Zastępstwo to rekompensata za jedno opuszczone spotkanie: klient wykorzystuje je do rezerwacji innych zajęć lub innego spotkania cyklu zajęć. Klienci zdobywają zastępstwa automatycznie tylko wtedy, gdy usprawiedliwią nieobecność na spotkaniu cyklu zajęć, który zarezerwowali w całości. Pojedyncze zajęcia, wydarzenia i wizyty indywidualne nigdy nie dają zastępstw automatycznie. Zastępstwo możesz też ręcznie dodać dowolnemu klientowi.
Zastępstwa to nie lista oczekujących (kolejka na pełne zajęcia). Nie są też terminem anulowania ani opłatami za anulowanie, które dotyczą pojedynczych zajęć.
Jak klienci zdobywają zastępstwa?
Usprawiedliwienie nieobecności na spotkaniu cyklu zajęć: Klient, który zarezerwował cały cykl zajęć, otrzymuje jedno zastępstwo, gdy odpowiednio wcześnie usprawiedliwi nieobecność na opłaconym spotkaniu, a cykl pozwala na zastępstwa. Ustawisz to w Ustawienia > Rezerwacje i zasady > Anulowanie rezerwacji > Cykle zajęć za pomocą opcji Zezwól na zdobywanie zastępstw i czasu, który określa prawo do zastępstwa. Konfigurację krok po kroku znajdziesz w artykule „Cykle zajęć i wydarzenia: zastępstwa i ustawienia anulowania przez klienta”.
Ręczne dodanie zastępstwa: Możesz ręcznie dodać zastępstwo dla konkretnego klienta w szczegółach klienta, w sekcji Zastępstwa, jako formę rekompensaty. Może to obejmować sytuacje takie jak anulowanie jednorazowych zajęć z Twojej strony lub rozliczenie zobowiązań, gdy klient wcześniej wpłacił pieniądze na Twoje konto bankowe, ale później anulował rezerwację. Gdy anulujesz klientowi rezerwację cyklu zajęć z poziomu administracji, możesz też wybrać Anuluj rezerwację i przyznaj 1 zastępstwo.
Za jakie zajęcia można zapłacić zastępstwem?
Klient może wykorzystać zastępstwo tylko na zajęciach i spotkaniach cyklu zajęć, na których na to pozwolisz. Ta opcja jest domyślnie wyłączona, więc decydujesz o tym przy każdych zajęciach lub cyklu zajęć:
Zajęcia: podczas tworzenia lub edycji zajęć otwórz Zaawansowane ustawienia rezerwacji i włącz Zezwól na płatność zastępstwami.
Cykl zajęć: podczas tworzenia lub edycji cyklu zajęć otwórz sekcję Zastępstwa i włącz Spotkanie – zezwól na płatność zastępstwem. Cykl zajęć musi mieć do tego opcję cenową Cena za spotkanie.
Ta opcja nie jest dostępna przy zajęciach ukrytych w publicznym grafiku ani przy zajęciach, których klienci nie mogą sami rezerwować.
To ustawienie jest przydatne w przypadkach, gdy cena za Twoje regularne zajęcia wynosi na przykład około 30 zł za termin, ale w grafiku masz również specjalistyczne zajęcia z wyższą ceną (np. 100 zł za termin). W takim przypadku, jeśli nie chcesz, aby zastępstwa uzyskane z tańszego terminu były wykorzystywane na droższe zajęcia, możesz to skonfigurować w ustawieniach.
Jak klient rezerwuje zajęcia za pomocą zastępstwa?
Aby skorzystać z zastępstwa, klient musi mieć utworzone konto w Zenamu (e-mail i hasło). Po zalogowaniu się do systemu może zapłacić zastępstwem za zajęcia, które pozwalają na płatność zastępstwami.
Klient klika Zarezerwuj i wybiera Zarezerwuj za pomocą zastępstwa.
2. Aby stosować zastępstwo za poszczególne spotkania w cyklu, konieczne jest, aby wśród opcji cenowych za dany cykl zajęć była również opcja Cena za spotkanie. Jeśli nie ma opcji Cena za spotkanie, oznacza to, że ustawiona jest opcja płatności tylko za cały cykl zajęć (czyli za całość składającą się z kilku kolejnych terminów) i klienci nie mają możliwości skorzystania z zastępstwa za pojedyncze spotkanie.
Jak długo zastępstwo jest ważne?
Ważność zastępstw z cykli zajęć ustawiasz w Ustawienia > Rezerwacje i zasady > Anulowanie rezerwacji > Cykle zajęć, w polu Domyślna ważność zastępstw dla cykli. Masz dwie opcje:
Przez ustaloną liczbę dni (domyślnie 30 dni): dni liczą się od daty opuszczonego spotkania, a nie od dnia, w którym klient usprawiedliwił nieobecność.
Do końca cyklu zajęć: zastępstwo jest ważne do ostatniego spotkania cyklu i dodatkowo przez liczbę dni wpisaną w polu Okres karencji po zakończeniu cyklu (dni).
Przykład: Ważność zastępstw jest ustawiona na 14 dni. Klient 1 maja usprawiedliwia nieobecność na spotkaniu cyklu, które odbywa się 22 maja. Zastępstwo jest ważne 14 dni od 22 maja, czyli do 5 czerwca.
Ustawienie studia jest wartością domyślną dla nowo tworzonych cykli zajęć. Każdy cykl zajęć może mieć własną Ważność zastępstw dla tego cyklu zajęć w sekcji Zastępstwa. Gdy ręcznie dodajesz zastępstwo klientowi w jego szczegółach, jego ważność ustawiasz przy dodawaniu.
Które plany obejmują zastępstwa?
Ustawienia zastępstw dla całego studia w Ustawienia > Rezerwacje i zasady > Anulowanie rezerwacji > Cykle zajęć nie mają ograniczeń planu. Ustawienia w sekcji Zastępstwa konkretnego cyklu zajęć (Możliwość otrzymania zastępstwa, Maksymalna liczba zastępstw i Ważność zastępstw dla tego cyklu zajęć) są dostępne w planach Expert i Ultimate oraz w okresie próbnym. W pozostałych planach te ustawienia cyklu są nieaktywne.