Handmatige wijzigingen aan tegoed en strippen zijn gevoelig. Dit artikel beschrijft een consistent proces zodat aanpassingen traceerbaar blijven, zowel operationeel als voor de boekhouding.
Wanneer een handmatige aanpassing maken
Corrigeren van een verkeerd bijgeschreven of afgeschreven saldo.
Verwerken van een goedgekeurde terugbetaling of klacht.
Verstrekken van een compensatie op basis van uw interne beleid.
Welke acties gebruiken
Verhogen: tegoed of strippen toevoegen aan het account van een klant.
Verlagen: het aantal handmatig aanpassen naar de juiste waarde.
Geldigheid wijzigen: de vervaldatum van tegoed of strippen aanpassen.
Veilig stapsgewijs proces
Bevestig voor welke klant de wijziging geldt.
Voer de aanpassing door.
Voeg optioneel een interne notitie toe met de reden.
Controleer het klantprofiel om te verifiëren dat de aantallen kloppen.
Belangrijk: Leg de reden voor een handmatige aanpassing altijd vast in de interne notities van de klant. Zonder deze notitie is het later veel moeilijker om de oorzaak van een verschil te achterhalen.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of ik tegoed of strippen moet aanpassen?
Dat hangt af van het type strippenkaart dat de klant daadwerkelijk gebruikt voor boekingen en bestellingen.
Wanneer moet ik ook de geldigheid wijzigen?
Wanneer het doel zowel een compensatie als een verlenging is, niet alleen een saldowijziging.
Gerelateerde artikelen