Ten artykuł opisuje zasady anulowania przez klienta dla cykli zajęć (zastępstwa za opuszczone spotkanie i anulowanie całego cyklu zajęć) oraz dla wydarzeń i warsztatów. Pojedyncze zajęcia i wizyty indywidualne podlegają innym zasadom: terminowi anulowania i opłatom za anulowanie. Zobacz „Termin anulowania i opłaty za anulowanie rezerwacji zajęć i wizyt indywidualnych”.
Jak skonfigurować zastępstwa dla cykli zajęć?
Przejdź do Ustawienia > Rezerwacje i zasady > Anulowanie rezerwacji i wybierz Cykle zajęć.
W sekcji Zastępstwa włącz Zezwól na zdobywanie zastępstw.
Uzupełnij pole Prawo do zastępstwa: na ile przed rozpoczęciem spotkania klient musi usprawiedliwić nieobecność, aby otrzymać zastępstwo? Wartość 0 oznacza, że klient otrzyma zastępstwo, jeśli usprawiedliwi nieobecność w dowolnym momencie przed rozpoczęciem spotkania. Po tym czasie klient nadal może usprawiedliwić nieobecność, ale nie dostanie zastępstwa.
Wybierz Domyślna ważność zastępstw dla cykli: Przez ustaloną liczbę dni (liczonych od daty opuszczonego spotkania) albo Do końca cyklu zajęć (z opcjonalnym polem Okres karencji po zakończeniu cyklu (dni)).
Zastępstwa dotyczą tylko spotkań cyklu zajęć, który klient zarezerwował w całości. Jeśli klient zarezerwował pojedyncze spotkanie cyklu z opcją cenową Cena za spotkanie, taka rezerwacja podlega terminowi anulowania i opłatom za anulowanie jak pojedyncze zajęcia i nie daje zastępstwa. Gdy klient usprawiedliwia nieobecność na spotkaniu cyklu, nie dostaje zwrotu pieniędzy. Rekompensatą jest zastępstwo.
Dlaczego mój istniejący cykl zajęć nie daje zastępstw po zmianie ustawienia?
Zezwól na zdobywanie zastępstw i Domyślna ważność zastępstw dla cykli to wartości domyślne dla nowo tworzonych cykli zajęć. Cykl, który już masz, zachowuje własne ustawienia. Aby je zmienić, edytuj cykl zajęć i otwórz jego sekcję Zastępstwa: Możliwość otrzymania zastępstwa, Maksymalna liczba zastępstw i Ważność zastępstw dla tego cyklu zajęć.
Te ustawienia cyklu zajęć są dostępne w planach Expert i Ultimate oraz w okresie próbnym. W pozostałych planach są nieaktywne, więc każdy cykl zachowuje ustawienie, które dostał przy tworzeniu.
Jak klient usprawiedliwia nieobecność na spotkaniu cyklu zajęć i wykorzystuje zastępstwo?
Klient musi mieć konto w systemie rezerwacji
Żeby klienci mogli korzystać z zastępstw, muszą mieć konto w systemie rezerwacji. Bez konta system nie będzie w stanie obsługiwać zastępstw ani pokazywać ich salda i terminów ważności.
Klient loguje się na swoje konto i albo otwiera Moje cykle zajęć i klika Usprawiedliw się przy danym spotkaniu, albo klika ikonę kosza przy spotkaniu w sekcji Moje rezerwacje. Klient robi to ze swojego konta, a nie ze strony cyklu zajęć w Twoim publicznym grafiku.
Po potwierdzeniu na stronie głównej pojawi się informacja, że klient ma prawo do zastępstwa. Klient otrzyma też e-mail z powiadomieniem.
Klient może następnie wykorzystać zastępstwo na zajęciach lub spotkaniu cyklu zajęć, które pozwalają na płatność zastępstwami: klika Zarezerwuj i wybiera Zarezerwuj za pomocą zastępstwa. Płatność zastępstwami jest przy każdych zajęciach domyślnie wyłączona. Włączysz ją opcją Zezwól na płatność zastępstwami w sekcji Zaawansowane ustawienia rezerwacji zajęć albo opcją Spotkanie – zezwól na płatność zastępstwem w sekcji Zastępstwa cyklu zajęć. Więcej w artykule „Zastępstwa: zdobywanie, wykorzystanie i ważność”.
Warunki anulowania dla wydarzeń i warsztatów
Klienci mogą sami anulować rezerwację wydarzenia, o ile im na to pozwolisz. Przejdź do Ustawienia > Rezerwacje i zasady > Anulowanie rezerwacji, wybierz Wydarzenia / Warsztaty i włącz „Zezwól na samodzielne anulowanie”. Następnie uzupełnij „Termin anulowania: na ile przed rozpoczęciem?” — wartość 0 oznacza, że klient może anulować w dowolnym momencie aż do rozpoczęcia wydarzenia. Termin podasz w minutach, godzinach, dniach lub tygodniach.
To, co tu ustawisz, staje się wartością domyślną dla wydarzeń tworzonych od tej pory, a przy każdym wydarzeniu możesz to zmienić w jego własnych ustawieniach. Jedno wydarzenie z ostrzejszym terminem nie zmusza Cię więc do zmiany zasady dla wszystkich pozostałych.
Wydarzenia nie mają procentowych opłat za anulowanie. Jeśli klient anuluje rezerwację przed upływem tego terminu, dostaje zwrot wszystkiego. Gdy samodzielne anulowanie jest wyłączone, klient zobaczy komunikat z prośbą o kontakt ze studiem. Po upływie terminu rezerwacji opłaconej kartą lub przez PayPal nie da się anulować online, a klient zobaczy prośbę o kontakt ze studiem. Rezerwację opłaconą kredytami, wejściówkami, członkostwem lub zastępstwem klient może anulować także po terminie, ale nic nie zostanie zwrócone. Rezerwacje opłacone przelewem lub gotówką zawsze musisz anulować i zwrócić za nie pieniądze samodzielnie.
Rezerwację klienta na wydarzenie zawsze możesz anulować samodzielnie z poziomu szczegółów wydarzenia w panelu administracyjnym. Przy anulowaniu system zapyta, jak obsłużyć zwrot (zwrot kredytów, zwrot wejściówek, oznaczenie jako nieopłacone itp.).
Anulowanie całego cyklu zajęć przez klienta
Usprawiedliwienie nieobecności na jednym spotkaniu cyklu to jedno, a anulowanie zapisu na cały cykl to zupełnie inna sprawa — i ma osobne ustawienie. Znajdziesz je w tym samym miejscu: Ustawienia > Rezerwacje i zasady > Anulowanie rezerwacji, w sekcji Cykle zajęć. Włącz „Zezwól na anulowanie całego cyklu zajęć” i uzupełnij „Termin anulowania cyklu: na ile przed rozpoczęciem cyklu?”. Wartość 0 oznacza, że klient może anulować cały cykl w dowolnym momencie do jego rozpoczęcia. Każdy cykl zajęć ma też własną kopię tego ustawienia w formularzu cyklu.
Klient, który anuluje cały cykl zajęć przed upływem tego terminu, dostaje zwrot całej kwoty. Gdy to ustawienie jest wyłączone albo termin już minął, klient musi ustalić anulowanie bezpośrednio z Tobą. Jeśli cykl zajęć został opłacony przelewem lub gotówką, anulowanie i zwrot pieniędzy zawsze przeprowadzasz Ty.
Cykle zajęć również nie mają procentowych opłat za anulowanie. Nieobecność na pojedynczym spotkaniu obsłużysz przez zastępstwa, jak opisano wyżej.