Niet alle lessen hebben dezelfde prijs, capaciteit en kosten — daarom past één universele pas niet bij elke studio. Met pascategorieën verdeelt u uw passen in aparte groepen en bepaalt u precies voor welke lessen klanten ze kunnen gebruiken.
Een boeking kan alleen toegangen gebruiken uit een categorie die als prijsoptie aan die les is toegevoegd, en alleen als die toegangen op de dag van de les nog geldig zijn. Categorieën bepalen waar een pas kan worden gebruikt, niet wie hem kan kopen: u kunt een pas niet verbergen of alleen aan bepaalde klanten aanbieden.
Pascategorieën bestaan alleen voor passen met toegangen. Tegoed heeft geen categorieën, en een lidmaatschap beperkt u tot bepaalde lessen door het alleen bij die lessen als prijsoptie toe te voegen.
U kunt bijvoorbeeld passen aanbieden die alleen gelden:
voor reformer-pilateslessen,
voor weekendworkshops,
of voor lessen van een bepaalde docent.
Klanten kopen een bundel toegangen en gebruiken die alleen voor die specifieke lessen. Zo houdt u de verschillende onderdelen van uw aanbod netjes gescheiden: een voordeligere pas voor reguliere lessen kan niet worden gebruikt voor de duurdere reformer-lessen, en een pas die bij één docent is gekocht, blijft voorbehouden aan diens lessen.
Wat is een pascategorie?
Een categorie is een groep passen met een eigen naam en, optioneel, een beschrijving en een afbeelding. Binnen één categorie kunt u meerdere varianten aanbieden — bijvoorbeeld 5, 10 of 20 toegangen met verschillende prijzen en geldigheid. Net als voorheen.
Nieuw is dat u elke categorie aan andere lessen kunt koppelen: u bepaalt waar de passen uit een categorie gelden door ze als prijsoptie toe te voegen aan specifieke lessen, cursussen, workshops of diensten voor individuele afspraken.
Een nieuwe categorie aanmaken
Ga naar Instellingen → Passen & lidmaatschappen en klik op Pas toevoegen.
Kies Pascategorie toevoegen. (Wilt u alleen een extra variant toevoegen aan een categorie die u al hebt, kies dan Passen aan een bestaande categorie toevoegen.)
Geef de categorie een naam (bijvoorbeeld „Reformer-pas”) en voeg eventueel een beschrijving en een afbeelding toe.
Voeg de eerste varianten toe — stel voor elke variant het aantal toegangen, de prijs en de geldigheid in. U kunt later altijd meer varianten toevoegen.
Sla op. De nieuwe categorie verschijnt op uw openbare lesrooster onder de sectie Passen, en klanten kunnen de passen meteen kopen.
Bepaal voor welke lessen de passen gelden
Een pas kan als betaalmiddel voor een les dienen zodra u die als prijsoptie toevoegt. Bij het aanmaken of bewerken van een les, cursus, workshop of dienst voor individuele afspraken voegt u de pas toe aan de prijsopties — vanaf dat moment kunnen klanten die de pas hebben ermee betalen.
Eén les kan passen uit meerdere categorieën naast elkaar aanbieden (en combineren met tegoed, kaartbetaling en andere methoden) — elke klant kiest gewoon de optie die hij of zij heeft.
Hoeveel toegangen kost één boeking?
Een les, een lessjabloon en een losse les van een cursus schrijven altijd precies 1 toegang af, en er is geen veld om dat te wijzigen. Het aantal toegangen per boeking (maximaal 20) stelt u alleen in bij een hele cursus, een evenement of een dienst voor individuele afspraken. Dat aantal is niet de grootte van de pas. Moeten sommige lessen meer kosten, geef ze dan een eigen pascategorie of gebruik tegoed. Meer hierover in Passen.
Wat klanten zien
Op uw openbare lesrooster toont de sectie Passen het aanbod per categorie — met de naam, afbeelding en beschikbare varianten.
Na aankoop worden de toegangen aan het account van de klant toegevoegd — zowel de klant als u (op de detailpagina van de klant) ziet het saldo.
Bij het boeken wordt de pas alleen als betaaloptie aangeboden bij lessen waar u die als prijsoptie hebt toegevoegd — toegangen uit de ene categorie kunnen niet elders worden gebruikt.
