Bij het beheren van de beschikbaarheid van specialisten kunt u situaties tegenkomen waarin het systeem een niet-beschikbare dag of beschikbaarheidswijziging niet opslaat. Dit artikel legt uit waarom dat gebeurt en hoe u de wijziging kunt doorvoeren zonder bestaande boekingen te verstoren.
Drie typen instellingen die op elkaar inwerken
Reguliere beschikbaarheid
Onregelmatige tijdsloten (eenmalige tijdsloten voor een specifieke datum — deze overschrijven bepaalde dagen en tijden in het reguliere schema).
Niet-beschikbare dagen (uitzonderingen waarop u helemaal niet beschikbaar bent — deze overschrijven specifieke dagen in het reguliere schema).
Het systeem controleert deze instellingen op conflicten. Als het er een vindt, wordt de wijziging niet toegestaan.
Waarom u een niet-beschikbare dag niet kunt opslaan
Reden 1: de dag heeft al een onregelmatig tijdslot
Als er al een onregelmatig tijdslot voor die datum bestaat, kunt u de dag niet ook als niet-beschikbaar markeren.
Reden 2: de dag heeft een actieve boeking
Als er een actieve boeking op die datum staat, voorkomt het systeem dat u de dag sluit om de bestaande boeking van de klant te beschermen.
Aanbevolen aanpak
Controleer eerst of de dag actieve boekingen heeft.
Controleer vervolgens of er onregelmatige tijdsloten op diezelfde dag staan.
Voeg pas daarna de dag toe aan de niet-beschikbare dagen.
Praktische tip: Als u een vakantie of langere afwezigheid plant, regel wijzigingen dan van tevoren: verplaats of annuleer eerst boekingen en pas daarna de beschikbaarheid aan.
Veelvoorkomende scenario's
Ik wil een specifieke dag als niet-beschikbaar instellen (vakantie/ziekte)
Als er op die dag al boekingen staan, los deze dan eerst op (verplaatsen of annuleren) en stel daarna de niet-beschikbaarheid in.
Ik heb een onregelmatig tijdslot en wil de dag ook als niet-beschikbaar instellen
Deze twee kunnen niet naast elkaar bestaan op dezelfde datum. Kies of u het onregelmatige tijdslot wilt behouden of volledige niet-beschikbaarheid wilt instellen.
Ik moet mijn schema voor volgende week snel aanpassen
Gebruik onregelmatige tijdsloten als het om individuele dagen gaat. Wijzig uw reguliere beschikbaarheid alleen als de verandering structureel is.
Veelgestelde vragen
Het systeem meldt dat de dag een actieve boeking heeft. Waar vind ik die?
Open het boekingsoverzicht voor de betreffende specialist en datum, of controleer de afsprakenagenda. Los de boeking op en probeer de niet-beschikbaarheid opnieuw op te slaan.
Ik stel niet-beschikbaarheid in en het systeem meldt een conflict met een onregelmatig tijdslot. Wat nu?
Verwijder of wijzig eerst het onregelmatige tijdslot voor die datum. Stel daarna de niet-beschikbare dag opnieuw in.
Gerelateerde artikelen