Met de wachtlijst kunnen klanten met een Zenamu-account in de rij gaan staan voor een les die volgeboekt is. Wordt er een reservering geannuleerd, dan boekt Zenamu automatisch de eerste klant op de wachtlijst in en stuurt die klant een e-mail. De wachtlijst is iets anders dan Breng me op de hoogte, dat alleen een e-mail over een vrije plek stuurt (zie hieronder), en iets anders dan inhaallessen, die klanten verdienen door zich af te melden voor een cursusles.
Waar de wachtlijst werkt: De wachtlijst is beschikbaar voor groepslessen en voor losse lessen van een cursus (de cursus heeft dan de prijsoptie Prijs per les nodig). Hij is niet beschikbaar voor boekingen van een hele cursus, evenementen en workshops of individuele afspraken. Alleen ingelogde klanten kunnen zich aanmelden; gasten die zonder account boeken, kunnen dat niet. Gratis lessen hebben geen wachtlijst, alleen Breng me op de hoogte.
Abonnementen: De wachtlijst is beschikbaar in de Expert- en Ultimate-abonnementen (ook Expert 2024), tijdens de proefperiode en in oudere abonnementen zoals Professional. Hij is niet beschikbaar in het gratis abonnement Eerste stappen en in Standard.
Hoe schakel ik de wachtlijst in?
De wachtlijst staat standaard uit. Ga naar Instellingen > Reserveringen & regels > Reserveringen, zoek Wachtlijst en zet Wachtlijstaanmeldingen toestaan als een les vol is aan. Klanten zien dan bij een volgeboekte les de knop Wachtlijst.
Hoe betalen klanten als ze zich op de wachtlijst plaatsen?
Klanten betalen vooraf bij het aanmelden. Ze kunnen zich alleen aanmelden als de les een prijsoptie heeft die ze kunnen betalen met tegoed, toegangen, een lidmaatschap, een inhaalles, een credit-/debitcard (Stripe) of PayPal. Accepteert een les alleen bankoverschrijving of betaling ter plaatse, dan zien klanten Breng me op de hoogte in plaats van de wachtlijst.
Elke betaalmethode werkt iets anders:
Tegoed en toegangen — het bedrag wordt als "aanbetaling" vastgehouden op het account van de klant.
Lidmaatschappen — de klant wordt zonder extra kosten op de wachtlijst geplaatst.
Inhaallessen — de inhaalles wordt voor deze les vastgehouden. Krijgt de klant geen plek, dan gaat de inhaalles terug naar het account van de klant en kan die voor een andere les worden gebruikt.
Credit-/debitcard (Stripe) of PayPal — de betaling wordt direct geïnd. De bestelling krijgt de status "Betaald" met het label "wachtlijst".
De klant wordt aan de wachtlijst toegevoegd en wacht in de rij op een vrijgekomen plek.
Wat gebeurt er als er een plek vrijkomt?
Er komt een plek vrij als een geboekte klant de reservering annuleert, of als u de reservering van een klant annuleert, voordat de les begint. De wachtlijst werkt op basis van FIFO (first in, first out):
Eerste vrijgekomen plek: de eerste klant op de wachtlijst krijgt de beschikbare plek.
Volgende plekken: de tweede klant op de wachtlijst krijgt de volgende plek, enzovoort.
Zenamu regelt dit volledig automatisch. Zodra er een plek vrijkomt, wordt de klant bovenaan de wachtlijst in de les geboekt en per e-mail op de hoogte gesteld, en worden het vastgehouden tegoed, de toegangen, het lidmaatschap of de inhaalles voor de reservering gebruikt.
Wanneer sluit de wachtlijst?
Bij een volgeboekte les verdwijnen de knoppen Wachtlijst en Breng me op de hoogte van uw openbare lesrooster zodra de annuleringsdeadline voor die les is verstreken. Ze verdwijnen ook na de reserveringsdeadline.
De annuleringsdeadline bepaalt ook hoelang klanten die al op de wachtlijst staan hun plek in de rij houden:
Tegoed, toegangen, lidmaatschappen en inhaallessen — de wachtlijst sluit zodra de annuleringsdeadline is verstreken. Bij een deadline van 24 uur worden wachtlijstklanten bijvoorbeeld 24 uur voor aanvang van de les vrijgegeven en krijgen ze hun tegoed, toegangen of inhaalles terug.
