Ten artykuł dotyczy oczekujących rezerwacji wizyt indywidualnych: co się dzieje, gdy włączone jest Ręczne zatwierdzanie rezerwacji, jak zatwierdzić lub odrzucić prośbę i kiedy Zenamu automatycznie anuluje niezatwierdzoną rezerwację. Ręczne zatwierdzanie rezerwacji istnieje tylko w wizytach indywidualnych (usługach 1:1) i włączasz je osobno dla każdego specjalisty. Rezerwacji na zajęcia grupowe, cykle zajęć i wydarzenia nie da się wstrzymać do zatwierdzenia — co zamiast tego zrobić, przeczytasz w sekcji Czy mogę zatwierdzać rezerwacje na zajęcia grupowe lub cykl zajęć?
Czym jest oczekująca rezerwacja?
Oczekująca rezerwacja to rezerwacja wizyty, która czeka na zatwierdzenie przez Twoje studio lub specjalistę. Dopóki nie zostanie zatwierdzona, klient nie ma potwierdzonej wizyty. Klient widzi, że rezerwacja czeka na potwierdzenie i że o zmianie poinformujemy go e-mailem. Termin jest już zarezerwowany, więc żaden inny klient nie może go zająć.
Jak włączyć ręczne zatwierdzanie rezerwacji?
Przejdź do Wizyty indywidualne › Specjaliści.
Na karcie specjalisty kliknij Usługi (w przypadku nowego specjalisty kliknij Dodaj specjalistę).
Włącz przełącznik Ręczne zatwierdzanie rezerwacji.
Kliknij Zapisz. Od tej chwili nowe rezerwacje wszystkich usług tego specjalisty będą tworzone jako oczekujące.
Jak zatwierdzić lub odrzucić oczekującą rezerwację?
Przejdź do Wizyty indywidualne › Rezerwacje. Liczba przy Oczekujące na zatwierdzenie pokazuje, ile rezerwacji czeka na decyzję; mają one status Oczekująca.
Otwórz rezerwację przyciskiem Zobacz szczegóły i sprawdź termin wizyty, klienta, usługę i płatność.
Kliknij Zatwierdź, aby potwierdzić rezerwację. Klient otrzyma e-mail z potwierdzeniem.
Albo kliknij Odrzuć prośbę, opcjonalnie wypełnij pole Powód odrzucenia (zalecane) i potwierdź przyciskiem Odrzuć prośbę. Rezerwacja zostanie anulowana, klient dostanie powiadomienie e-mailem, a płatność zostanie zwrócona w całości.
Opcje Zatwierdź i Odrzuć prośbę znajdziesz też w menu akcji każdej oczekującej rezerwacji w tabeli.
Kiedy oczekująca rezerwacja jest anulowana automatycznie?
Jeśli nie zatwierdzisz oczekującej rezerwacji przed godziną rozpoczęcia wizyty, Zenamu automatycznie ją anuluje krótko po tej godzinie i zwróci klientowi pełną kwotę.
Zalecamy regularne sprawdzanie kolejki oczekujących rezerwacji w ciągu dnia.
Czy mogę zatwierdzać rezerwacje na zajęcia grupowe lub cykl zajęć?
Nie. Ręczne zatwierdzanie rezerwacji istnieje tylko w wizytach indywidualnych. Na zajęciach grupowych, w cyklu zajęć i na wydarzeniu klient, który zarezerwuje wolne miejsce, dostaje je od razu. Jeśli chcesz wybierać, kto dostanie miejsce na zajęciach grupowych, skorzystaj z jednej z tych możliwości:
Zajęcia widoczne, ale zapisy prowadzisz samodzielnie: w formularzu zajęć otwórz Zaawansowane ustawienia rezerwacji i zaznacz Nie pozwalaj klientom rezerwować tych zajęć. Zajęcia zostają w Twoim publicznym grafiku, ale nikt nie zarezerwuje ich online. W opisie napisz klientom, jak poprosić o miejsce (e-mail, telefon), a przyjętych klientów dodaj przyciskiem Dodaj uczestnika w szczegółach zajęć.
Zajęcia całkowicie ukryte: w sekcji Zaawansowane ustawienia rezerwacji zaznacz Zajęcia nie są publicznie widoczne. Zajęcia nie pojawią się w publicznym grafiku, a klientów możesz dodawać tylko Ty, przyciskiem Dodaj uczestnika.
Cykl zajęć ma te same opcje: Nie pozwalaj klientom rezerwować tych zajęć i Cykl zajęć nie jest publicznie widoczny.
Typowe sytuacje
Masz dostępność i z klientem jest wszystko w porządku
Potwierdź rezerwację jak najszybciej — klient zyska pewność, a Ty możesz przejść do dalszej komunikacji.
Wizyta nie może zostać potwierdzona
Odrzuć prośbę i podaj jasny powód. Dzięki temu unikniesz zbędnej wymiany wiadomości.
Oczekująca rezerwacja wciąż nierozstrzygnięta blisko terminu wizyty
Zdecyduj od razu — w przeciwnym razie rezerwacja zostanie automatycznie anulowana po rozpoczęciu wizyty, co pogorszy doświadczenie klienta.
Najczęstsze pytania
Kiedy klient płaci za oczekującą rezerwację?
W momencie rezerwacji. Ręczne zatwierdzanie nie opóźnia płatności: pobierana jest płatność kartą lub przez PayPal albo odejmowane są kredyty lub wejściówki, tak samo jak bez zatwierdzania (płatność na miejscu jak zwykle następuje później). Przy płatności klient widzi informację, że otrzyma pełny zwrot, jeśli specjalista nie potwierdzi rezerwacji przed rozpoczęciem wizyty.
Jeśli odrzucisz prośbę albo rezerwacja zostanie anulowana automatycznie, płatności kartą i przez PayPal są zwracane automatycznie, a kredyty lub wejściówki wracają na saldo klienta. Wyjątkiem jest przelew bankowy: pieniądze musisz odesłać samodzielnie przez swoją bankowość internetową.
Czy mogę odrzucić prośbę bez podawania powodu?
Tak, pole Powód odrzucenia jest opcjonalne, ale zalecamy jego wypełnienie, żeby komunikacja z klientem była jasna.
Kto może zatwierdzać oczekujące rezerwacje?
Członkowie zespołu z uprawnieniami Menedżer lub Administrator mogą zatwierdzać i odrzucać wszystkie rezerwacje. Specjalista może zatwierdzać i odrzucać rezerwacje, które są do niego przypisane.
Powiązane artykuły