Ten artykuł dotyczy rezerwacji wizyt indywidualnych (usług 1:1) w Wizyty indywidualne › Rezerwacje: ich statusów, ręcznego zatwierdzania rezerwacji, nieobecności i anulowania rezerwacji. Nie dotyczy zajęć grupowych, cykli zajęć ani wydarzeń — ich uczestnikami zarządzasz w szczegółach zajęć, cyklu zajęć lub wydarzenia.
Ręczne zatwierdzanie rezerwacji istnieje tylko w wizytach indywidualnych i włączasz je osobno dla każdego specjalisty. Zajęcia grupowe, cykle zajęć i wydarzenia nie mają etapu zatwierdzania: klient, który zarezerwuje wolne miejsce, dostaje je od razu. Jeśli chcesz samodzielnie decydować, kto dostanie miejsce na zajęciach grupowych, przeczytaj poniżej sekcję Czy mogę zatwierdzać rezerwacje na zajęcia grupowe?
Przegląd rezerwacji
Wszystkie rezerwacje wizyt znajdziesz w lewym menu w Wizyty indywidualne › Rezerwacje. Strona pokazuje następujące liczby:
Dziś — Wizyty zaplanowane na dzisiaj.
Nadchodzące — Przyszłe rezerwacje, które nie zostały anulowane.
Oczekujące na zatwierdzenie — Rezerwacje ze statusem Oczekująca, które czekają na Twoją decyzję (tylko przy włączonym ręcznym zatwierdzaniu rezerwacji).
W tym miesiącu — Wizyty w bieżącym miesiącu.
Poniżej możesz przełączać się między widokami Tabela i Kalendarz oraz samodzielnie utworzyć rezerwację przyciskiem Dodaj rezerwację.
Statusy rezerwacji
Każda rezerwacja wizyty ma jeden z następujących statusów:
Oczekująca
Rezerwacja została utworzona, ale czeka na zatwierdzenie. Ten status pojawia się tylko wtedy, gdy specjalista ma włączone Ręczne zatwierdzanie rezerwacji (patrz poniżej). Klient dostaje informację, że rezerwacja czeka na potwierdzenie przez specjalistę.
Potwierdzona
Rezerwacja jest ważna i wizyta jest zaplanowana. Jeśli ręczne zatwierdzanie rezerwacji jest wyłączone, rezerwacje są tworzone bezpośrednio z tym statusem. Rezerwacje, które tworzysz samodzielnie przyciskiem Dodaj rezerwację, są zawsze potwierdzone.
Zakończona
Godzina rozpoczęcia wizyty już minęła, a rezerwacja nie została anulowana ani oznaczona jako nieobecność.
Anulowana
Rezerwacja została anulowana — przez klienta, przez Twoje studio albo automatycznie przez Zenamu (np. oczekująca rezerwacja, której nikt nie zatwierdził przed rozpoczęciem wizyty).
Nieobecność
Klient nie przyszedł na wizytę i nie zapłacił. Ten status ustawiasz samodzielnie po rozpoczęciu wizyty (patrz Oznaczanie nieobecności).
Ręczne zatwierdzanie rezerwacji
Jeśli chcesz potwierdzać każdą wizytę, zanim stanie się ostateczna, włącz specjaliście Ręczne zatwierdzanie rezerwacji. Nowe rezerwacje u tego specjalisty będą wtedy tworzone jako oczekujące, a nie potwierdzone.
Jak włączyć ręczne zatwierdzanie rezerwacji?
Przejdź do Wizyty indywidualne › Specjaliści.
Na karcie specjalisty kliknij Usługi (w przypadku nowego specjalisty kliknij Dodaj specjalistę).
Włącz przełącznik Ręczne zatwierdzanie rezerwacji.
Kliknij Zapisz. Ustawienie obowiązuje dla wszystkich usług tego specjalisty.
Jak działa zatwierdzanie
Klient rezerwuje wizytę → status to Oczekująca. Termin jest już zarezerwowany, więc nikt inny nie może go zająć.
Specjalista otrzymuje e-mail o nowej prośbie.
W Wizyty indywidualne › Rezerwacje otwórz rezerwację (Zobacz szczegóły) i wybierz:
Zatwierdź — Rezerwacja zostaje potwierdzona, a klient otrzymuje e-mail z potwierdzeniem.
Odrzuć prośbę — Rezerwacja zostaje anulowana, a klient dostaje powiadomienie e-mailem. Możesz wpisać Powód odrzucenia (opcjonalnie). Klient otrzymuje pełny zwrot płatności.
Jeśli oczekująca rezerwacja nie zostanie zatwierdzona przed rozpoczęciem wizyty, Zenamu automatycznie ją anuluje i zwraca klientowi pełną kwotę.
