Beschikbaarheid bepaalt wanneer klanten een afspraak kunnen boeken bij een bepaalde specialist. Zonder ingestelde beschikbaarheid worden er geen vrije tijdsloten getoond op de openbare pagina. Zenamu biedt twee soorten beschikbaarheid: regulier (wekelijks) en onregelmatig (voor specifieke data).
Reguliere (wekelijkse) beschikbaarheid
Reguliere beschikbaarheid definieert terugkerende tijdsloten voor elke dag van de week. U stelt dit eenmalig in en het herhaalt zich automatisch elke week.
Reguliere beschikbaarheid instellen
Ga naar Menu → Afspraken → Specialisten.
Klik bij de gewenste specialist op Beschikbaarheid instellen.
Stel voor elke dag van de week (maandag t/m zondag) de tijdblokken in waarop de specialist beschikbaar is.
Voorbeeld
Een specialist werkt op maandag en woensdag van 9:00 tot 12:00 en van 14:00 tot 18:00. U stelt dan twee tijdblokken in voor maandag en twee voor woensdag. Dagen waarop de specialist niet werkt, laat u leeg.
Even en oneven weken
Als een specialist in even en oneven weken een ander rooster heeft, kunt u de beschikbaarheid apart instellen voor:
Elke week — Beschikbaarheid geldt elke week.
Oneven weken — Beschikbaarheid geldt alleen in oneven weeknummers.
Even weken — Beschikbaarheid geldt alleen in even weeknummers.
Handig voor specialisten die afwisselend werken of in cycli van twee weken.
Onregelmatige (eenmalige) beschikbaarheid
Onregelmatige beschikbaarheid is bedoeld voor uitzonderlijke of eenmalige tijdsloten die niet in het reguliere weekschema passen.
Wanneer onregelmatige beschikbaarheid gebruiken?
Een specialist biedt extra sessies aan in het weekend.
U wilt beschikbaarheid toevoegen voor een specifieke datum (bijv. een feestdag of speciaal evenement).
Een specialist werkt onregelmatig en heeft geen vast weekschema.
Onregelmatige beschikbaarheid instellen
Ga in de beschikbaarheidsinstellingen van de specialist naar het tabblad Onregelmatige beschikbaarheid.
Selecteer een specifieke datum in de kalender.
Voeg tijdsloten toe voor de geselecteerde dag.
Onregelmatige beschikbaarheid overschrijft de reguliere beschikbaarheid voor die dag volledig — klanten zien alleen de hier gedefinieerde tijden.
Hoe tijdsloten worden getoond aan klanten
Het systeem verdeelt uw beschikbare tijdblokken automatisch in boekbare tijdsloten op basis van de geselecteerde behandelingsduur en ingestelde buffers:
De klant selecteert een behandeling (bijv. 60 minuten) en een specialist.
Het systeem neemt de beschikbare tijdblokken van de specialist.
Het trekt de buffertijd voor en na elke afspraak af.
Het verwijdert reeds geboekte tijdsloten.
De resterende beschikbare tijdsloten worden getoond.
Voorbeeld
9:00–12:00, behandelingsduur 60 minuten, buffertijd na 15 minuten → de klant ziet tijdsloten om 9:00, 10:15 en 11:30 (niet meer, want een extra tijdslot past niet meer met de buffer).
Aanbevelingen
Stel reguliere beschikbaarheid in voor het standaard werkschema van de specialist. Eenmalig instellen en het werkt automatisch.
Gebruik onregelmatige beschikbaarheid voor uitzonderingen en speciale gelegenheden.
Denk aan buffertijden — Als u tijd tussen klanten nodig hebt, stel dan buffertijden in bij de behandeling zodat tijdsloten niet overlappen.
Het boekingsvenster op behandelingsniveau beperkt hoe ver vooruit klanten beschikbare tijdsloten kunnen zien.
Zodra u behandelingen, specialisten en beschikbaarheid hebt ingesteld, kunnen klanten boekingen maken. Lees meer over het beheren van boekingen in "Boekingen beheren".