Ten artykuł opisuje dwie zasady, które obowiązują, gdy klient sam anuluje rezerwację pojedynczych zajęć lub wizyty indywidualnej: Termin anulowania (do kiedy klient może anulować rezerwację) oraz Opłaty za anulowanie pojedynczych spotkań (procent ceny, który zatrzymujesz, gdy klient anuluje za późno). Nie znajdziesz tu automatycznego odwoływania słabo obłożonych zajęć (zobacz „Automatyczne odwoływanie przy niskim obłożeniu”), zasad anulowania cykli zajęć i wydarzeń (zobacz „Cykle zajęć i wydarzenia: zastępstwa i ustawienia anulowania przez klienta”) ani metod płatności za wizyty indywidualne (zobacz „Wizyty indywidualne (sesje 1:1): metody płatności i zasady anulowania”).
Te zasady możesz też znać jako okno anulowania, politykę anulowania, warunki anulowania, opłatę za późne anulowanie albo limit anulowań w ostatniej chwili.
Gdzie znaleźć ustawienia anulowania
Przejdź do sekcji Ustawienia (ikona zębatki w lewym bocznym menu).
W górnym panelu z opcjami wybierz Rezerwacje i zasady.
Otwórz zakładkę Anulowanie rezerwacji.
W sekcji Dla jakiego typu rezerwacji ustawiasz zasady? wybierz kartę Spotkania. Pod nią znajdziesz Opłaty za anulowanie pojedynczych spotkań i Termin anulowania.
Do kiedy klient może sam anulować rezerwację? (termin anulowania)
Termin anulowania to najpóźniejszy moment przed rozpoczęciem zajęć lub wizyty, w którym klient może jeszcze sam anulować swoją rezerwację. To jedno ustawienie dla całego studia. Obejmuje pojedyncze zajęcia, spotkania cyklu zajęć rezerwowane pojedynczo oraz wizyty indywidualne. Nie ustawisz innego terminu anulowania dla jednych zajęć ani dla jednej usługi.
Jak ustawić termin anulowania:
Przejdź do Ustawienia › Rezerwacje i zasady › zakładka Anulowanie rezerwacji i wybierz kartę Spotkania.
W sekcji Termin anulowania wybierz jedną z opcji:
O każdej porze — klienci mogą anulować rezerwację aż do rozpoczęcia zajęć.
Lub ustaw konkretny termin — wpisz liczbę w polu Ile czasu przed rozpoczęciem zajęć? Termin podajesz w pełnych godzinach, minimum 1.
Kliknij Zapisz na dole strony.
Przykład: jeśli klienci mają móc anulować rezerwację do 12 godzin przed zajęciami, wybierz Lub ustaw konkretny termin i wpisz 12. Dla 2 dni wpisz 48.
Co się dzieje po upływie terminu anulowania?
Klient z opłaconą rezerwacją zajęć nadal może ją anulować i zwolnić miejsce, ale nie dostanie zwrotu.
Nieopłaconej rezerwacji zajęć nie da się anulować online. Klient zobaczy prośbę o kontakt ze studiem.
Wizyty indywidualnej nie da się anulować online po upływie terminu anulowania. Klient zobaczy prośbę o kontakt ze studiem.
Gdy minie termin anulowania, przy pełnych zajęciach znika możliwość zapisania się na listę oczekujących.
Termin anulowania ogranicza tylko klientów. Ty nadal możesz anulować rezerwację każdego klienta.
Czy termin anulowania to to samo co „Godzin przed rozpoczęciem” przy zajęciach?
Nie. Pole Godzin przed rozpoczęciem w sekcji Zaawansowane ustawienia rezerwacji należy do automatycznego odwoływania przy niskim obłożeniu. Określa, kiedy Zenamu sprawdzi, czy na zajęcia zapisało się wystarczająco dużo osób. Nie zmienia tego, do kiedy klienci mogą sami anulować rezerwację. Zobacz „Automatyczne odwoływanie przy niskim obłożeniu: własne ustawienia dla jednego terminu lub wydarzenia”.
Osobnym ustawieniem jest też Zamknięcie rezerwacji na zakładce Rezerwacje. Blokuje ono nowe rezerwacje, a nie anulowanie.
Jak pobierać opłatę za późne anulowanie (opłaty za anulowanie)
Opłaty za anulowanie to procent zapłaconej ceny, który zatrzymujesz, gdy klient anuluje rezerwację tuż przed rozpoczęciem. Aby dodać opłatę za anulowanie:
Na karcie Spotkania przejdź do sekcji Opłaty za anulowanie pojedynczych spotkań i kliknij + Dodaj.
