dès que votre paiement sera confirmé.
Le code est ensuite envoyé automatiquement :
Carte ou PayPal — dans la confirmation de paiement, dès que le paiement a abouti.
Virement bancaire — dans la confirmation de paiement, une fois la réservation payée.
Espèces sur place — dans un e-mail distinct, au moment où vous marquez la commande comme payée.
Cours gratuits, abonnements, carnets et crédits — tout de suite, car une réservation de ce type est considérée comme payée.
Vos clients paient sur place ? Vous ne confirmez généralement ce paiement qu'à l'arrivée du client, si bien que le code lui parviendrait trop tard. Si vos clients paient en arrivant, décochez la case pour qu'ils reçoivent le code avec la confirmation de réservation.
Ce qui se passe quand vous changez le code
Les clients ayant réservé reçoivent le nouveau texte dans un e-mail ayant pour objet Instructions mises à jour pour votre réservation. Si les instructions ne s'affichent qu'après le paiement, seuls les clients qui ont payé le reçoivent. Chaque client reçoit un seul e-mail, même si le changement concerne plusieurs de ses séances : l'e-mail indique alors à combien de séances il s'applique. Les professeurs de l'équipe du cours sont prévenus eux aussi.
Si vous effacez le texte, aucun e-mail n'est envoyé. Les personnes sur liste d'attente et les clients qui ont annulé ne sont pas prévenus. Si vous décochez ensuite la case liée au paiement, les clients qui n'ont pas encore payé reçoivent eux aussi l'e-mail.
Un code pour tout le cycle ou un code différent par séance
Un cycle permet les deux, et c'est exactement ce qu'il faut quand le code change :
À la création d'un cycle, le message que vous écrivez est prérempli pour chaque séance. Dans la liste des séances, chacune a son propre champ : vous pouvez donc en modifier certaines avant d'enregistrer.
Modifier une seule séance ne change que cette séance. Le champ se trouve dans le panneau Je veux modifier cette séance précise.
Modifier l'ensemble du cycle remplace les instructions de toutes les séances à venir. Le champ se trouve dans le panneau Je veux modifier l'ensemble du cycle et reste vide tant que vous ne le remplissez pas : le simple fait d'ouvrir le panneau ne modifie donc rien.
Ajouter une séance à un cycle en cours préremplit le code à partir d'une séance existante. Vérifiez-le avant d'enregistrer et modifiez-le si nécessaire.
Réutiliser le même code
Ajoutez les instructions à un modèle de cours : chaque cours créé à partir de ce modèle contiendra d'emblée le même texte. Si vous dupliquez un événement avec Utiliser comme modèle, les instructions sont copiées elles aussi.
Si votre code change souvent, activez le rappel
Une confirmation de réservation peut être envoyée des semaines à l'avance : pour un code qui change, elle n'est donc pas d'une grande utilité. L'e-mail de rappel est envoyé avant le cours, au moment défini dans vos paramètres de notifications, et contient le code en vigueur.
Les rappels pour les cours en présentiel sont désactivés par défaut. Activez Rappel pour un cours en présentiel dans Paramètres → Notifications.
Liste d'attente et réservations annulées
Les clients sur liste d'attente ne reçoivent pas le code, car ils n'ont pas encore de place. Ils le reçoivent dès qu'une place se libère et qu'ils sont inscrits au cours.
Un client qui annule garde le code qu'il a déjà reçu. Si cela vous gêne, changez le code pour la séance suivante.
L'e-mail n'est pas un canal sécurisé. C'est à vous de décider ce que vous indiquez dans le message. Si vos locaux l'exigent, changez régulièrement vos codes de porte.
Un client dit qu'il n'a pas reçu le code
Vérifiez que la réservation est active. Les réservations sur liste d'attente et les réservations annulées ne le reçoivent pas.
Vérifiez si la case Afficher les instructions uniquement après le paiement est cochée et si la réservation est payée. Une réservation non payée ne reçoit le code qu'une fois payée.
Vérifiez que les instructions sont bien renseignées pour cette séance précise. Dans un cycle, chaque séance peut avoir son propre code.
Si le client l'attend peu avant le cours, vérifiez que Rappel pour un cours en présentiel est activé dans Paramètres → Notifications. Les clients qui réservent après l'envoi du rappel n'en reçoivent pas.
Demandez au client de vérifier son dossier spam, puis renvoyez le code en modifiant le texte ou avec le bouton Message groupé.