Kaart (Stripe) en PayPal — deze reserveringen blijven tot het begin van de les op de wachtlijst staan, dus ze kunnen ook na de annuleringsdeadline nog in de les worden geplaatst.
Staat uw annuleringsdeadline op Altijd, dan blijft de hele wachtlijst open tot de les begint.
Wilt u de wachtlijst dichter bij de start openhouden, stel dan een kortere annuleringsdeadline of Altijd in bij Instellingen > Reserveringen & regels > Annulering van reserveringen > Lessen > Annuleringsdeadline. Houd er rekening mee dat klanten hun eigen reserveringen dan ook later kunnen annuleren. Instellingen voor individuele afspraken, zoals Minimale aanmeldtermijn, hebben geen invloed op de wachtlijst.
Goed om te weten
Annuleert u de reservering van een klant handmatig nadat de annuleringsdeadline is verstreken, dan wordt de plek niet meer automatisch vanuit de wachtlijst ingevuld (behalve bij reserveringen die met een kaart of PayPal zijn betaald). U kunt een wachtlijstklant wel zelf in de les plaatsen met Omzetten naar reguliere deelnemer.
Wat als er geen plek vrijkomt?
Als er geen plek vrijkomt, annuleert Zenamu de wachtlijstboeking automatisch:
Tegoed en toegangen — het vastgehouden bedrag gaat terug naar het account van de klant zodra de annuleringsdeadline is verstreken.
Lidmaatschappen — het lidmaatschap blijft actief, er verandert niets.
Inhaallessen — de inhaalles is weer beschikbaar en de klant kan die voor een andere les gebruiken.
Kaart (Stripe) en PayPal — zodra de les is begonnen, wordt de betaling automatisch terugbetaald en de bestelling geannuleerd. Er worden zowel een betalingsbewijs als een annuleringsbon gegenereerd.
Wat is het verschil tussen de wachtlijst en Breng me op de hoogte?
Breng me op de hoogte is een e-mailmelding, geen reservering. Bij een volgeboekte les kan iedereen, ook gasten zonder account, op Breng me op de hoogte klikken en een e-mailadres invullen. U hoeft niets in te stellen en het werkt in elk abonnement.
Wordt er een reservering geannuleerd en staat er niemand op de wachtlijst, dan krijgt iedereen die zich heeft aangemeld tegelijk een e-mail. Daarna geldt "wie het eerst komt, het eerst maalt" — wie het eerst reserveert, krijgt de plek. Er wordt niets automatisch geboekt of betaald.
Staan er klanten op de wachtlijst, dan hebben zij voorrang en wordt de e-mail van Breng me op de hoogte niet verstuurd.
Mensen blijven na de e-mail aangemeld, dus ze krijgen er nog een als er later opnieuw een plek vrijkomt.
Zodra de annuleringsdeadline is verstreken, worden de aanmeldingen voor Breng me op de hoogte verwijderd en worden er voor die les geen e-mails meer verstuurd.
De lijst met aanmeldingen vindt u in het lesdetail, op het tabblad Breng me op de hoogte.
Veelgestelde vragen
Wanneer ontvangt een wachtlijstklant een e-mail — en wanneer niet?
Zenamu plaatst de volgende wachtlijstklant alleen in bepaalde situaties in de les en stuurt dan de e-mail:
De reservering van een klant wordt geannuleerd voordat de les begint — ✓ de e-mail wordt verstuurd en de volgende klant op de wachtlijst wordt in de les geplaatst.
De studio verhoogt handmatig de capaciteit van de les — ✗ de e-mail wordt NIET verstuurd. Wachtlijstklanten worden niet automatisch in de les geplaatst.
De studio voegt een nieuwe les toe — ✗ de e-mail wordt NIET verstuurd (dit wordt behandeld als een nieuwe les, niet als een vrijgekomen plek in de oorspronkelijke).
Als u de capaciteit verhoogt en wachtlijstklanten in de les wilt plaatsen: gebruik voor elk van hen Omzetten naar reguliere deelnemer (zie Kan ik een wachtlijstklant handmatig in de les plaatsen?).