Użytkownicy z uprawnieniami Menedżer lub Administrator mogą zatwierdzać i odrzucać wszystkie rezerwacje, a specjalista — swoje własne rezerwacje. Więcej w artykule „Wizyty indywidualne: rezerwacje oczekujące — zatwierdzenie, odrzucenie i automatyczne anulowanie”.
Kiedy klient płaci, gdy ręczne zatwierdzanie jest włączone?
Ręczne zatwierdzanie nie opóźnia płatności. Klient płaci w momencie rezerwacji, tak samo jak bez zatwierdzania — np. pobierana jest płatność kartą lub przez PayPal albo odejmowane są kredyty lub wejściówki. Przy płatności klient widzi informację, że otrzyma pełny zwrot, jeśli specjalista nie potwierdzi rezerwacji przed rozpoczęciem wizyty.
Jeśli odrzucisz prośbę albo rezerwacja zostanie anulowana automatycznie, płatności kartą i przez PayPal są zwracane automatycznie, a kredyty lub wejściówki wracają na saldo klienta. Płatność przelewem bankowym musisz zwrócić samodzielnie.
Czy mogę zatwierdzać rezerwacje na zajęcia grupowe?
Nie. Zajęcia grupowe, cykle zajęć i wydarzenia nie mają ręcznego zatwierdzania — ta opcja istnieje tylko w wizytach indywidualnych. Jeśli chcesz wybierać, kto dostanie miejsce na zajęciach grupowych, skorzystaj z jednej z tych możliwości:
Zajęcia widoczne, ale zapisy prowadzisz samodzielnie: w formularzu zajęć otwórz Zaawansowane ustawienia rezerwacji i zaznacz Nie pozwalaj klientom rezerwować tych zajęć. Zajęcia zostają w Twoim publicznym grafiku, ale nikt nie zarezerwuje ich online. W opisie napisz klientom, jak poprosić o miejsce (e-mail, telefon), a przyjętych klientów dodaj przyciskiem Dodaj uczestnika w szczegółach zajęć.
Zajęcia całkowicie ukryte: w sekcji Zaawansowane ustawienia rezerwacji zaznacz Zajęcia nie są publicznie widoczne. Zajęcia nie pojawią się w publicznym grafiku, a klientów możesz dodawać tylko Ty, przyciskiem Dodaj uczestnika.
W cyklach zajęć te same opcje nazywają się Nie pozwalaj klientom rezerwować tych zajęć i Cykl zajęć nie jest publicznie widoczny.
Oznaczanie nieobecności
Przycisk Nieobecność pojawia się w szczegółach rezerwacji tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie te warunki:
Rezerwacja ma status Potwierdzona.
Godzina rozpoczęcia wizyty już minęła.
Rezerwacja nie została jeszcze opłacona — jej płatność ma nadal status Oczekuje na zapłatę (np. klient miał zapłacić na miejscu).
Po potwierdzeniu rezerwacja dostaje status Nieobecność, a jej płatność zostaje oznaczona jako Nie zapłacono. Klient jest wtedy wyróżniony jako klient z nieopłaconymi zamówieniami, co pomaga identyfikować nierzetelnych klientów. Rezerwacji opłaconej z góry nie można oznaczyć jako nieobecności; ma ona status Zakończona. Więcej w artykule „Nieusprawiedliwione nieobecności”.
Anulowanie rezerwacji z panelu administracyjnego
Potwierdzoną rezerwację możesz anulować w każdej chwili, nawet gdy klient nie może już anulować jej online. Otwórz rezerwację i kliknij Anuluj rezerwację (w tabeli wybierz Anuluj w menu akcji). Przy oczekującej rezerwacji zamiast tego przycisku jest Odrzuć prośbę. W oknie anulowania:
Zenamu pokazuje, czy według Twoich zasad anulowania obowiązuje opłata za anulowanie. Jeśli dostępnych jest kilka opcji, wybierz sposób anulowania, np. z pełnym zwrotem.
W polu Notatka możesz wpisać powód anulowania.
Jeśli wpiszesz wiadomość w polu Wiadomość e-mail dla klienta, klient otrzyma ją e-mailem. W zależności od ustawień powiadomień SMS możesz też zobaczyć pole na wiadomość SMS.
Rezerwacje w kalendarzu
Wizyty pojawiają się też w sekcji Grafik zajęć obok Twoich zajęć grupowych. W Wizyty indywidualne › Rezerwacje możesz przełączać się między widokami Tabela i Kalendarz.
Więcej o ustawieniach płatności i zasadach anulowania w artykule „Wizyty indywidualne (sesje 1:1): metody płatności i zasady anulowania”.