Amint az ügyfelek elkezdenek időpontokat foglalni, az összes foglalást egy helyen, áttekinthetően fogja megtalálni. Ebben a cikkben megtudhatja, hogyan kezelje a foglalásokat, milyen állapotaik vannak, és hogyan működik a jóváhagyási folyamat.
Foglalások áttekintése
Az összes foglalást a Menü → Egyéni időpontok → Foglalások menüpontban találja. Az áttekintő oldal a következőket mutatja:
Mai foglalások — Hány időpont van mára ütemezve.
Közelgő foglalások — A jövőbeli megerősített foglalások összesített száma.
Jóváhagyásra vár — Foglalások, amelyek az Ön jóváhagyására várnak (ha a kézi jóváhagyás engedélyezve van).
Ebben a hónapban — A lezajlott időpontok száma az aktuális hónapban.
Foglalási állapotok
Minden foglalás az alábbi állapotok egyikében van:
Függőben
A foglalás létrejött, de az Ön jóváhagyására vár. Ez az állapot csak akkor jelenik meg, ha a foglalások kézi jóváhagyása engedélyezve van (lásd lentebb). Az ügyfél tájékoztatást kap arról, hogy a foglalása megerősítésre vár.
Megerősítve
A foglalás érvényes, és az időpont ütemezve van. Ha a kézi jóváhagyás nincs engedélyezve, a foglalások közvetlenül ebben az állapotban jönnek létre.
Lemondva
A foglalás lemondásra került. A rendszer nyomon követi, ki mondta le:
Ügyfél — Az ügyfél mondta le a nyilvános oldalon.
Szakember — A szakember/oktató mondta le a foglalást.
Adminisztrátor — A stúdió adminisztrátora mondta le az adminisztrációs felületen.
Rendszer — Automatikus lemondás (pl. egy meg nem erősített foglalás az időpont lejárta után).
Nem jelent meg
Az ügyfél nem jelent meg egy megerősített időponton. Ezt az állapotot az időpont lejárta után manuálisan állíthatja be.
Foglalások kézi jóváhagyása
Ha szeretné kontrollálni, ki és mikor jön, engedélyezze a foglalások kézi jóváhagyását. Ekkor az új foglalások nem megerősítettként, hanem függőben lévőként jönnek létre.
Hogyan működik a jóváhagyás
Az ügyfél foglalást hoz létre → az állapota Függőben lesz.
A szakember (vagy adminisztrátor) e-mail értesítést kap az új kérelemről.
Az adminisztrációs felületen nyissa meg a foglalás részleteit, és válasszon:
Jóváhagyás — A foglalás megerősítésre kerül, és az ügyfél megerősítő e-mailt kap.
Elutasítás — A foglalás elutasításra kerül, és az ügyfél erről értesítést kap, opcionálisan az elutasítás okával együtt.
Ha egy függőben lévő foglalást az időpont kezdetéig nem hagynak jóvá, a rendszer automatikusan lemondja.
Fizetés kézi jóváhagyás esetén
Ha a kézi jóváhagyás engedélyezve van, a fizetés feldolgozására csak a foglalás megerősítése után kerül sor. Az ügyfél nem fizet a kérelem benyújtásakor, hanem csak akkor, ha Ön jóváhagyja azt.
Meg nem jelenés megjelölése
Az időpont lejárta után a megerősített foglalást meg nem jelenésként jelölheti meg. A Nem jelent meg gomb csak akkor jelenik meg, ha:
Az időpont időpontja lejárt (az aktuális idő a kezdési idő után van).
A foglalás Megerősítve állapotban van.
Az ügyfél meg nem jelenési statisztikái automatikusan frissülnek, és segítenek a megbízhatatlan ügyfelek azonosításában. Erről bővebben az „Igazolatlan hiányzások (meg nem jelenés)" cikkben olvashat.
Foglalás lemondása az adminisztrációból
Adminisztrátorként bármely foglalást közvetlenül lemondhat az adminisztrációs felületen. Lemondáskor:
Megadhat egy lemondási okot, amelyet az ügyfél az e-mailben lát.
A rendszer automatikusan meghatározza, hogy a lemondási feltételek alapján jár-e lemondási díj.
Az ügyfél lemondási e-mailt kap.
Foglalások a naptárban
Minden időpont automatikusan megjelenik a Zenamu fő naptárában a csoportos órák mellett. A csoportos órák és az egyéni időpontok nézete között a naptár fejlécében található váltógombbal válthat.
A fizetési beállításokról és a lemondási feltételekről bővebben a „Fizetések és lemondási feltételek" cikkben olvashat.