Passen zijn een bundel vooruitbetaalde lessen (bijv. 10 toegangen). Ze kunnen niet alleen voor losse lessen worden gebruikt, maar ook voor cursussen en evenementen. Zo werken passen en wat zijn de voordelen:
Gebruik: Bij elke reservering wordt 1 toegang afgeschreven van het account van de klant.
Voordelen van passen
Eenvoudig voor u en uw klanten
Alles wordt vooraf betaald
Toegangen worden automatisch afgeschreven bij het boeken
Automatische inschrijving via de wachtlijst
1) Klanten kopen passen vooraf
Klanten kunnen van tevoren passen kopen en vervolgens lessen boeken zonder steeds hun betaalpas te hoeven pakken of te wachten op een bankoverschrijving.
2) U ontvangt betalingen vooraf
Elke reservering is automatisch betaald.
3) Beperkte geldigheid stimuleert gebruik
De geldigheidsduur van passen motiveert klanten om ze binnen een bepaalde periode te gebruiken.
4) Automatische inschrijving via de wachtlijst
Toegangen worden gereserveerd terwijl de klant wacht. Komt er geen plek vrij, dan worden de toegangen automatisch teruggeboekt naar het account van de klant.
5) Transparante en eerlijke annuleringskosten
Bij annulering worden toegangen direct teruggeboekt naar het Zenamu-account van de klant
Anders dan bij creditcardbetalingen brengt het terugboeken van toegangen geen kosten met zich mee (zie ook Hoe Zenamu onnodige kosten bij geannuleerde reserveringen voorkomt)
Alles verloopt automatisch — u hoeft niet handmatig geld over te maken tussen bankrekeningen
6) Marketingondersteuning
Pakketten met korting: Bied pakketten aan zoals 11 toegangen voor de prijs van 10, zodat klanten 1 gratis les als bonus krijgen.
Passen instellen
Ga naar Instellingen > Passen & lidmaatschappen > Pas toevoegen — u kunt een pas aan een bestaande categorie toevoegen of meteen een nieuwe categorie aanmaken.
2. Vul de volgende gegevens in:
Type: Pas
Aantal toegangen
Prijs
Beschrijving/Naam
Geldigheidsduur: Geef de duur aan vanaf de aankoopdatum.
3. De pas is nu zichtbaar op uw openbare lesrooster onder Passen.
Verdeel uw passen in categorieën
Elke pas hoort bij een pascategorie. Zolang één universeel aanbod volstaat, hoeft u zich over categorieën geen zorgen te maken — u voegt al uw passen (bijvoorbeeld 5, 10 en 20 toegangen met verschillende prijzen en geldigheid) gewoon aan één categorie toe.
Wilt u passen aanbieden die alleen voor bepaalde lessen gelden — bijvoorbeeld een aparte pas voor reformer-lessen, weekendworkshops of een specifieke docent — maak dan extra categorieën aan en voeg hun passen alleen als prijsoptie toe aan de lessen die u kiest. Eén categorie is bij elk betaald abonnement inbegrepen; meerdere categorieën zijn beschikbaar in de huidige Expert- en Ultimate-abonnementen.
Een uitgebreide handleiding en veelgestelde vragen vindt u in Pascategorieën.
Hoe werkt het annuleringsbeleid voor passen?
Als een reservering ruim op tijd wordt geannuleerd, worden de toegangen teruggeboekt naar het Zenamu-account van de klant. De klant kan deze toegangen dan voor toekomstige reserveringen gebruiken. Dit bespaart de moeite van handmatige terugbetalingen of kosten van betaalproviders (zie transactiekosten Stripe).
Hebt u aangepaste annuleringsvoorwaarden ingesteld? Dan geldt de procentuele terugbetaling niet voor toegangen — de annuleringskosten zijn altijd 100%, wat betekent dat de toegang niet wordt teruggeboekt. Een volledige teruggave van de toegang kan alleen handmatig door u worden gedaan — bijvoorbeeld als een normaal betrouwbare klant belt met excuses omdat hij of zij plotseling ziek is geworden.
Uitsluitend met passen betalen
Ga naar Instellingen > Passen & lidmaatschappen > Betalingen voor lessen.
Bij het aanmaken van een nieuwe les, cursus of evenement kunt u toegangen als enige betaalmethode instellen (of tegoed, als dat beschikbaar is).
Hoe kunnen uw klanten passen kopen?
Online betaling: Om klanten passen te laten kopen in het reserveringssysteem (onder Passen), moet u minimaal één digitale betaalmethode actief hebben — kaartbetaling of bankoverschrijving. Zie de handleidingen Kaartbetalingen instellen en Instellingen voor bankoverschrijving.
Contant ter plaatse
Klanten hebben een account nodig in het reserveringssysteem
Om passen te kunnen kopen en gebruiken, heeft een klant een eigen account nodig. Zonder account kan het systeem geen toegangen beheren, saldi tonen of toegangen terugboeken bij annulering.
Passen van klanten beheren
U beheert toegangen via de detailpagina van de klant. U kunt een van uw bestaande passen aan de klant toewijzen of handmatig een willekeurig aantal toegangen toevoegen.
U kunt ook toegangen aftrekken van het account van een klant. Wij raden aan zo transparant mogelijk te zijn — de klant moet altijd weten dat er toegangen zijn verwijderd en waarom. Bijvoorbeeld als een klant naar een andere stad verhuist, de resterende toegangen niet zal gebruiken en u het bedrag contant terugbetaalt.
Als een klant zonder reservering komt opdagen
Soms verschijnt een klant bij uw les zonder reservering. De eenvoudigste aanpak is de reservering handmatig voor de klant aanmaken en "toegang" als betaalmethode selecteren — de toegang wordt automatisch afgeschreven. U kunt een klant rechtstreeks vanuit de les toevoegen via Deelnemer toevoegen.
Hoe werkt het verlopen van toegangen?
Als toegangen verlopen, worden ze niet verwijderd van het account van de klant — ze worden gedeactiveerd en kunnen niet meer worden gebruikt. Koopt de klant nieuwe toegangen, dan wordt het ongebruikte saldo van de vorige periode bij de nieuwe toegangen opgeteld. Dit stimuleert klanten om hun toegangen te gebruiken in plaats van ze te laten liggen.
Belangrijk: de instelling „aantal toegangen”
Wanneer u een pas als prijsoptie aan een les, cursus of evenement toevoegt, vraagt het systeem om het „aantal toegangen” dat per reservering wordt afgeschreven. Dit is een van de meest voorkomende instelfouten — lees onderstaande dus aandachtig door.
Dit veld bepaalt hoeveel toegangen er per reservering van de pas worden afgeschreven — het is NIET het totale aantal toegangen op de pas zelf.
Wat u wilt | Wat u invult |
Een gewone les — 1 reservering schrijft 1 toegang van de pas af | 1 |
Een workshop van twee uur die als twee lessen moet tellen | 2 |
Een premium-les waarbij één reservering 3 toegangen moet afschrijven | 3 |
Veelgemaakte fout
Een studio verkoopt een pas met 10 toegangen en vult bij het toevoegen als prijsoptie aan de lessen 10 in bij „aantal toegangen” — in de veronderstelling dat het veld over de grootte van de pas gaat. Het gevolg: bij elke reservering worden in één keer alle 10 toegangen afgeschreven. De klant boekt één les en de pas is op.
Laat dit veld bij gewone lessen altijd op 1 staan. Het totale aantal toegangen op de pas stelt u elders in — bij het aanmaken van de pas zelf onder Instellingen → Passen & lidmaatschappen.