Zoals bij alle passen hebben klanten een Zenamu-account nodig om ze te kopen en te gebruiken — zie Passen voor meer details.
Hoeveel categorieën kunt u hebben?
Passen horen bij elk betaald abonnement (niet bij het gratis abonnement Eerste stappen) en één pascategorie is altijd inbegrepen. Meerdere pascategorieën zijn beschikbaar in de huidige Expert- en Ultimate-abonnementen en tijdens de proefperiode.
Expert 2024 bevat geen meerdere pascategorieën. Staat er een jaartal in de naam van uw abonnement, zoals Expert 2024, dan hebt u de oudere versie van het Expert-abonnement. Die houdt één pascategorie, net als het Standard-abonnement en de oudere abonnementen Lite en Professional. Wilt u meerdere categorieën naast elkaar gebruiken, stap dan over naar het huidige Expert- of Ultimate-abonnement.
Wilt u niet overstappen naar een hoger abonnement, maar hebt u een andere categorie nodig? Archiveer eerst uw actieve categorie — daarna kunt u een nieuwe aanmaken, bijvoorbeeld een universeel aanbod. Passen die uw klanten al hebben gekocht, blijven van hen — en hun toegangen kunt u in één keer naar de nieuwe categorie verplaatsen (zie hieronder).
Een categorie archiveren, toegangen verplaatsen en verwijderen
Stopt u met een categorie — bijvoorbeeld bij een seizoenswissel van uw aanbod — dan loopt Zenamu in één venster met u langs alles wat u moet beslissen: wat er met de toegangen van klanten gebeurt en wat er met de pas bij de lessen gebeurt.
Archiveren
Archiveren (in het menu van de categorie de optie Archiveren) haalt de categorie uit uw openbare aanbod — klanten kunnen er niets meer uit kopen. Het venster toont eerst een overzicht: hoeveel klanten ongebruikte toegangen hebben, hoeveel toegangen zijn verlopen, hoeveel bestellingen op betaling wachten en waar de categorie nu wordt gebruikt. Daarna stelt het twee vragen:
① Wat doet u met de toegangen van klanten?
In de huidige categorie laten — klanten maken hun toegangen op waar ze staan (mits u de categorie als prijsoptie bij de lessen laat staan).
Naar een andere categorie verplaatsen — ongebruikte, geldige toegangen gaan in één keer naar de actieve categorie die u kiest, inclusief de toegangen die door de wachtlijst zijn gereserveerd. Heeft de klant al toegangen in de doelcategorie, dan worden ze samengevoegd en geldt de laatste van beide geldigheidsdata. Ook onbetaalde pasbestellingen gaan mee — zodra ze betaald zijn, komen de toegangen meteen in de nieuwe categorie terecht. Elke verplaatsing wordt vastgelegd in de historie van de klant.
Verlopen toegangen worden nooit verplaatst. Ze blijven bij de klant zichtbaar in de oorspronkelijke categorie — het venster laat u zien hoeveel het er zijn. Wilt u ze niet bijhouden, haal ze dan handmatig weg op de detailpagina van de klant. De instelling Ongebruikte toegangen na verlopen geldigheid automatisch verwijderen (Instellingen → Passen & lidmaatschappen → Passensysteem) verwijdert alleen toegangen die verlopen nadat u haar hebt ingeschakeld.
② Wat doet u met de pas bij lessen en andere activiteiten?
Ongewijzigd laten — de categorie blijft bij de activiteiten beschikbaar, zodat klanten hun huidige passen kunnen opmaken.
Overal verwijderen — de categorie wordt niet langer als prijsoptie aangeboden.
Vervangen door een andere categorie — bij alle activiteiten komt de categorie die u kiest ervoor in de plaats.
Verwijderen én vervangen gelden voor sjablonen en toekomstige lessen, cursussen, workshops en individuele afspraken — lessen die al geweest zijn, blijven ongewijzigd.
Het archiveren zelf kunt u altijd terugdraaien met de optie Verlengen. Een uitgevoerde verplaatsing van toegangen kunt u echter niet terugdraaien — die kunt u alleen handmatig de andere kant op uitvoeren.
Toegangen later verplaatsen
Bij een gearchiveerde categorie vindt u in het menu de actie Toegangen van klanten verplaatsen — hetzelfde venster kunt u dus ook achteraf openen. Dat komt in twee situaties van pas:
In een abonnement met één categorie kunt u pas een nieuwe categorie aanmaken als de oude is gearchiveerd. De volgorde is dus: archiveren → nieuwe aanmaken → Toegangen van klanten verplaatsen.
