Dit artikel gaat over de bestellingen van uw klanten in het gedeelte Bestellingen van het beheer: wat elke bestelactie doet (Betaling vastleggen, Als onbetaald markeren, Terugbetaling bevestigen, Bedrag aanpassen en het downloaden van documenten), wanneer u die gebruikt en hoe u zelf een bestelling voor een klant aanmaakt. Het gaat niet over de maandelijkse bestellimiet van uw Zenamu-abonnement (zie Wat gebeurt er als ik de bestellimiet of de limiet voor cursussen en evenementen van mijn abonnement bereik?) en ook niet over de facturen die Zenamu u stuurt voor uw abonnement (zie Waar vind ik mijn Zenamu-factuur?).
Waar vindt u de bestelacties
Klik in de linkerzijbalk van het beheer op Bestellingen. Gebruikers met de rechten Manager of Beheerder zien dit menu-item.
Klik in de lijst op de drie puntjes (⋯) in de kolom Acties naast de bestelling. Het menu toont de acties die voor die bestelling beschikbaar zijn, plus Bestelgegevens.
Of open Bestelgegevens. Daar staan Betaling vastleggen, Terugbetaling bevestigen en Betalingsbewijs downloaden als knoppen bovenaan, en de overige acties zitten in het menu meer (⋯) ernaast.
Alleen de acties die passen bij de betaalmethode en de betalingsstatus van de bestelling worden getoond. Ontbreekt een actie, controleer dan eerst die twee kolommen.
Hoofdacties en wanneer ze te gebruiken
Bedrag aanpassen
Gebruik Bedrag aanpassen om de prijs van een bestelling te corrigeren (bijv. individuele afspraak, prijsfout). U kunt het bedrag alleen wijzigen bij bestellingen die ter plaatse of per bankoverschrijving worden betaald. Bij andere betaalmethoden (bijvoorbeeld kaart of PayPal) is de optie grijs weergegeven. Controleer na de wijziging altijd de bijbehorende documenten en interne notities.
Betaling vastleggen / Als onbetaald markeren
Betaling vastleggen markeert een bestelling als betaald als de klant ter plaatse of per bankoverschrijving heeft betaald. De actie is beschikbaar voor bestellingen met de status Wacht op betaling of Onbetaald. Vul in het venster Bestelstatus wijzigen de Betaaldatum in en klik op Betaald. Bestellingen met kaart of PayPal krijgen automatisch de juiste status, dus bij die bestellingen wordt deze actie niet aangeboden.
Als onbetaald markeren is alleen beschikbaar voor bestellingen ter plaatse en per bankoverschrijving die nog de status Wacht op betaling hebben. Wees voorzichtig met "onbetaald" — zorg dat de status overeenkomt met de werkelijkheid.
Annulering en terugbetalingsbevestiging
Wordt een betaalde bestelling geannuleerd en moet u het geld zelf terugstorten (meestal bij betaling per bankoverschrijving), dan krijgt de bestelling de status Wacht op terugbetaling. Zenamu stort dat geld niet voor u terug. Zodra u het geld daadwerkelijk aan de klant hebt teruggestuurd (bijv. via bankoverschrijving), klikt u bij de bestelling ook op Terugbetaling bevestigen. Terugbetaling bevestigen wordt alleen aangeboden bij geannuleerde bestellingen per bankoverschrijving of ter plaatse die op terugbetaling wachten.
Documenten downloaden
Afhankelijk van de bestellingsstatus kunt u een betalingsbewijs (Betalingsbewijs downloaden) of een annuleringsbon (Annuleringsbon downloaden) downloaden. Documenten downloaden kan in elk abonnement behalve Free en Lite, en alleen als Betalingsbewijzen uitreiken is ingeschakeld bij Instellingen › Betalingen.
Veelvoorkomende scenario's
Klant heeft per bankoverschrijving betaald, maar de bestelling staat nog als onbetaald
Als de automatische koppeling de betaling niet heeft opgepikt, controleer dan de betaling op uw bankrekening, open de bestelling en klik op Betaling vastleggen.
Opmerking: Automatische koppeling van bankoverschrijvingen is alleen beschikbaar op het Ultimate-tarief. Op een lager tarief moet u overschrijvingen handmatig als betaald markeren op basis van uw bankafschriften.
Bestelling is geannuleerd en wacht op handmatige terugbetaling
U stuurt het geld buiten Zenamu terug (bankoverschrijving of contant). Klik daarna bij de bestelling op Terugbetaling bevestigen, zodat de bestelling financieel wordt afgesloten.
