Beschikbaarheid bepaalt wanneer klanten een afspraak kunnen boeken bij een bepaalde specialist. Zonder ingestelde beschikbaarheid worden er geen vrije tijdsloten getoond op de openbare pagina. Zenamu biedt twee soorten beschikbaarheid: regulier (wekelijks) en onregelmatig (voor specifieke data). U kunt ook dagen blokkeren waarop de specialist niet beschikbaar is.
Reguliere (wekelijkse) beschikbaarheid
Reguliere beschikbaarheid definieert terugkerende tijdsloten voor elke dag van de week. U stelt dit eenmalig in en het herhaalt zich automatisch elke week.
Reguliere beschikbaarheid instellen
Ga naar Menu › Individuele afspraken › Specialisten.
Klik bij de gewenste specialist op Beschikbaarheid instellen (of op Beschikbaarheid beheren als de specialist al beschikbaarheid heeft). Het tabblad Reguliere beschikbaarheid wordt geopend.
Klik voor elke dag van de week (maandag t/m zondag) op Tijdslot toevoegen en stel het tijdblok in waarop de specialist beschikbaar is. Wilt u elke dag dezelfde tijden gebruiken, klik dan op Kopiëren naar alle dagen.
Klik op Opslaan.
Voorbeeld
Een specialist werkt op maandag en woensdag van 9:00 tot 12:00 en van 14:00 tot 18:00. U stelt dan twee tijdblokken in voor maandag en twee voor woensdag. Dagen waarop de specialist niet werkt, laat u leeg.
Even en oneven weken
Standaard geldt de reguliere beschikbaarheid elke week. Heeft een specialist in even en oneven weken een ander rooster, vink dan op het tabblad Reguliere beschikbaarheid het vakje Rooster voor even/oneven weken inschakelen aan. Stel daarna de tijden in op twee aparte tabbladen:
Oneven weken — Beschikbaarheid geldt alleen in oneven weeknummers.
Even weken — Beschikbaarheid geldt alleen in even weeknummers.
Handig voor specialisten die afwisselend werken of in cycli van twee weken.
Onregelmatige (eenmalige) beschikbaarheid
Onregelmatige beschikbaarheid is bedoeld voor uitzonderlijke of eenmalige tijdsloten die niet in het reguliere weekschema passen.
Wanneer onregelmatige beschikbaarheid gebruiken?
Een specialist biedt extra sessies aan in het weekend.
U wilt beschikbaarheid toevoegen voor een specifieke datum (bijv. een feestdag of speciaal evenement).
Een specialist werkt onregelmatig en heeft geen vast weekschema.
Onregelmatige beschikbaarheid instellen
Ga in de beschikbaarheidsinstellingen van de specialist naar het tabblad Afwijkende tijdsloten.
Klik op Afwijkend tijdslot toevoegen en kies de Datum.
Stel het tijdblok voor die dag in. Wilt u op dezelfde dag nog een tijdblok toevoegen, klik dan op Nog een tijdslot toevoegen.
Klik op Opslaan.
Onregelmatige beschikbaarheid overschrijft de reguliere beschikbaarheid voor die dag volledig — klanten zien alleen de hier gedefinieerde tijden.
Hoe blokkeer ik dagen waarop een specialist niet beschikbaar is?
Gebruik voor vrije dagen, zoals een vakantie, het tabblad Niet-beschikbare tijden:
Ga in de beschikbaarheidsinstellingen van de specialist naar het tabblad Niet-beschikbare tijden.
Klik op Niet-beschikbaarheid toevoegen en kies bij Datum een of meer dagen.
Klik op Opslaan.
Op die dagen kunnen klanten geen afspraak met deze specialist boeken. U kunt geen dag kiezen waarop al een afwijkend tijdslot of een actieve boeking staat.
Hoe tijdsloten worden getoond aan klanten
Het systeem verdeelt uw beschikbare tijdblokken automatisch in boekbare tijdsloten op basis van de duur van de geselecteerde dienst en ingestelde buffers:
De klant selecteert een dienst (bijv. 60 minuten) en een specialist.
Het systeem neemt de beschikbare tijdblokken van de specialist.
Vanaf het begin van elk tijdblok maakt het een tijdslot aan om de "duur van de dienst + buffertijd vooraf + buffertijd achteraf" minuten. Er ontstaat alleen een tijdslot als de afspraak zelf binnen het tijdblok eindigt.
Tijdsloten die overlappen met bestaande boekingen van de specialist (inclusief buffers), kunnen niet worden geboekt; klanten zien ze onder Geboekte tijden. Tijdsloten die binnen de Minimale aanmeldtermijn van de dienst vallen, worden niet getoond.
De resterende beschikbare tijdsloten worden getoond.
Voorbeeld
9:00–12:00, duur van de dienst 60 minuten, buffertijd na 15 minuten → de klant ziet tijdsloten om 9:00 en 10:15. Een tijdslot om 11:30 wordt niet aangeboden, omdat de afspraak dan om 12:30 zou eindigen, terwijl het tijdblok om 12:00 afloopt.
Aanbevelingen
Stel reguliere beschikbaarheid in voor het standaard werkschema van de specialist. Eenmalig instellen en het werkt automatisch.
Gebruik onregelmatige beschikbaarheid voor uitzonderingen en speciale gelegenheden.
Denk aan buffertijden — Als u tijd tussen klanten nodig hebt, stel dan buffertijden in bij de dienst zodat tijdsloten niet overlappen.
Het boekingsvenster op dienstniveau beperkt hoe ver vooruit klanten beschikbare tijdsloten kunnen zien.
Wat is er verder nodig voordat klanten kunnen boeken?
Beschikbaarheid alleen is niet genoeg. Klanten kunnen pas een afspraak boeken als de dienst actief is, er een specialist aan is toegewezen, die specialist beschikbaarheid heeft en uw openbare pagina afspraken toont.
Om afspraken op uw openbare pagina te tonen, gaat u naar Instellingen › Lesroosterpagina, opent u het tabblad Openbaar lesrooster en kiest u bij Wat toon je op je openbare pagina? voor Afspraken of Beide. Is Groepslessen geselecteerd, dan zien klanten uw diensten niet. Lees meer in Individuele afspraken op de openbare boekingspagina: zo toont u ze en zo boeken klanten.
Lees meer over het beheren van boekingen in "Individuele afspraken: boekingen beheren".