Probleem: De les, cursusles of het evenement staat als vol weergegeven, maar er zijn meer deelnemers dan de capaciteit. Dit artikel legt uit wanneer Zenamu een boeking boven de capaciteit toestaat en hoe u dit oplost. Klanten kunnen zelf nooit boven de capaciteit boeken; een extra deelnemer wordt altijd door uw team in het beheerpaneel toegevoegd.
Waarom dit kan gebeuren
Zenamu gedraagt zich anders per activiteitstype:
Lessen (eenmalig en herhalend):
Op het openbare lesrooster kunnen klanten een volle les niet boeken. Staat de wachtlijst aan, dan kunnen ze zich in plaats daarvan op de wachtlijst plaatsen.
In het beheerpaneel toont Deelnemer toevoegen bij een volle les op locatie een waarschuwing: "De les zit vol. Toch nog een deelnemer toevoegen?" De waarschuwing blokkeert de boeking niet, dus de klant wordt boven de capaciteit toegevoegd. Is de online capaciteit van een les vol, dan kunt u geen klant meer toevoegen.
Op het tabblad Wachtlijst op de detailpagina van de les zet Omzetten naar reguliere deelnemer een klant van de wachtlijst in de les. Is de les vol, dan vraagt het venster Les is vol: "Deze les zit op dit moment op volle capaciteit. Wil je deze wachtlijstklant echt doorschuiven boven de capaciteitslimiet?" Na Ja, omzetten is de klant een reguliere deelnemer boven de capaciteit.
Evenementen (workshops):
Vanuit het beheerpaneel kunt u een deelnemer toevoegen boven de capaciteit. Er verschijnt een waarschuwing: "Het evenement is vol. Toch een extra deelnemer boven de capaciteit toevoegen?" — maar de actie wordt niet geblokkeerd.
Cursussen:
Is een van de geselecteerde lessen vol, dan kan de hele cursus niet worden geboekt, niet door klanten en ook niet vanuit het beheerpaneel. Klanten zien "Cursus is volgeboekt".
Een losse les van een cursus kunt u vanuit het beheerpaneel ook toevoegen als die les vol is; dan verschijnt dezelfde capaciteitswaarschuwing als bij lessen.
Wat te controleren
Wie heeft de boeking aangemaakt — als deze vanuit het beheerpaneel is aangemaakt, kan het een handmatige toevoeging boven de capaciteit zijn geweest, of een wachtlijstklant die is omgezet naar reguliere deelnemer.
Activiteitstype — bij lessen, losse cursuslessen en evenementen kunt u vanuit het beheerpaneel na een waarschuwing deelnemers boven de capaciteit toevoegen.
Tussentijdse annulering — tussen het moment dat een plek beschikbaar leek en de boeking was afgerond, kan een annulering en herboeking hebben plaatsgevonden.
Huidige deelnemerslijst — vergelijk het werkelijke aantal deelnemers met de ingestelde capaciteit in het lesdetail.
Hoe dit op te lossen
Als de extra boeking operationeel geen probleem is, behoud deze dan en informeer uw team.
Als het wél een probleem is, neem dan contact op met de extra deelnemer en bied een alternatief aan.
Overweeg de capaciteit te verhogen als u de ruimte en een beschikbare docent hebt.
Hoe laat ik klanten zich op de wachtlijst plaatsen als een les vol is?
Ga naar Instellingen › Reserveringen & regels, open het tabblad Reserveringen en vink in het onderdeel Wachtlijst de optie Wachtlijstaanmeldingen toestaan als een les vol is aan.
Klanten zien dan bij een volle les: "Deze les is volgeboekt. Je kunt je op de wachtlijst plaatsen of een e-mailnotificatie instellen voor als er een plek vrijkomt."
De wachtlijst is beschikbaar in de huidige Expert- en Ultimate-abonnementen.
Belangrijk: De wachtlijstfunctie is beschikbaar voor ingelogde klanten die betalen met tegoed, toegangen, een lidmaatschap, creditcard/debitcard (Stripe) of PayPal. Gratis lessen hebben geen wachtlijst. Meer hierover in Wachtlijst voor volgeboekte lessen.
Veelgestelde vragen
Kan een klant zelf boven de capaciteit boeken?
Nee. Vanaf de openbare pagina is het niet mogelijk om boven de capaciteit te boeken. Overboeking kan alleen vanuit het beheerpaneel.
Hoe voorkom ik onbedoelde overboeking?
Zenamu houdt uw team niet tegen als het een deelnemer toevoegt aan een volle les, cursusles of een vol evenement; er verschijnt alleen een waarschuwing. Zorg dat iedereen die deelnemers toevoegt eerst de waarschuwing over de volle capaciteit leest en pas daarna bevestigt.
Gerelateerde artikelen