Wanneer vereist het systeem factuurgegevens van klanten?
Factuurgegevens worden automatisch vereist als uw studio aan beide voorwaarden voldoet:
U hebt Betalingsbewijzen uitgeven ingeschakeld (in Instellingen > Betalingen).
U bent btw-plichtig, of u bent een geregistreerd bedrijf en hebt als documenttype Factuur gekozen.
Geeft u alleen vereenvoudigde betalingsbewijzen uit, dan zijn de factuurgegevens van klanten niet vereist.
Wanneer factuurgegevens niet nodig zijn: Bij betaling met tegoed, een strippenkaart of een inhaalles wordt er geen betalingsbewijs uitgegeven. Factuurgegevens zijn dan niet nodig. Hetzelfde geldt voor prijsvarianten die op 0 staan.
Hoe vult een klant de factuurgegevens in?
Tijdens een aankoop of reservering
Als uw studio factuurgegevens vereist, wordt het formulier automatisch getoond bij het afrekenen. De klant vult het adres in (straat, stad, postcode, land) en de gegevens worden opgeslagen in het profiel.
Voert een klant bij het reserveren een e-mailadres in dat al in het systeem staat, dan worden de factuurgegevens automatisch ingevuld.
In het eigen profiel
Klanten kunnen hun factuurgegevens op elk moment bekijken en bewerken via Mijn profiel > Factuurgegevens. Deze gegevens gelden voor alle studio's waar de klant is geregistreerd.
Hoe voeg ik als beheerder factuurgegevens toe?
Als u een bestelling aanmaakt voor een klant (tegoed, strippenkaart, lidmaatschap of reservering) en de klant heeft geen factuuradres, ziet u een waarschuwing.
U hebt twee opties:
Het factuuradres toevoegen in het klantdetail en daarna verdergaan met de bestelling.
Verdergaan zonder adres door te klikken op "Ik begrijp het, verdergaan zonder adres". U kunt het adres later toevoegen in het klantdetail of in het besteldetail.
Factuuradres op de bestelling
Bij het aanmaken van een bestelling wordt automatisch een kopie van de factuurgegevens opgeslagen. Als de klant later het adres wijzigt, behouden eerder uitgegeven documenten de oorspronkelijke gegevens.
In het besteldetail vindt u een sectie Factuuradres waar u de opgeslagen gegevens kunt bekijken en zo nodig bewerken:
Heeft de bestelling al factuurgegevens — dan geldt de wijziging alleen voor deze bestelling.
Heeft de bestelling nog geen factuurgegevens — dan wordt de wijziging opgeslagen bij zowel de bestelling als het klantprofiel.
Factuurgegevens verzamelen via aangepaste formuliervelden
U kunt ook factuurgegevens opvragen via aangepaste velden in het boekingsformulier. Stel dit in via Instellingen > Lesreservering > Aangepaste formulieruitbreidingen > Aanvullende vragen voor nieuwe klanten.
Opmerking: Als uw studio een factuuradres vereist (btw-plichtig of documenttype "Factuur"), toont het systeem automatisch het standaard factuuradresformulier. Aangepaste factuurvelden zijn dan niet nodig en worden niet getoond om dubbele invoer te voorkomen.