Zenamu automatycznie wysyła powiadomienia e-mail do klientów, specjalistów i administratorów studia na różnych etapach cyklu życia rezerwacji. W tym artykule znajdziesz przegląd wszystkich typów wiadomości e-mail i kiedy są wysyłane. Artykuł dotyczy tylko wizyt indywidualnych; powiadomienia o zajęciach, cyklach zajęć i wydarzeniach opisuje artykuł Automatyczne powiadomienia e-mailowe.

Wysyłane natychmiast po utworzeniu rezerwacji. Zawiera pełne informacje o wizycie — nazwę usługi, datę i godzinę, imię specjalisty, lokalizację oraz szczegóły płatności. Jeśli włączone jest ręczne zatwierdzanie, e-mail wyraźnie informuje, że rezerwacja oczekuje na zatwierdzenie.

Wysyłane, gdy specjalista lub administrator zatwierdzi oczekującą rezerwację. Klient dowiaduje się, że jego wizyta została potwierdzona, i otrzymuje wszystkie istotne szczegóły.

Jeśli oczekująca rezerwacja zostanie odrzucona, klient otrzymuje e-mail z informacją o odrzuceniu. Jeśli administrator podał powód odrzucenia, jest on wyświetlony w e-mailu. Dołączony jest link do utworzenia nowej rezerwacji.

Automatyczne przypomnienie wysyłane przed nadchodzącą wizytą. Zawiera podsumowanie rezerwacji — usługę, datę, godzinę, specjalistę i lokalizację. Jest wysyłane tylko wtedy, gdy włączona jest opcja Przypomnienie o wizycie dla klienta (zob. „Które e-maile dotyczące wizyt mogę włączyć lub wyłączyć?” poniżej).

Potwierdzenie anulowania rezerwacji, gdy nastąpiło ono w okresie bezpłatnego anulowania.

E-mail o anulowaniu, który dodatkowo zawiera kwotę opłaty za anulowanie i ewentualną zwróconą kwotę.

Jeśli wizyta zostanie anulowana przez studio/specjalistę, klient otrzymuje e-mail z informacją o anulowaniu i opcjonalnym powodem.

Po pomyślnym przetworzeniu płatności klient otrzymuje potwierdzenie ze szczegółami transakcji.

Jeśli klient obserwuje zajęty termin i termin stanie się dostępny (np. inny klient anuluje), otrzymuje powiadomienie z możliwością rezerwacji.

Gdy włączone jest ręczne zatwierdzanie, specjalista otrzymuje e-mail o nowej prośbie o rezerwację ze szczegółami klienta i wizyty. Dołączony jest link do szybkiego zatwierdzenia lub odrzucenia.

Automatyczne dzienne podsumowanie, które przypomina specjaliście o nadchodzących wizytach na dany dzień. Jest wysyłane tylko wtedy, gdy włączona jest opcja Dzienne podsumowanie dla specjalisty.

Gdy włączona jest opcja Nowa rezerwacja, specjalista dostaje e-mail za każdym razem, gdy klient zarezerwuje u niego wizytę. Gdy włączona jest opcja Kopia do „Administratora”, e-mail dostają też użytkownicy z rolą Administrator.

Jeśli klient anuluje rezerwację, specjalista dostaje e-mail ze szczegółami anulowania, o ile włączona jest opcja Anulowanie rezerwacji. Gdy włączona jest opcja Kopia do „Administratora”, e-mail dostają też użytkownicy z rolą Administrator.

Z panelu administracyjnego możesz wysłać klientowi własną wiadomość e-mail związaną z jego rezerwacją.

Przejdź do Ustawienia › Powiadomienia. Wizyt indywidualnych dotyczą te przełączniki:

Zmiana przełącznika działa od razu. Pozostałe automatyczne e-maile z tego artykułu, np. potwierdzenie rezerwacji, zatwierdzenie, odrzucenie, anulowanie i e-maile o płatnościach do klientów, są wysyłane zawsze i nie można ich wyłączyć. Konfiguracja powiadomień odbywa się na poziomie studia i dotyczy wszystkich usług.

W ostatnim artykule przyjrzymy się, jak cały proces rezerwacji wygląda z perspektywy klienta — „Publiczna strona rezerwacji”.