Zenamu oszczędza Twój czas, wysyłając e-maile zarówno Tobie, jak i Twoim klientom. Automatyczne powiadomienia obejmują m.in. potwierdzenia rezerwacji, informacje o zakupie karnetu, zmiany w grafiku czy odwołanie zajęć. Wszystko to odbywa się bez Twojego zaangażowania. W tym artykule znajdziesz listę tych automatycznych e-maili i dowiesz się, które z nich możesz włączyć lub wyłączyć w Ustawienia › Powiadomienia. Powiadomienia dla klientów wyświetlane w Twoim publicznym grafiku nie są e-mailami — opisujemy je w artykule Powiadomienia dla klientów: tworzenie, edycja i wyświetlanie w grafiku.

E-mail, który klient otrzymuje po dokonaniu pierwszej rezerwacji miejsca na zajęcia, cykl zajęć lub wydarzenie. Tę samą wiadomość otrzyma również, jeśli samodzielnie dodasz go do bazy klientów w systemie.

E-mail wysyłany natychmiast po dokonaniu rezerwacji zajęć, cyklu zajęć lub wydarzenia. Zawiera szczegóły dotyczące terminu (data, czas, miejsce, prowadzący, sposób płatności itp.) oraz link do zarządzania rezerwacją.

W sekcji Ustawienia › Powiadomienia, pod przełącznikami powiadomień e-mail, znajdziesz pole „Własna wiadomość w e-mailu z pierwszym potwierdzeniem rezerwacji”. To, co tam wpiszesz, zostanie dołączone do e-maila z potwierdzeniem rezerwacji.

Warto dokładnie wiedzieć, kiedy ta wiadomość wychodzi, bo wiele studiów jest tym zaskoczonych:

E-mail z informacją, że zamówienie klienta zostało prawidłowo opłacone.

Gdy na zajęciach zwolni się miejsce, pierwszy klient z listy oczekujących zostaje automatycznie zapisany i otrzymuje ten e-mail. Ten e-mail jest wysyłany zawsze — nie da się go wyłączyć w ustawieniach i nie ma jego wersji SMS.

Przy zapełnionych zajęciach klienci (także goście bez konta) mogą kliknąć Powiadom mnie i zostawić swój adres e-mail — na przykład gdy nie chcą zapisywać się na listę oczekujących albo zajęcia nie mają listy oczekujących. Gdy zwolni się miejsce (np. ktoś anuluje rezerwację), a na liście oczekujących nikt nie czeka, wszyscy, którzy kliknęli Powiadom mnie, dostaną ten e-mail w tym samym momencie. Nic nie jest rezerwowane automatycznie: miejsce dostaje ten, kto zarezerwuje pierwszy. Klienci, którzy jeszcze nie zarezerwowali, dostaną e-mail ponownie, gdy zwolni się kolejne miejsce, a w e-mailu jest link do wyłączenia tych powiadomień.

Ten e-mail przypomina uczestnikom o nadchodzących zajęciach online. Jest wysyłany, gdy w Ustawienia › Powiadomienia włączone jest Przypomnienie o zajęciach online, w czasie wybranym w polu Przypomnij przed (domyślnie na 1 godzinę przed zajęciami). Uczestnicy z opłaconą rezerwacją dostają w nim dane dostępu, np. link do transmisji (Zoom, YouTube). Po aktualizacji linku lub informacji o zajęciach online zapisani uczestnicy również dostają e-mail.

Wysyłany do wszystkich zapisanych uczestników, gdy nastąpi zmiana prowadzącego lub lokalizacji zajęć.

E-mail informujący o odwołaniu zajęć, spotkania w cyklu lub wydarzenia. Zawiera standardową informację o odwołaniu, której nie możesz zmienić, a pod nią Twoją własną wiadomość. Wiadomość wpisujesz przy odwoływaniu w polu Dodatkowa informacja dla uczestników (e-mail) (przy spotkaniu cyklu zajęć lub wydarzeniu: Dodatkowe informacje dla uczestników (e-mail)). Pole jest wstępnie wypełnione krótkimi przeprosinami, które możesz zmienić.

E-mail wysyłany, gdy prowadzący anuluje rezerwację klienta, np. z powodu nieopłacenia rezerwacji lub na prośbę klienta po zamknięciu zapisów. E-mail zawiera standardową informację o anulowaniu, której nie możesz zmienić. Jeśli przy anulowaniu wypełnisz nieobowiązkowe pole Notatka (np. powód anulowania), Twoja notatka zostanie dodana pod tą informacją.

E-mail potwierdzający anulowanie rezerwacji dokonanej przez samego klienta.

