Odrobienie to rekompensata za jedno opuszczone spotkanie: klient wykorzystuje je do rezerwacji innych zajęć lub innego spotkania cyklu zajęć. Klienci zdobywają odrobienia automatycznie tylko wtedy, gdy odwołają udział w spotkaniu cyklu zajęć, który zarezerwowali w całości. Pojedyncze zajęcia, wydarzenia i wizyty indywidualne nigdy nie dają odrobień automatycznie. Odrobienie możesz też ręcznie dodać dowolnemu klientowi.
Aby odwołać udział, klient otwiera na swoim koncie sekcję Moje cykle zajęć, klika Odwołaj obok spotkania i potwierdza przyciskiem Odwołaj udział (albo używa ikony kosza w sekcji Moje rezerwacje). Działa to tylko w przypadku opłaconego spotkania, które jeszcze się nie zaczęło. Klient dostaje odrobienie tylko wtedy, gdy odwoła udział w terminie ustawionym w polu Termin odwołania udziału w ustawieniach odrabiania zajęć, cykl zajęć pozwala na odrobienia, a klient nie wyczerpał limitu odrobień w tym cyklu.
Odrobienia to nie lista oczekujących (kolejka na pełne zajęcia). Ich Termin odwołania udziału to też co innego niż termin anulowania i opłaty za anulowanie pojedynczych zajęć, które ustawiasz na karcie Spotkania (pojedyncze zajęcia i wizyty indywidualne).
Jak klienci zdobywają odrobienia?
Odwołanie udziału w spotkaniu cyklu zajęć: Klient, który zarezerwował cały cykl zajęć, otrzymuje jedno odrobienie, gdy odpowiednio wcześnie odwoła udział w opłaconym spotkaniu, cykl pozwala na odrobienia, a klient nie wyczerpał limitu odrobień w tym cyklu. Ustawisz to w Ustawienia > Rezerwacje i zasady > Anulowanie rezerwacji > Cykle zajęć, w sekcji Odrabianie zajęć. „Odpowiednio wcześnie” oznacza: w terminie ustawionym w polu Termin odwołania udziału na karcie Kiedy klient otrzymuje odrobienie. Ten termin obowiązuje we wszystkich cyklach zajęć z odrobieniami. Opcja Zezwól na otrzymywanie odrobień w nowych cyklach to tylko wartość domyślna dla nowo tworzonych cykli; każdy cykl zajęć ma własną opcję Zezwól na otrzymywanie odrobień w swojej sekcji Odrobienia. Konfigurację krok po kroku znajdziesz w artykule „Cykle zajęć i wydarzenia: odrobienia i ustawienia anulowania przez klienta”.
Ręczne dodanie odrobienia: Możesz ręcznie dodać odrobienie dla konkretnego klienta w widoku Szczegóły klienta, w sekcji Odrobienia, jako formę rekompensaty. Może to obejmować sytuacje takie jak anulowanie jednorazowych zajęć z Twojej strony lub rozliczenie zobowiązań, gdy klient wcześniej wpłacił pieniądze na Twoje konto bankowe, ale później anulował rezerwację. Gdy anulujesz klientowi rezerwację cyklu zajęć z poziomu administracji, możesz też wybrać Anuluj rezerwację i przyznaj 1 odrobienie.
Za jakie zajęcia można zapłacić odrobieniem?
Klient może wykorzystać odrobienie tylko na zajęciach i spotkaniach cyklu zajęć, na których na to pozwolisz. Decydujesz o tym przy każdych zajęciach lub cyklu zajęć:
Zajęcia: opcja Zezwól na płatność odrobieniem w sekcji Zaawansowane ustawienia rezerwacji jest w nowych zajęciach domyślnie włączona. Istniejące zajęcia zachowują swoje dotychczasowe ustawienie. Jeśli nie chcesz, aby za dane zajęcia można było zapłacić odrobieniem, wyłącz tę opcję podczas tworzenia lub edycji zajęć.
Cykl zajęć: podczas tworzenia lub edycji cyklu zajęć otwórz sekcję Odrobienia i włącz Zezwól na płatność odrobieniem za pojedyncze spotkania. Nowy cykl zajęć ma tu wartość domyślną z opcji Zezwól na płatność odrobieniem za pojedyncze spotkania w cyklu (w Ustawienia > Rezerwacje i zasady > Anulowanie rezerwacji > Cykle zajęć, w sekcji Pozostałe domyślne opcje nowych cykli). Cykl zajęć musi mieć do tego opcję cenową Cena za spotkanie.
Ta opcja nie jest dostępna przy zajęciach ukrytych w publicznym grafiku ani przy zajęciach, których klienci nie mogą sami rezerwować.
Opcję Zezwól na płatność odrobieniem wyłącz przy danych zajęciach na przykład wtedy, gdy cena za Twoje regularne zajęcia wynosi około 30 zł za termin, ale w grafiku masz również specjalistyczne zajęcia z wyższą ceną (np. 100 zł za termin). Raczej nie chcesz, żeby odrobienie uzyskane z tańszego terminu zostało wykorzystane na droższe zajęcia.
Jak klient rezerwuje zajęcia za pomocą odrobienia?
Aby skorzystać z odrobienia, klient musi mieć utworzone konto w Zenamu (e-mail i hasło). Po zalogowaniu się do systemu może zapłacić odrobieniem za zajęcia, które pozwalają na płatność odrobieniami.
Klient klika Zarezerwuj i wybiera Zarezerwuj w ramach odrobienia.
2. Aby stosować odrobienie za poszczególne spotkania w cyklu, konieczne jest, aby wśród opcji cenowych za dany cykl zajęć była również opcja Cena za spotkanie. Jeśli nie ma opcji Cena za spotkanie, oznacza to, że ustawiona jest opcja płatności tylko za cały cykl zajęć (czyli za całość składającą się z kilku kolejnych terminów) i klienci nie mają możliwości skorzystania z odrobienia za pojedyncze spotkanie.
Jak długo odrobienie jest ważne?
Ważność odrobień z cykli zajęć ustawiasz w Ustawienia > Rezerwacje i zasady > Anulowanie rezerwacji > Cykle zajęć, na karcie Jak długo odrobienie jest ważne. W polu Sposób ustalania ważności masz dwie opcje:
Przez ustaloną liczbę dni (domyślnie 30 dni): liczbę wpisujesz w polu Liczba dni. Dni liczą się od daty spotkania, w którym klient odwołał udział, a nie od dnia odwołania.
Do końca cyklu zajęć: odrobienie jest ważne do ostatniego spotkania cyklu i dodatkowo przez liczbę dni wpisaną w polu Dodatkowe dni, ale zawsze przez co najmniej 5 dni od dnia, w którym klient odwołał udział.
Przykład: Ważność odrobień jest ustawiona na 14 dni. Klient 1 maja odwołuje udział w spotkaniu cyklu, które odbywa się 22 maja. Odrobienie jest ważne 14 dni od 22 maja, czyli do 5 czerwca.
Każdy cykl zajęć ma w swojej sekcji Odrobienia opcję Ważność odrobień. Użyj ustawień domyślnych oznacza, że cykl zajęć korzysta z domyślnego okresu ważności określonego w ustawieniach rezerwacji, także wtedy, gdy ten okres później zmienisz. Ustaw dla tego cyklu oznacza, że cykl zajęć ma własną ważność, na którą zmiany ustawień domyślnych nie wpływają. Gdy ręcznie dodajesz odrobienie klientowi w jego szczegółach, jego ważność ustawiasz przy dodawaniu.
Które plany obejmują odrobienia?
Odrobienia włączysz domyślnie dla nowych cykli zajęć opcją Zezwól na otrzymywanie odrobień w nowych cyklach w Ustawienia > Rezerwacje i zasady > Anulowanie rezerwacji > Cykle zajęć, a dla poszczególnych cykli zajęć opcją Zezwól na otrzymywanie odrobień w ich sekcji Odrobienia. Żadne z tych dwóch ustawień nie jest ograniczone planem. Pole Maksymalna liczba odrobień w cyklu zajęć, pole Maks. liczba odrobień na klienta w ustawieniach rezerwacji i opcja Ustaw dla tego cyklu przy ważności odrobień są dostępne w planach Expert i Ultimate oraz w okresie próbnym. W pozostałych planach te ustawienia są nieaktywne. Cykl zajęć, który ma już własną ważność (na przykład z czasu, gdy obowiązywał wyższy plan), pokazuje ją tylko do odczytu i możesz go przełączyć na Użyj ustawień domyślnych.