Tegoed is een vooruitbetaald saldo dat uw klanten aan boekingen besteden. Klanten kopen tegoedpakketten, en bij elke boeking wordt de prijs in tegoed afgeschreven die u bij de les, de cursus, het evenement of de afspraak hebt ingesteld. Dit artikel gaat over het tegoedsysteem in Instellingen › Passen & lidmaatschappen › Tegoedsysteem. Het gaat niet over passen, lidmaatschappen of cadeaubonnen, en ook niet over het Tegoed dat bij het doorlopende lidmaatschap van een klant staat: dat is geld dat bij Stripe staat.
Tegoed is beschikbaar in alle betaalde abonnementen, niet in het gratis abonnement Eerste stappen. Zo werkt het tegoedsysteem en dit levert het u en uw klanten op:
Gebruik: Met tegoed kunnen klanten lessen, cursussen, evenementen en afspraken betalen, overal waar u een prijs in tegoed hebt toegevoegd.
Afschrijving: Bij het boeken van een les worden de kosten (bijv. 170 tegoed) van het tegoedaccount van de klant afgeschreven.
Voordelen van het tegoedsysteem
Eenvoudig voor u en uw klanten
Alles wordt vooraf betaald
Tegoed wordt automatisch afgeschreven bij het boeken
Transparante en eerlijke annuleringskosten
Automatische inschrijving via de wachtlijst
1) Klanten kopen tegoed vooraf
Klanten kunnen van tevoren tegoed kopen als pakket met korting en vervolgens lessen boeken zonder steeds hun betaalpas te hoeven pakken of te wachten op een bankoverschrijving.
2) U ontvangt betalingen vooraf
Elke reservering is automatisch betaald.
3) Beperkte geldigheid stimuleert gebruik
Tegoed heeft een geldigheidsduur, wat klanten motiveert om het binnen een bepaalde periode te gebruiken.
4) Automatische inschrijving via de wachtlijst
Als u automatische wachtlijstinschrijving hebt ingeschakeld, worden klanten automatisch ingeschreven met hun tegoed. Het benodigde bedrag wordt gereserveerd tijdens het wachten.
Komt er geen plek vrij, dan wordt het tegoed teruggeboekt naar het account van de klant.
5) Transparante en eerlijke annuleringskosten
Bij annulering wordt het tegoed direct teruggeboekt naar het Zenamu-account van de klant
Annuleert een klant binnen uw kostenvenster (bijv. 4 uur voor de les), dan wordt slechts een deel van het tegoed teruggestort
Anders dan bij creditcardbetalingen brengt het terugboeken van tegoed geen kosten met zich mee (zie ook Hoe Zenamu kosten bij geannuleerde reserveringen beperkt)
Alles verloopt automatisch — u hoeft niet handmatig geld over te maken tussen bankrekeningen
6) Marketingmogelijkheden
U kunt tegoedpakketten met korting aanbieden — bijvoorbeeld 1870 tegoed met een geldigheid van 6 maanden voor slechts 1700 (uw valuta). Uw klanten krijgen dan één gratis les ter waarde van 170 tegoed als bonus.
Een andere optie is tegoed combineren met contante betaling, waarbij de tegoedprijs lager is dan de contante prijs — zo compenseert u de transactiekosten van kaartbetalingen.
Hoe maak ik een tegoedpakket aan?
Ga naar Instellingen › Passen & lidmaatschappen en open het tabblad Tegoedsysteem. Klik op Tegoedpakket toevoegen.
2. Vul het tegoedpakket in en klik op Opslaan:
Hoeveelheid tegoed
Prijs in uw valuta: wilt u korting geven, stel dan een prijs in die lager is dan de waarde van het tegoed.
Beschrijving
Geldig vanaf aankoop: hoe lang het tegoed geldig is, gerekend vanaf de aankoopdatum.
3. Het tegoedpakket is nu zichtbaar op uw openbare lesrooster.
Annuleringsbeleid voor tegoed instellen
Terugbetalingen: Tegoed wordt teruggestort volgens uw annuleringsbeleid.
Beleid: Stel uw annuleringsbeleid in Zenamu in. Dit wordt getoond in de sectie Regels en voorwaarden op uw openbare lesrooster.