E-mail wysyłany 2 tygodnie przed wygaśnięciem karnetu lub pakietu kredytów, o ile klient ma jeszcze niewykorzystane wejściówki lub kredyty. Podaje datę wygaśnięcia i aktualny stan. Jeśli masz wyłączony przełącznik Automatycznie usuwaj niewykorzystane wejściówki po wygaśnięciu (dla karnetów) lub Automatycznie usuwaj niewykorzystane kredyty po wygaśnięciu (dla pakietów kredytów), e-mail dodatkowo zachęca klienta do przedłużenia ważności przez zakup kolejnego karnetu lub pakietu kredytów. Gdy przełącznik jest włączony, e-mail nie zawiera tej zachęty.

E-mail wysyłany zaraz po wygaśnięciu karnetu lub pakietu kredytów. Jego treść zależy od przełączników Automatycznie usuwaj niewykorzystane wejściówki po wygaśnięciu i Automatycznie usuwaj niewykorzystane kredyty po wygaśnięciu w ustawieniach karnetów i kredytów:

E-mail potwierdzający dodanie kredytów lub wejściówek na konto klienta, np. gdy zakup karnetu odbywa się w studiu, a płatność dokonana jest gotówką.

E-mail wysyłany natychmiast po złożeniu zamówienia na karnet. Po zaksięgowaniu płatności klient otrzyma kolejny e-mail z potwierdzeniem, że zamówienie zostało opłacone.

Przejdź do Ustawienia › Powiadomienia. W sekcji Powiadomienia e-mail dla instruktorów każdy z tych e-maili ma własny przełącznik:

Instruktor przypisany do terminu dostaje e-mail, gdy klient utworzy nową rezerwację (zajęcia, cykle zajęć, wydarzenia i warsztaty, wizyty indywidualne). W zależności od planu jest też dodatkowy przełącznik Kopia do „Administratora”, który wysyła te e-maile również administratorom.

Instruktor przypisany do terminu dostaje e-mail, gdy klient anuluje swoją rezerwację. W zależności od planu przełącznik Kopia do „Administratora” może wysyłać te e-maile również administratorom.

Instruktor z rolą „Administrator” dostaje e-mail, gdy tylko klient złoży zamówienie karnetu lub członkostwa. Każdy z tych e-maili ma własny przełącznik.

Wszystkie osoby z rolą „Administrator” dostają e-mail, gdy nowy klient po raz pierwszy zetknie się z Twoim studiem — przy rejestracji, pierwszej rezerwacji albo pierwszym zakupie. Za klientów, których dodasz do studia samodzielnie, e-mail nie jest wysyłany.

Przypomnienie dla instruktora o zajęciach wysyła przypisanemu instruktorowi przypomnienie przed zajęciami, spotkaniem cyklu zajęć lub wydarzeniem, z listą aktualnie zapisanych klientów. Czas wybierasz w polu Przypomnij przed (predefiniowane opcje od 1 do 15 godzin przed rozpoczęciem; domyślnie 2 godziny). Dzienne podsumowanie dla specjalisty wysyła specjaliście codzienne podsumowanie wszystkich jego wizyt na dany dzień.

E-mail, który otrzymuje instruktor, gdy dodasz go w Ustawienia › Instruktorzy i współprace i wpiszesz jego adres e-mail. Jeśli nie ma jeszcze konta w Zenamu, w e-mailu znajdzie link do utworzenia hasła i uzyskania dostępu do swoich zajęć, gdzie będzie mógł zarządzać rezerwacjami i kontaktować się z uczestnikami.

E-mail wysyłany 1 godzinę przed rozpoczęciem zajęć online do instruktora, jeśli brakuje linku do transmisji.

Przypomnienia dla klientów ustawiasz w Ustawienia › Powiadomienia, w sekcji Powiadomienia e-mail dla klientów. Każde przypomnienie ma przełącznik i opcję Przypomnij przed z predefiniowanymi czasami:

Własne interwały przypomnień (np. 72 godziny) nie są obecnie obsługiwane — najdłuższa opcja to 48 godzin. Jeśli chcesz przypomnieć klientom wcześniej, możesz wysłać wiadomość zbiorczą z poziomu szczegółów zajęć.

Studia w Czechach i na Słowacji widzą też sekcję Powiadomienia SMS dla klientów z opcjami Zajęcia anulowane i Przypomnienie o zajęciach przed ich rozpoczęciem (z własnym ustawieniem Przypomnij przed).

Wiele studiów pyta, czy systemowe e-maile mają branding studia, czy raczej wyglądają „od Zenamu”. Tak dokładnie pojawiają się w skrzynce klienta: