Szczegóły rezerwacji to główny ekran do codziennej pracy w sekcji Wizyty indywidualne. Ten przewodnik pokazuje, co tam znajdziesz, jakie akcje masz do dyspozycji i w jakiej kolejności z nich korzystać. Aby otworzyć szczegóły rezerwacji, przejdź do Wizyty indywidualne > Rezerwacje i kliknij rezerwację w tabeli (lub wybierz Zobacz szczegóły w jej menu akcji). Statusy rezerwacji, ręczne zatwierdzanie i anulowanie opisuje dokładniej artykuł Wizyty indywidualne: zarządzanie rezerwacjami.
Co zobaczysz w szczegółach rezerwacji
Informacje o usłudze, data, godzina i czas trwania.
Status rezerwacji: Oczekująca, Potwierdzona, Zakończona, Anulowana lub Nieobecność.
Powiązane zamówienie i informacje o płatności.
Klient, specjalista i lokalizacja.
Notatka wewnętrzna, jeśli wpisano ją przy tworzeniu rezerwacji przyciskiem Dodaj rezerwację. Notatka wewnętrzna należy tylko do tej jednej rezerwacji. To nie to samo co Notatki w szczegółach klienta i nie jest do nich kopiowana.
Główne akcje w szczegółach
Zatwierdź lub odrzuć oczekującą rezerwację
Dla rezerwacji oczekujących na zatwierdzenie kliknij Zatwierdź, aby potwierdzić wizytę, albo Odrzuć prośbę, aby ją odrzucić. Przy odrzucaniu prośby możesz opcjonalnie wpisać Powód odrzucenia, a klient zostanie powiadomiony e-mailem.
Anuluj rezerwację
Kliknij Anuluj rezerwację. W oknie możesz wpisać powód w polu Notatka i napisać treść w polu Wiadomość e-mail dla klienta. System oceni logikę anulowania na podstawie Twoich ustawień i metody płatności.
Oznacz jako nieobecność
Użyj tej opcji, gdy klient się nie pojawił. Przycisk Nieobecność pojawia się tylko przy potwierdzonej rezerwacji po godzinie rozpoczęcia wizyty i tylko wtedy, gdy rezerwacja nadal nie jest opłacona (Oczekuje na zapłatę). Po potwierdzeniu rezerwacja dostaje status Nieobecność, jej płatność zostaje oznaczona jako Nie zapłacono, a klient zostaje oznaczony jako klient z nieopłaconymi zamówieniami.
Zmień specjalistę lub miejsce
W przypadku edytowalnych rezerwacji możesz zmienić specjalistę lub miejsce bez konieczności tworzenia nowej rezerwacji. Kliknij ikonę ołówka obok pola Specjalista lub Lokalizacja, wybierz nową osobę lub lokalizację i kliknij Zapisz. Możesz wybrać tylko specjalistę, który ma przypisaną usługę z tej rezerwacji i nie ma w tym czasie innej rezerwacji. Zenamu automatycznie poinformuje klienta o zmianie e-mailem.
Wyślij wiadomość do klienta
Wiadomości nie wysyłasz z samych szczegółów rezerwacji. W sekcji Wizyty indywidualne > Rezerwacje otwórz menu akcji rezerwacji w tabeli i wybierz Wyślij wiadomość. Wpisz treść w polu Wiadomość, opcjonalnie wybierz specjalistę w polu Wyślij kopię specjaliście i kliknij Wyślij wiadomość. Ta opcja jest widoczna tylko wtedy, gdy klient ma adres e-mail.
Wskazówka: Podawaj wewnętrzne powody i trzymaj się jednego stylu komunikacji. Ułatwia to przekazywanie informacji między recepcją, specjalistami i zarządem.
Typowe scenariusze
Rezerwacja wciąż oczekuje, a termin wizyty się zbliża
Zdecyduj jak najszybciej (zatwierdź lub odrzuć), żeby klient nie czekał bez informacji. Jeśli oczekująca rezerwacja nie zostanie zatwierdzona przed rozpoczęciem wizyty, Zenamu automatycznie ją anuluje.
Klient dzwoni w ostatniej chwili, że nie może przyjść
Anuluj rezerwację z panelu administracyjnego, dodaj powód i sprawdź wynik anulowania w zamówieniu.
Specjalista jest chory i muszę przekazać wizytę innemu specjaliście
Zmień specjalistę w szczegółach rezerwacji. Zenamu automatycznie wyśle klientowi e-mail o zmianie; własną wiadomość wyślij tylko wtedy, gdy chcesz przekazać dodatkowe informacje.
Nowy specjalista musi mieć przypisaną daną usługę i być wolny w tym czasie.
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy pojawia się opcja "nieobecność"?
Dla potwierdzonych rezerwacji po upływie godziny rozpoczęcia wizyty, o ile rezerwacja nadal nie jest opłacona.
Dlaczego nie mogę zmienić specjalisty lub miejsca?
Można je zmienić tylko w nadchodzących rezerwacjach, które nie są anulowane ani oznaczone jako nieobecność. Minionych wizyt nie można zmieniać. Potrzebujesz też uprawnienia Menedżer lub Administrator.
Kiedy wysłać wiadomość do klienta?
Za każdym razem, gdy dochodzi do zmiany, która dotyczy klienta (zmiana godziny, instrukcje organizacyjne). Zmiany specjalisty lub miejsca są wysyłane do klienta automatycznie.