Az elérhetőség határozza meg, mikor foglalhatnak az ügyfelek időpontot egy adott szakemberhez. Beállított elérhetőség nélkül nem jelennek meg szabad időablakok a nyilvános oldalon. A Zenamu kétféle elérhetőséget kínál — rendszereset (heti) és rendkívülit (konkrét napokra). Emellett letilthatja azokat a napokat is, amikor a szakember nem elérhető.
Rendszeres (heti) elérhetőség
A rendszeres elérhetőség a hét egyes napjaira ismétlődő időablakokat határoz meg. Egyszer állítja be, és minden héten automatikusan ismétlődik.
A rendszeres elérhetőség beállítása
Lépjen a Menü › Egyéni időpontok › Szakemberek menüpontra.
A kiválasztott szakembernél kattintson az Elérhetőség beállítása gombra (vagy az Elérhetőség kezelése gombra, ha a szakembernek már van beállított elérhetősége). Megnyílik a Rendszeres elérhetőség fül.
A hét minden napjánál (hétfőtől vasárnapig) kattintson az Időpont hozzáadása gombra, és adja meg azt az időintervallumot, amikor a szakember elérhető. Ha minden napra ugyanazokat az időket szeretné beállítani, kattintson a Másolás minden napra gombra.
Kattintson a Mentés gombra.
Példa
Egy szakember hétfőn és szerdán dolgozik 9:00-től 12:00-ig és 14:00-tól 18:00-ig. Ebben az esetben hétfőre és szerdára két-két időblokkot kell beállítani. Azok a napok, amikor a szakember nem dolgozik, üresen maradnak.
Páros és páratlan hetek
Alapértelmezés szerint a rendszeres elérhetőség minden héten érvényes. Ha egy szakember páros és páratlan heteken eltérő beosztással dolgozik, a Rendszeres elérhetőség fülön jelölje be a Páros/páratlan heti beosztás engedélyezése lehetőséget, és állítsa be az időket két külön fülön:
Páratlan hetek — Az elérhetőség csak az év páratlan számú heteiben érvényes.
Páros hetek — Az elérhetőség csak az év páros számú heteiben érvényes.
Ez a funkció hasznos olyan szakembereknél, akik váltakozó beosztásban vagy kéthetes ciklusokban dolgoznak.
Rendkívüli (egyszeri) elérhetőség
A rendkívüli elérhetőség kivételes vagy egyszeri alkalmakra szolgál, amelyek nem követik a rendszeres heti beosztást.
Mikor használja a rendkívüli elérhetőséget?
Egy szakember hétvégén extra időpontokat kínál.
Egy konkrét napra (pl. ünnepnap, különleges esemény) szeretne elérhetőséget hozzáadni.
Egy szakember rendszertelenül dolgozik, és nincs rögzített heti beosztása.
A rendkívüli elérhetőség beállítása
A szakember elérhetőségi beállításaiban váltson a Rendkívüli időpontok fülre.
Kattintson a Rendkívüli időpont hozzáadása gombra, és válassza ki a napot a Dátum mezőben.
Adja meg az adott nap időintervallumát. Ha ugyanarra a napra újabb időintervallumot szeretne felvenni, kattintson a Másik időpont hozzáadása gombra.
Kattintson a Mentés gombra.
A rendkívüli elérhetőség teljesen felülírja az adott nap rendszeres elérhetőségét — az ügyfelek csak az itt meghatározott időpontokat látják.
Hogyan tilthatom le azokat a napokat, amikor a szakember nem elérhető?
Szabadnapokra, például szabadság idejére, használja a Nem elérhető időpontok fület:
A szakember elérhetőségi beállításaiban váltson a Nem elérhető időpontok fülre.
Kattintson a Nem elérhető nap hozzáadása gombra, és a Dátum mezőben válasszon ki egy vagy több napot.
Kattintson a Mentés gombra.
Ezekre a napokra az ügyfelek nem foglalhatnak időpontot ennél a szakembernél. Nem választhat ki olyan napot, amelyre már van rendkívüli időpont vagy aktív foglalás.
Hogyan jelennek meg az időablakok az ügyfeleknek?
A rendszer automatikusan felosztja az elérhetőségi időblokkokat konkrét foglalható időablakokra, a kiválasztott szolgáltatás időtartama és a beállított pufferek alapján:
Az ügyfél kiválaszt egy szolgáltatást (pl. 60 perc) és egy szakembert.
A rendszer veszi a szakember elérhető időblokkjait.
Minden blokk kezdetétől „a szolgáltatás időtartama + előkészületi idő + utómunka ideje” percenként létrehoz egy időablakot. Időablak csak akkor jön létre, ha maga az időpont a blokkon belül véget ér.
A szakember meglévő foglalásaival (a pufferekkel együtt) átfedő időablakok nem foglalhatók, ezeket az ügyfelek a Foglalt időpontok alatt látják. Nem jelennek meg azok az időablakok, amelyek kezdetéig kevesebb idő van hátra, mint a szolgáltatásnál beállított Minimális előzetes idő.
Megjeleníti a fennmaradó szabad időablakokat.
Példa
9:00–12:00, szolgáltatás időtartama 60 perc, utómunka ideje 15 perc → az ügyfél a következő időablakokat látja: 9:00 és 10:15. 11:30-kor nem kínál időablakot a rendszer, mert az időpont 12:30-kor érne véget, vagyis a 12:00-kor záruló blokk után.
Ajánlások
Állítsa be a rendszeres elérhetőséget a szakember szokásos munkabeosztása szerint. Egyszer konfigurálja, és utána automatikusan működik.
Használja a rendkívüli elérhetőséget kivételes és különleges alkalmakra.
Ne felejtse el az előkészületi időt és az utómunka idejét — Ha szüksége van időre az ügyfelek között, állítsa be a puffereket a szolgáltatásnál, hogy az időablakok ne fedjenek át.
A szolgáltatás szintjén beállított foglalási ablak korlátozza, milyen messzire előre látják az ügyfelek a szabad időablakokat.
Mi kell még ahhoz, hogy az ügyfelek foglalhassanak?
Az elérhetőség önmagában nem elég. Az ügyfelek csak akkor foglalhatnak időpontot, ha a szolgáltatás aktív, van hozzárendelt szakembere, a szakembernek van beállított elérhetősége, és a nyilvános oldala megjeleníti az egyéni időpontokat.
Az egyéni időpontok megjelenítéséhez lépjen a Beállítások › Órarend oldal menüpontra, nyissa meg a Nyilvános órarend fület, és a Mit jelenítsen meg a nyilvános oldalán résznél válassza az Egyéni időpontok vagy a Mindkettő lehetőséget. Ha a Csoportos órák van kiválasztva, az ügyfelek nem látják a szolgáltatásait. Bővebben: Egyéni időpontok a nyilvános foglalási oldalon: hogyan jelenítheti meg őket, és hogyan foglalnak az ügyfelek.
A foglalások kezeléséről bővebben az „Egyéni időpontok: foglalások kezelése” cikkben olvashat.