Het betalingsdocument ontstaat op het moment dat de bestelling wordt betaald. Pas dan krijgt het zijn nummer uit de nummerreeks, zijn uitgiftedatum en, op facturen, de datum belastbaar feit. Die drie waarden veranderen daarna nooit meer, ook niet als u de bestelling later wijzigt of annuleert.

Dat werkt bij elke betaalmethode hetzelfde. Bij kaart en PayPal staat het document vrijwel meteen na de betaling klaar. Bij een bankoverschrijving of een betaling op locatie verschijnt het zodra u de betaling met uw bankrekening aflettert of hem in de bestelling vastlegt met Betaling vastleggen.

Zenamu reikt alleen documenten uit als in Instellingen, in het gedeelte Betalingen, de optie Betalingsbewijzen uitreiken aanstaat en uw abonnement dat toelaat. Zonder die instelling werken uw bestellingen precies hetzelfde, ze hebben alleen geen document.

Zolang de bestelling niet betaald is, is er geen document maar een betaalverzoek. De klant krijgt een e-mail met de bankgegevens, het betalingskenmerk en een vervaldatum. Een betaalverzoek heeft geen documentnummer en hoort niet in uw boekhouding. Het is alleen een verzoek om te betalen.

De vervaldatum staat in die e-mail en Zenamu berekent hem vanaf het moment dat de bestelling is aangemaakt. Hij ligt nooit later dan het begin van de les die de klant heeft geboekt. Als de vervaldatum verstrijkt, annuleert Zenamu de bestelling niet uit zichzelf. Die beslissing is aan u.

Als uw studio documenten uitreikt, laat de e-mail de klant ook weten dat hij het document in het besteldetail kan downloaden zodra de betaling binnen is.

Een factuur bevat het factuurnummer, de uitgiftedatum, de datum belastbaar feit en de besteldatum.

De uitgiftedatum is de dag waarop de bestelling is betaald. De besteldatum is de dag waarop de bestelling is aangemaakt, dus de dag waarop de klant heeft geboekt of gekocht. Bij boekingen die later worden betaald, lopen die twee datums uiteen, en dat klopt.

De datum belastbaar feit kan vóór de uitgiftedatum liggen, bijvoorbeeld als de klant de les bijwoont voordat de betaling is geïncasseerd. Zenamu maakt het document pas aan als de betaling daadwerkelijk is geïncasseerd, dus de uitgiftedatum berust nooit op louter een kaartautorisatie.

Een betalingsbewijs, het document dat studio's zonder btw-plicht uitreiken, vermeldt het bonnummer, de besteldatum en het bestelnummer. Er staat geen datum belastbaar feit op en, anders dan bij een factuur, ook geen uitgiftedatum — die datum ziet u wel gewoon in het besteldetail.

Open in het beheerpaneel Bestellingen en klik de bestelling aan: in het besteldetail staan het documentnummer, de uitgiftedatum en de datum belastbaar feit. De klant ziet dezelfde gegevens in het besteldetail in zijn account.

Zolang de bestelling onbetaald is, staan die regels er niet, omdat het document nog niet bestaat.

Als u een bestelling wijzigt waarvoor al een document is uitgereikt, waarschuwt Zenamu u dat de wijziging op het document verschijnt. Het nummer en de uitgiftedatum blijven zoals ze zijn.

Bij een onbetaalde bestelling is er geen document, dus bij een annulering wordt er ook niets uitgereikt. Zo'n bestelling verbruikt ook geen nummer uit de reeks, dus er ontstaat geen gat in uw nummering.

Zodra er geld teruggaat naar de klant, geeft Zenamu een correctiedocument uit dat verwijst naar de oorspronkelijke factuur of het oorspronkelijke betalingsbewijs. Het document zelf heeft als kop Creditnota, of Correctie betalingsbewijs als het origineel een betalingsbewijs was, terwijl de knop bij de bestelacties Annuleringsbon downloaden heet. De uitgiftedatum van het correctiedocument is de dag van de annulering en het oorspronkelijke document blijft ongewijzigd.

Gaat er niets terug naar de klant, bijvoorbeeld bij 100% annuleringskosten, dan ontstaat er geen correctiedocument en blijft het oorspronkelijke document geldig.

Eén document downloadt u in het besteldetail. Wilt u een hele maand in één keer, open dan Bestellingen en daarna Uitgereikte documenten, waar u een samengevoegde PDF of een ZIP met losse PDF's exporteert. Studio's in Tsjechië en Slowakije krijgen daar ook ISDOC en Pohoda XML.

De export van bestellingen heeft naast de besteldatum en de betaaldatum een kolom Uitgiftedatum.

De export naar ISDOC en Pohoda XML bevat ook facturen van bestellingen die later zijn geannuleerd, samen met de bijbehorende creditnota. Hebt u een oudere periode al geëxporteerd en heeft uw boekhouder een paar documenten met de hand toegevoegd, controleer dan na een herhaalde export of er niets dubbel is geboekt. Documenten die u al hebt gedownload, veranderen niet.

Legt u een betaling achteraf vast en vult u daarbij een eerdere betaaldatum in, dan krijgt het document de uitgiftedatum van de dag waarop u de betaling hebt vastgelegd en de datum belastbaar feit van de betaling zelf.

Rond de jaarwisseling betekent dat: het document krijgt een nummer uit de reeks van het nieuwe jaar, terwijl de datum belastbaar feit nog in december valt. Hebt u het document in de oude reeks nodig, leg de betaling dan vóór het einde van het jaar vast.

Vroeger kregen facturen hun nummer en uitgiftedatum al bij het aanmaken van de bestelling, terwijl de datum belastbaar feit pas na de betaling werd ingevuld. Bestellingen die later werden betaald, leverden daardoor facturen op waarvan de uitgiftedatum vóór de datum belastbaar feit ligt. We wijzigen die facturen niet met terugwerkende kracht, want een uitgereikt document wordt nooit opnieuw genummerd of gedateerd. Dit artikel dient als uitleg waar het verschil vandaan komt.

Geannuleerde onbetaalde bestellingen behielden het nummer dat ze destijds hadden gekregen, dus er kunnen ongebruikte nummers in de reeks staan. We nummeren die bestellingen niet opnieuw en we geven er geen creditnota's voor uit. De lijst met ongebruikte nummers van uw studio sturen we u op verzoek toe, stuur ons gerust een bericht via support.

Bestellingen die nog volgens de oude werkwijze zijn genummerd en die nog op betaling wachten, behouden hun nummer. Hun uitgiftedatum en de bijbehorende regels verschijnen in het besteldetail op de dag dat de klant betaalt.