Bij annulering van een boeking voor een les die al geweest is, gaat de toegang terug naar de categorie waaruit die is betaald — dus naar de oorspronkelijke. Duiken daar na verloop van tijd weer toegangen op, voer de verplaatsing dan gewoon opnieuw uit.
Bij annulering van een toekomstige boeking gaat de toegang na de verplaatsing al terug naar de nieuwe categorie.
Verwijderen
U kunt alleen een gearchiveerde categorie verwijderen, en dat is definitief. Het venster stelt dezelfde twee vragen — met twee verschillen:
Toegangen die u niet verplaatst, vervallen (ze blijven zichtbaar op de detailpagina van de klant, maar zijn nergens meer naartoe te verplaatsen).
Prijsopties kunt u niet „ongewijzigd laten” — bij een verwijderde categorie moet u ze verwijderen of vervangen.
Staan er in de categorie nog pasbestellingen die op betaling wachten, dan wordt het verwijderen geblokkeerd — het venster toont ze met links naar de bestelling. U lost dat op door de bestellingen stuk voor stuk te annuleren, of door de toegangen te verplaatsen (dan gaan de bestellingen mee).
Zo wisselt u van seizoensaanbod: 1) maak de nieuwe categorie aan, 2) archiveer de oude en verplaats in het venster de toegangen en vervang de prijsopties door de nieuwe categorie, 3) controleer uw lesrooster. Het systeem stuurt klanten geen e-mail over de verplaatsing — breng uw klanten zelf even op de hoogte.
Veelgestelde vragen
Kan één les passen uit meerdere categorieën aanbieden?
Ja. Een les kan een willekeurig aantal passen in de prijsopties hebben — bijvoorbeeld zowel een universele pas als de eigen pas van de docent. Klanten betalen met de pas die zij hebben.
Kan ik meerdere varianten binnen één categorie aanbieden?
Ja — net als voorheen kan een categorie meerdere varianten bevatten, zoals 5, 10 of 20 toegangen, elk met een eigen prijs en geldigheid.
Wat gebeurt er met passen die klanten al hebben gekocht als ik een categorie archiveer of verwijder?
Er gebeurt niets vanzelf — de toegangen blijven op de accounts van klanten staan. Bij het archiveren of verwijderen kunt u ze wel in één keer naar een andere categorie verplaatsen, zodat klanten ze kunnen besteden waar u nog boekingen aanneemt — zie de sectie Een categorie archiveren, toegangen verplaatsen en verwijderen.
Horen klanten dat hun toegangen zijn verplaatst?
Het systeem stuurt geen e-mail over de verplaatsing — de klant ziet de wijziging bij zijn of haar passen (de toegangen staan nu in de nieuwe categorie) en in de historie van het account. Laat klanten de wijziging in uw aanbod zelf weten, bijvoorbeeld met een bericht aan iedereen.
Heeft tegoed ook categorieën?
Nee. Tegoed werkt als één gedeeld saldo dat klanten binnen uw hele aanbod besteden — dat is juist de kracht ervan. Wilt u onderdelen van uw aanbod gescheiden houden, gebruik dan pascategorieën; geeft u de voorkeur aan één flexibel saldo, kies dan voor het Tegoedsysteem.
Ik heb het Standard-abonnement of Expert 2024 en wil een andere categorie — wat zijn mijn opties?
U kunt uw actieve categorie archiveren en een nieuwe aanmaken — de toegangen van klanten verplaatst u daarna met de actie Toegangen van klanten verplaatsen naar de nieuwe categorie — of u stapt over naar het huidige Expert- of Ultimate-abonnement en gebruikt meerdere categorieën naast elkaar.
Hoe weten klanten voor welke lessen een pas geldig is?
De pas wordt alleen als betaaloptie aangeboden bij de lessen waar u die als prijsoptie hebt toegevoegd, zodat klanten die niet op de verkeerde plek kunnen gebruiken. Een duidelijke categorienaam en beschrijving (bijvoorbeeld „Alleen geldig voor reformer-lessen”) helpt hen ook om bij de aankoop de juiste pas te kiezen.
Gerelateerde artikelen