Bestelling heeft een verkeerd bedrag
Gebruik Bedrag aanpassen (alleen bij bestellingen ter plaatse of per bankoverschrijving) en voeg optioneel een interne notitie toe met de reden van de wijziging.
Een klant verplaatsen naar een andere les zonder geld terug te storten
Soms wil een klant alleen zijn boeking van de ene les naar de andere verplaatsen — niet zijn geld terug. Zenamu heeft geen aparte "verplaatsen"-knop, maar u kunt de betaling in twee stappen behouden:
Open de oorspronkelijke les en annuleer de boeking van de klant zonder terugbetaling. Het geld blijft op de bestelling staan.
Open de nieuwe les en maak vanuit het beheerpaneel een boeking voor de klant aan met Deelnemer toevoegen. Kies als prijs Aangepaste prijs en vul 0 in — de klant heeft al betaald op de oorspronkelijke bestelling, dus zo registreert u alleen de nieuwe boeking zonder opnieuw af te schrijven.
Tip: Als de klant betaalde met een pas, lidmaatschap of tegoed, kunt u hem of haar gewoon opnieuw inschrijven voor de nieuwe les — de toegang of het tegoed waarmee was betaald wordt automatisch hergebruikt zodra u de oorspronkelijke boeking annuleert en op het account terugzet.
Zelf een bestelling voor een klant aanmaken (bijv. achteraf voor een les die al is geweest)
Zenamu heeft geen leeg bestelformulier — een bestelling ontstaat altijd uit een boeking of een aankoop. Heeft een klant dus een bestelling en een document nodig voor een les die al heeft plaatsgevonden, begin dan bij de boeking:
Open de les — dit werkt ook voor lessen in het verleden — en maak vanuit het beheerpaneel een boeking voor de klant aan met Deelnemer toevoegen. Kies als betaalmethode betaling ter plaatse of bankoverschrijving — alleen die bestellingen kunt u handmatig als betaald markeren.
Zenamu maakt de bijbehorende bestelling automatisch aan.
Leg de betaling vast: vink Als betaald markeren aan in het boekingsformulier, of open de bestelling later bij Bestellingen, klik op Betaling vastleggen, vul de Betaaldatum in en klik op Betaald.
Download het document vanuit het besteldetail met Betalingsbewijs downloaden — een betalingsbewijs of een factuur. Facturen zijn beschikbaar in de Expert- en Ultimate-abonnementen en tijdens de proefperiode, en de factuurgegevens van de klant moeten op de bestelling zijn ingevuld.
Moet de prijs afwijken van de standaardprijs, gebruik dan Bedrag aanpassen in het besteldetail.
Passen en lidmaatschappen werken op dezelfde manier, alleen vanuit een ander startpunt: die geeft u uit vanuit het klantdetail (Lidmaatschap toevoegen, of door tegoed of toegangen toe te voegen). U kunt daar uw eigen prijs instellen, ook 0, en de bestelling wordt automatisch aangemaakt.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of ik terugbetalingsbevestiging of "onbetaald" moet gebruiken?
Als u daadwerkelijk geld aan de klant hebt teruggestort, gebruik dan Terugbetaling bevestigen.
"Onbetaald" dient een ander doel — het markeert een klant die een bevestigde boeking had met betaling ter plaatse of via bankoverschrijving, maar niet is verschenen en niet heeft betaald. Na deze markering verschijnt de naam van de klant rood in het systeem met aanvullende informatie over openstaande verplichtingen.
Ik heb per ongeluk een betaling bevestigd — kan ik de bestelling terugzetten naar onbetaald?
Niet zelf. Zodra een betaling is bevestigd, kunt u de bestelling in de app niet meer terugzetten naar onbetaald — "onbetaald" is bedoeld om een klant te markeren die u nog geld schuldig is, zoals hierboven beschreven, en niet om een bevestigde betaling ongedaan te maken.
Schrijf ons via de chat in de app, dan zetten wij het van onze kant recht.
Waar download ik de annuleringsbon?
Kies bij de bestelacties Annuleringsbon downloaden. Als de optie niet beschikbaar is, controleer dan de bestellingsstatus.
Een annuleringsbon is alleen beschikbaar als er een betalingsbewijs voor de bestelling bestaat.
Heeft het bewerken van het bedrag invloed op de boekhouding?
Ja, het kan bijbehorende documenten en rapporten beïnvloeden. Breng alleen wijzigingen aan als u daar een duidelijke reden voor hebt.
Gerelateerde artikelen