A részvételi nyilatkozattal (gyakran felelősségvállalási nyilatkozatnak is nevezik) foglalás előtt kérheti ügyfeleit fontos információk megerősítésére és digitális aláírására (pl. egészségügyi állapot, tájékozott beleegyezés, felelősségvállalás). Ez a cikk végigvezeti a teljes folyamaton — a nyilatkozat létrehozásától addig az esetig, amikor az ügyfél nem írta alá az aktuális verziót —, és azt is megmutatja, hol találja az ügyfelek válaszait. Nem az általános szerződési feltételekről szól, amelyeket az ügyfelek jelölőnégyzettel fogadnak el, és nem a foglalási űrlap extra kérdéseiről (lásd: Egyedi mezők a foglalási űrlapban).
Mi az a részvételi nyilatkozat, és mikor használjuk
A részvételi nyilatkozat egy önálló nyilatkozat, amely a foglaláshoz kapcsolódik.
Megkövetelhető online foglalásokhoz és az adminisztrációs felületen létrehozott foglalásokhoz egyaránt.
Ha az ügyfél nem írta alá az aktuális verziót, a foglalása blokkolható.
A részvételi nyilatkozat az Expert és az Ultimate csomagban, valamint a próbaidőszak alatt érhető el.
Nyilatkozatsablon beállítása
Lépjen a Beállítások › Órarend oldal menüpontba, és nyissa meg a Részvételi nyilatkozat fület.
Kattintson a Nyilatkozat létrehozása gombra, és töltse ki az Űrlap címe, a Nyilatkozat szövege és az Űrlapmezők részt (legalább egy mező szükséges). Az aláírásmezőt a rendszer automatikusan hozzáadja.
Adja hozzá az összes kötelező mezőt, amelyet az aláírás előtt ki kell tölteni.
Az Előnézet gombbal ellenőrizze, hogy a szöveg és a mezők érthetők-e az ügyfél szemszögéből, majd kattintson a Mentés gombra.
Ugyanezen a fülön kapcsolja be Az ügyfeleknek kötelező kitölteniük kapcsolót. A kapcsoló akkor érhető el, ha már létezik nyilatkozat.
Tesztelje a folyamatot egy valós foglalással.
Tipp: A nyilatkozat legyen tömör és könnyen érthető. A hosszú vagy zavaros szöveg növeli a félbehagyott foglalások számát.
Nyilatkozatverziók és a módosítás oka
Egy meglévő nyilatkozat szerkesztésekor (Nyilatkozat szerkesztése) új verzió jön létre. A korábban aláírt nyilatkozatok megmaradnak, de minden ügyfélnek — azoknak is, akik egy régebbi verziót írtak alá — alá kell írnia az aktuálisat.
Szerkesztéskor töltse ki a kötelező Módosítás oka mezőt (belső nyomon követéshez).
A lényeges változásokról előre tájékoztassa ügyfeleit.
Új verzió közzététele után ellenőrizze a nyilvános foglalási űrlapot.
Nyilatkozat aláírása foglaláskor
Ha a nyilatkozat aktív, az ügyfél a foglalási folyamat során megerősíti a beleegyezését, kitölti a szükséges adatokat és aláírja a nyilatkozatot.
Az ügyfélnek van aktuális aláírása
A foglalás akadálytalanul folytatódik.
Az ügyfélnek nincs aktuális aláírása
A rendszer kéri a nyilatkozat kitöltését és aláírását. A foglalás addig nem fejezhető be, amíg ez meg nem történik.
Felülbírálás az adminisztrációs felületen — foglalás létrehozása az ügyfél nevében
Amikor az adminisztrációs felületen hoz létre foglalást, előfordulhat, hogy az ügyfél nem írta alá az aktuális nyilatkozatot. Ilyenkor a foglalási űrlapon ez az üzenet jelenik meg: Az ügyfél nem írta alá a nyilatkozat aktuális verzióját. Írja be az okot a szövegmezőbe, és a folytatáshoz kattintson a Felülbírálás megerősítése gombra. A gomb addig inaktív, amíg nem ad meg okot.
Mikor használja a felülbírálást
Kivételes működési helyzetek (pl. utolsó pillanatban telefonon egyeztetett foglalás).
Az ügyfél más csatornán már hozzájárult, és az aláírást később pótolja.
Mikor ne használja a felülbírálást
Rendszeres megkerülő megoldásként a tényleges aláírás helyett.
Ha bizonytalan a jogi vagy működési következményekkel kapcsolatban.
Fontos: A felülbírálással tudatosan hajtja végre a foglalást az aktuális nyilatkozat aláírása nélkül.
Hol láthatom az ügyfelek válaszait a nyilatkozatban? Exportálhatom őket?
Az egyes ügyfelek aláírt részvételi nyilatkozatát, az űrlapmezőkre adott válaszokkal együtt, két helyen tekintheti meg:
Ügyfelek › Részvételi nyilatkozat oszlop: kattintson a szem ikonra annál az ügyfélnél, aki aláírta az aktuális verziót.
Ügyfél részletei › Nyilatkozat állapota: itt az aktuális aláírt nyilatkozatot látja, a korábbi verziókat pedig az Előzmények alatt.
Az Aláírt nyilatkozat ablak a Beküldött adatok résznél mutatja a válaszokat, az aláírással együtt. A PDF letöltése gombbal az adott aláírt nyilatkozatot mentheti el. Az oszlop és a rész csak addig jelenik meg, amíg Az ügyfeleknek kötelező kitölteniük kapcsoló be van kapcsolva.
A nyilatkozatban adott válaszok tömegesen nem szűrhetők és nem exportálhatók. Az ügyféllista csak azt mutatja, hogy az ügyfél aláírta-e az aktuális verziót, és sem az ügyfélexport (CSV fájl letöltése), sem egy óra résztvevőinek exportja nem tartalmazza a nyilatkozat válaszait. Ha tehát hírlevél-jelölőnégyzetet tesz a nyilatkozatba, nem kaphat listát azokról az ügyfelekről, akik bejelölték. A hírlevél-hozzájáruláshoz használja inkább a beépített marketing-hozzájárulást, amelyet szűrhet és exportálhat is (lásd: Töltse le a kapcsolatait CSV fájlként).
Gyakori problémák és megoldások
„A foglalás nem fejezhető be”
Ellenőrizze, hogy az ügyfél aláírta-e a nyilatkozat aktuális verzióját, és hogy minden kötelező mező ki van-e töltve.
„Az ügyfél korábban aláírta, de a rendszer ismét kéri az aláírást”
Valószínűleg időközben közzétett egy új verziót. A régebbi verzió aláírása nem számít aktuális aláírásnak.
Kapcsolódó cikkek