Mijn klanten zijn al voor de les van de wachtlijst gehaald. Hoe kan dat?
Dat komt door de annuleringsdeadline. Zodra die is verstreken, sluit Zenamu de wachtlijst voor die les en geeft uw klanten het vastgehouden tegoed, de toegangen en de inhaallessen terug. Bij een deadline van 24 uur is de wachtlijst dus 24 uur voor aanvang van de les leeg. Klanten die met een kaart of PayPal hebben betaald, blijven tot het begin van de les op de wachtlijst staan.
Wilt u de wachtlijst liever openhouden tot de les begint, zet de annuleringsdeadline dan op Altijd bij Instellingen > Reserveringen & regels > Annulering van reserveringen > Lessen > Annuleringsdeadline. Houd er rekening mee dat u daarmee ook verandert tot wanneer klanten hun eigen reserveringen kunnen annuleren.
Er kwam een plek vrij, maar de wachtlijstklant werd niet verplaatst. Hoe kan dat?
Zenamu plaatst een klant alleen automatisch in de les als een reservering wordt geannuleerd voordat de les begint. Als u de capaciteit verhoogt of een les toevoegt, wordt er niemand verplaatst, en zodra de les is begonnen, gebeurt er niets meer. Andere veelvoorkomende oorzaken:
De annuleringsdeadline was al verstreken — klanten die met tegoed, toegangen, een lidmaatschap of een inhaalles hadden betaald, waren al van de wachtlijst gehaald. Alleen reserveringen die met een kaart of PayPal zijn betaald, blijven tot het begin van de les staan.
Het lidmaatschap van de klant is inmiddels afgelopen — als een lidmaatschap afloopt, annuleert Zenamu de komende reserveringen van de klant die met dat lidmaatschap zijn betaald, ook wachtlijstboekingen.
De klant heeft de kaart- of PayPal-betaling niet afgerond — een onbetaalde bestelling wordt niet in de les geplaatst. Die wordt automatisch geannuleerd zodra de annuleringsdeadline is verstreken, en er wordt niets afgeschreven.
Waarom kan een klant zich niet op de wachtlijst plaatsen?
De klant is niet ingelogd. Gasten zien Om je op de wachtlijst voor deze les te plaatsen, log je in. of kunnen Breng me op de hoogte gebruiken.
De wachtlijst staat uit, of uw abonnement bevat de wachtlijst niet.
De annuleringsdeadline of de reserveringsdeadline van de les is verstreken.
De les is gratis, of accepteert alleen bankoverschrijving of betaling ter plaatse.
Het gaat om een boeking van een hele cursus, een evenement of een individuele afspraak; die hebben geen wachtlijst.
Kunnen klanten zich met een bankoverschrijving of betaling ter plaatse op de wachtlijst plaatsen?
Niet via uw openbare lesrooster. Bij volgeboekte lessen worden deze betaalmethoden niet aangeboden, dus klanten zien in plaats daarvan Breng me op de hoogte. Inhaallessen zijn de uitzondering: die tellen als betaling ter plaatse en kunnen worden gebruikt om op de wachtlijst te komen.
Kan ik een wachtlijstklant handmatig in de les plaatsen?
Ja. Open het lesdetail via Lesrooster, ga naar het tabblad Wachtlijst en kies bij de klant Omzetten naar reguliere deelnemer. Is de les vol, dan vraagt het venster Les is vol om bevestiging; klik op Ja, omzetten en de klant wordt boven de capaciteit geboekt. Een klant van wie de kaart- of PayPal-betaling nog niet is afgerond, kunt u niet omzetten.
Een klant heeft zich per ongeluk op de wachtlijst geplaatst. Wat kan ik doen?
Kies in het lesdetail, op het tabblad Wachtlijst, voor Omzetten naar reguliere deelnemer om de klant in de les te boeken, of voor Wachtlijstboeking annuleren om de klant van de wachtlijst te halen.
Kan ik zelf een klant op de wachtlijst zetten?
Nee. Alleen klanten kunnen zich op de wachtlijst plaatsen. Een reservering die u aanmaakt met Deelnemer toevoegen is altijd een gewone reservering, ook als de les vol is.