Voorbeeld: Als een klant 5 uur voor de les annuleert, ontvangt deze 50% van het tegoed terug.
Hoe wordt tegoed verrekend bij annulering?
Klanten ontvangen een proportionele tegoedrestitutie op basis van uw annuleringsbeleid, naar boven afgerond in het voordeel van de klant (bijv. een les van 101 tegoed met 50% annuleringskosten levert 51 tegoed terug).
Hoe accepteer ik alleen tegoed voor een les?
Dit bepaalt u per les, cursus, evenement of afspraak, in het onderdeel Prijs. Voeg een prijs in tegoed toe met Nog een prijsoptie toevoegen › Tegoed en verwijder daarna de prijs in geld met het prullenbakpictogram. Klanten kunnen dan alleen met tegoed betalen.
Voegt u ook een prijs in toegangen of een lidmaatschap toe, dan kunnen klanten ook daarvoor kiezen.
Hoe kunnen uw klanten tegoed kopen?
Contant ter plaatse
Online betaling: Om klanten tegoed te laten kopen in het reserveringssysteem (onder Passen), moet u minimaal één digitale betaalmethode actief hebben — kaartbetaling of bankoverschrijving. Zie de handleidingen Kaartbetalingen instellen en Instellingen voor bankoverschrijving.
Klanten hebben een account nodig in het reserveringssysteem
Om tegoed te kunnen kopen en gebruiken, heeft een klant een eigen account nodig. Zonder account kan het systeem geen tegoed beheren, saldi tonen of tegoed terugboeken bij annulering.
Klantentegoed beheren
U beheert het tegoed van een klant in Klanten, in de details van de klant, in het onderdeel Tegoed. Klik op + (Opwaarderen) om een van uw tegoedpakketten toe te voegen, of vink Aangepast tegoed toevoegen aan om zelf een hoeveelheid tegoed en een prijs in te vullen (vul 0 in om het gratis te geven). Klik op − (Verlagen) om tegoed af te halen.
Als een klant zonder reservering komt opdagen: Soms verschijnt een klant bij uw les zonder reservering. De eenvoudigste aanpak is de reservering handmatig voor de klant aanmaken en "tegoed" als betaalmethode selecteren — het bedrag wordt automatisch afgeschreven. U kunt een klant rechtstreeks vanuit de les toevoegen via Deelnemer toevoegen.
Hoe werkt de geldigheid van tegoed?
Elk tegoedpakket is geldig gedurende de periode die u instelt bij Geldig vanaf aankoop. Een klant heeft één tegoedsaldo met één vervaldatum. Koopt de klant nog een pakket, dan wordt het nieuwe tegoed bij het saldo opgeteld en wordt de vervaldatum de latere van twee data: de huidige vervaldatum, of de aankoopdatum plus de geldigheid van het nieuwe pakket.
Wat er gebeurt als tegoed verloopt, hangt af van de schakelaar Ongebruikt tegoed na verlopen geldigheid automatisch verwijderen in Instellingen › Passen & lidmaatschappen › Tegoedsysteem. Standaard staat die uit.
Schakelaar uit: verlopen tegoed blijft op het account van de klant staan, maar kan niet worden gebruikt. Koopt de klant opnieuw tegoed, dan wordt het oude saldo samen met het nieuwe tegoed weer bruikbaar.
Schakelaar aan: zodra het tegoed verloopt, wordt het saldo van de klant op 0 gezet.
Meer details, en hoe u het tegoed van een klant verlengt, leest u in Verlopen tegoed en toegangen: automatisch verwijderen en geldigheid verlengen.
Waar zie ik de tegoedgeschiedenis van een klant?
Zenamu houdt van elke klant een geschiedenis van het tegoed bij. Ga naar Klanten, open de klant en klik in het onderdeel Tegoed op Tegoedgeschiedenis. De lijst toont opwaarderingen, boekingen die met tegoed zijn betaald, tegoed dat voor de wachtlijst is geblokkeerd, tegoed dat na een annulering is teruggeboekt, en tegoed dat is afgehaald of verlopen. Klik op een bestelnummer om de bestelling te openen.