W oknie Nowa opłata za anulowanie wpisz wartość w polu Jaki procent ceny zajęć? (1–100%).
W polu Ile czasu przed rozpoczęciem zajęć? wpisz liczbę pełnych godzin.
Kliknij Zapisz.
W poniższym przykładzie ustawiamy warunek: Jeśli klient anuluje rezerwację 3 godziny lub mniej przed rozpoczęciem zajęć, z jego zapłaconej kwoty zostanie potrącona opłata za anulowanie w wysokości 25%.
Dodana przez Ciebie opłata za anulowanie pojawi się teraz na liście (patrz poniższy obrazek). Jeśli chcesz dodać kolejne warunki, kliknij ponownie + Dodaj. Możesz np. ustalić, że za anulowanie rezerwacji 2 godziny przed zajęciami pobierana będzie opłata w wysokości 50%. To Ty decydujesz!
Czego dotyczą te zasady (i w jakich jednostkach czasu)
Termin anulowania i opłaty za anulowanie na karcie Spotkania obejmują pojedyncze spotkania: pojedyncze (otwarte) zajęcia, spotkania cyklu zajęć, które klienci rezerwują pojedynczo, oraz rezerwacje usług w ramach wizyt indywidualnych. Obowiązuje jeden wspólny zestaw zasad, więc nie ustawisz osobnych zasad dla usług i osobnych dla zajęć.
Okna czasowe opłat oraz Termin anulowania dla spotkań podajesz tylko w godzinach — dni ani tygodni tu nie ma. Jeśli liczysz w dniach, najpierw przelicz: 1 dzień = 24 godziny, 1 tydzień = 168 godzin.
Cykle zajęć i wydarzenia działają inaczej i nie mają żadnych opłat procentowych. Zobacz „Cykle zajęć i wydarzenia: zastępstwa i ustawienia anulowania przez klienta”.
Rozwiązywanie problemów: nie można zapisać opłat za anulowanie (warunki anulowania)
Jeśli nie możesz zapisać opłat za anulowanie, najczęstszą przyczyną jest konflikt między opłatą za anulowanie a terminem anulowania. System wyświetli następujący błąd:
Jedna z Twoich opłat za anulowanie pokrywa się z terminem anulowania (termin musi być zawsze wcześniejszy). Zmień termin lub usuń kolidującą opłatę.
Jak to naprawić
Sprawdź ustawienie Termin anulowania — określa ono, do kiedy klient może sam anulować rezerwację przed rozpoczęciem zajęć.
Porównaj liczby godzin. Każda opłata za anulowanie musi mieć więcej godzin niż termin anulowania. Przykład: przy terminie anulowania 48 godzin zadziała opłata dla 72 godzin, ale opłata dla 48 lub 24 godzin już nie.
Albo zmień termin anulowania, albo usuń kolidującą opłatę za anulowanie.
Przykład: Jeśli termin anulowania jest ustawiony na 2 godziny przed zajęciami, nie możesz mieć opłaty za anulowanie, która obowiązuje „1 godzinę przed zajęciami” — w tym momencie klient nie może już anulować rezerwacji ze zwrotem pieniędzy.
Jak ustawić „bezpłatnie do X, potem opłata”
Załóżmy, że anulowanie ma być bezpłatne do 72 godzin przed zajęciami, a później ma kosztować 25%. Trzeba obejść jedną zasadę: każde okno opłaty musi leżeć dalej od rozpoczęcia zajęć niż termin anulowania, bo po tym terminie klient nie może już anulować rezerwacji ze zwrotem pieniędzy. Masz dwie możliwości:
Bez terminu anulowania — ustaw Termin anulowania na O każdej porze i dodaj opłatę 25% dla okna 72 godzin. Anulowanie wcześniej niż 72 godziny przed zajęciami jest bezpłatne, później kosztuje 25%, a klient nadal może anulować rezerwację aż do rozpoczęcia zajęć.
Z terminem 48 godzin — wybierz Lub ustaw konkretny termin, wpisz 48 godzin i dodaj tę samą opłatę 25% dla okna 72 godzin. Wcześniej niż 72 godziny przed zajęciami jest bezpłatnie, między 72 a 48 godzinami opłata wynosi 25%, a poniżej 48 godzin klient nie może już anulować rezerwacji ze zwrotem pieniędzy.
Nie da się natomiast połączyć obu wariantów, czyli ustawić „bezpłatnie do 72 godzin, 25% między 72 a 48 godziną i inna opłata poniżej 48 godzin”. Ta ostatnia opłata wypadłaby po terminie anulowania, więc system jej nie zapisze i zobaczysz opisany wyżej błąd.