Gdy klienci zaczną rezerwować wizyty, wszystkie rezerwacje znajdziesz uporządkowane w jednym miejscu. W tym artykule dowiesz się, jak zarządzać rezerwacjami, jakie mają statusy i jak działa proces zatwierdzania.
Przegląd rezerwacji
Wszystkie rezerwacje znajdziesz w Menu → Wizyty indywidualne → Rezerwacje. Strona przeglądu wyświetla:
Rezerwacje na dziś — Ile wizyt jest zaplanowanych na dzisiaj.
Nadchodzące rezerwacje — Łączna liczba przyszłych potwierdzonych rezerwacji.
Oczekujące — Rezerwacje czekające na zatwierdzenie (jeśli włączono ręczne zatwierdzanie).
Zakończone w tym miesiącu — Liczba wizyt, które odbyły się w bieżącym miesiącu.
Statusy rezerwacji
Każda rezerwacja ma jeden z następujących statusów:
Oczekująca
Rezerwacja została utworzona, ale czeka na zatwierdzenie. Ten status jest używany tylko wtedy, gdy włączono ręczne zatwierdzanie rezerwacji (patrz poniżej). Klient jest informowany, że jego rezerwacja oczekuje na potwierdzenie.
Potwierdzona
Rezerwacja jest ważna i wizyta jest zaplanowana. Jeśli ręczne zatwierdzanie nie jest włączone, rezerwacje są tworzone bezpośrednio z tym statusem.
Anulowana
Rezerwacja została anulowana. System śledzi, kto dokonał anulowania:
Klient — Klient anulował za pośrednictwem strony publicznej.
Specjalista — Specjalista/instruktor anulował rezerwację.
Administrator — Administrator studia anulował z panelu administracyjnego.
System — Automatyczne anulowanie (np. niezatwierdzona rezerwacja po upływie czasu wizyty).
Nieobecność
Klient nie pojawił się na potwierdzonej wizycie. Ten status możesz ustawić ręcznie po upływie czasu wizyty.
Ręczne zatwierdzanie rezerwacji
Jeśli chcesz mieć kontrolę nad tym, kto i kiedy przychodzi, możesz włączyć ręczne zatwierdzanie rezerwacji. Nowe rezerwacje będą wtedy tworzone jako oczekujące, a nie potwierdzone.
Jak działa zatwierdzanie
Klient tworzy rezerwację → status jest ustawiony na Oczekująca.
Specjalista (lub administrator) otrzymuje e-mail z powiadomieniem o nowej prośbie.
W panelu administracyjnym otwórz szczegóły rezerwacji i wybierz:
Potwierdź — Rezerwacja jest potwierdzona, a klient otrzymuje e-mail z potwierdzeniem.
Odrzuć — Rezerwacja jest odrzucona, a klient otrzymuje e-mail z informacją o odrzuceniu, opcjonalnie z podaniem powodu.
Jeśli oczekująca rezerwacja nie zostanie zatwierdzona do czasu rozpoczęcia wizyty, system automatycznie ją anuluje.
Płatność przy ręcznym zatwierdzaniu
Gdy włączone jest ręczne zatwierdzanie, płatność jest przetwarzana dopiero po potwierdzeniu rezerwacji. Klient nie płaci w momencie składania prośby, lecz dopiero po jej zatwierdzeniu.
Oznaczanie nieobecności
Po upływie czasu wizyty możesz oznaczyć potwierdzoną rezerwację jako nieobecność. Przycisk Nieobecność pojawia się tylko wtedy, gdy:
Czas wizyty minął (aktualny czas jest po godzinie rozpoczęcia).
Rezerwacja ma status Potwierdzona.
Statystyki nieobecności klienta są aktualizowane automatycznie i pomagają identyfikować nierzetelnych klientów. Więcej w artykule „Nieusprawiedliwione nieobecności".
Anulowanie rezerwacji z panelu administracyjnego
Jako administrator możesz anulować dowolną rezerwację bezpośrednio z panelu administracyjnego. Podczas anulowania:
Możesz podać powód anulowania, który zostanie wyświetlony klientowi w e-mailu.
System automatycznie określa, czy obowiązuje opłata za anulowanie na podstawie Twoich warunków anulowania.
Klient otrzymuje e-mail z informacją o anulowaniu.
Rezerwacje w kalendarzu
Wszystkie wizyty automatycznie pojawiają się w głównym kalendarzu Zenamu obok zajęć grupowych. Możesz przełączać się między widokiem zajęć grupowych a widokiem wizyt indywidualnych za pomocą przełącznika w nagłówku kalendarza.
Więcej o ustawieniach płatności i warunkach anulowania w artykule „Płatności i warunki anulowania".