Een boeking die 0 tegoed kostte, staat niet in de tegoedgeschiedenis, omdat er geen tegoed is afgeschreven. In het onderdeel Activiteit van de klant ziet u daarnaast tegoed dat de studio heeft toegevoegd of afgehaald, en tegoed dat na het verlopen is verwijderd.
Waarom heeft een klant een les voor 0 tegoed geboekt?
Soms toont een boeking 0 tegoed, terwijl de les wel tegoed kost. Elke boeking houdt de prijs vast waarvoor de klant heeft geboekt. Controleer daarom eerst met welke prijs en betaalmethode de boeking is gemaakt.
Hoe controleer ik met welke prijs een klant heeft geboekt?
Open de les vanuit het Lesrooster. Dit werkt ook voor cursussen en evenementen.
Zoek de klant in de deelnemerslijst. Naast de naam ziet u de betaalde prijs (bijvoorbeeld 0 tegoed) en een pictogram van de betaalmethode.
Klik op het pijltje naast de naam van de klant om de boeking uit te klappen. U ziet de naam van de prijs die de klant koos (bijvoorbeeld Lesprijs in tegoed of de naam van een kortingsprijs), de prijs, de Betaalmethode en de besteldatum. Is er een kortingscode gebruikt, dan staat de oorspronkelijke prijs doorgestreept naast de prijs.
Voor alle details opent u de bestelling: ga naar Bestellingen, klik op de drie puntjes in de rij van de bestelling en kies Bestelgegevens. De bestelling toont de Betaalmethode, de Prijs, de Oorspronkelijke prijs als een korting de prijs heeft veranderd, de kortingscode met het percentage of bedrag, en het Bestelnummer.
Waardoor kan een boeking 0 tegoed kosten?
De les had een prijs in tegoed van 0 toen de klant boekte. Een prijs in tegoed van 0 (bijvoorbeeld Lesprijs in tegoed, Prijs in tegoed bij een evenement of Kortingsprijs in tegoed) laat klanten met tegoed boeken zonder dat er tegoed wordt afgeschreven. Zenamu slaat een prijs in tegoed van 0 nu niet meer op en toont "De prijs in tegoed mag niet 0 zijn. Vul de prijs in tegoed in of verwijder deze." Een les die eerder met 0 is opgeslagen, houdt die prijs tot u hem wijzigt. Hebt u de prijs later aangepast, dan tonen boekingen van vóór de wijziging nog steeds 0 tegoed.
De klant gebruikte een kortingscode met een percentage. Een code van 100% brengt elke prijs in tegoed terug naar 0. De korting wordt afgerond op hele eenheden tegoed, dus een code van 50% of meer brengt een les van 1 tegoed terug naar 0 tegoed. Codes met een vast bedrag kunt u niet gebruiken bij een prijs in tegoed. In de boeking staat de oorspronkelijke prijs doorgestreept.
U hebt de klant met een aangepaste prijs toegevoegd. Voegt u een deelnemer toe en kiest u Aangepaste lesprijs (bij cursussen en evenementen Aangepaste prijs), dan krijgt de boeking de prijs in geld die u invulde, bijvoorbeeld 0. Een aangepaste prijs gebruikt nooit tegoed, dus er wordt geen tegoed afgeschreven.
De klant betaalde op een andere manier. Bij een boeking die met een lidmaatschap, met toegangen van een pas of met een inhaalles is betaald, wordt geen tegoed afgeschreven. De Betaalmethode in de boeking laat zien welke manier is gebruikt.
Tegoed dat u een klant gratis hebt gegeven, leidt niet tot een boeking van 0 tegoed. Hebt u tegoed toegevoegd voor een prijs van 0, dan schrijft elke boeking nog steeds de prijs in tegoed van de les af, en in de Tegoedgeschiedenis ziet u zowel de gratis opwaardering als de afschrijving.
Wat als geen van deze oorzaken de boeking van 0 tegoed verklaart?
Neem via de chat contact op met de support van Zenamu en stuur ons de naam, datum en tijd van de les, de naam van de klant en het bestelnummer. Wij controleren de boeking voor u.