Nie chcesz prowadzić zajęć dla jednej osoby, a potem odwoływać ich ręcznie na ostatnią chwilę? Zenamu może zrobić to za Ciebie. Gdy na termin lub wydarzenie zapisze się mniej osób, niż potrzebujesz, system odwołuje je automatycznie o ustalonej porze przed rozpoczęciem, zwraca pieniądze wszystkim zapisanym i wysyła im powiadomienie. Ty dostajesz e-mail informacyjny. W tym artykule wyjaśniamy, co robi ta funkcja i jak włączyć ją dla całego studia.
Co robi ta funkcja
O wybranej przez Ciebie porze (np. 24 godziny przed rozpoczęciem) Zenamu liczy, ile osób jest zapisanych na termin, i porównuje to z ustawionym minimum:
Jeśli zapisano mniej niż minimum, termin zostaje automatycznie odwołany. Wszyscy zapisani otrzymują zwrot i to samo powiadomienie co przy każdym innym odwołanym terminie.
Jeśli zapisano co najmniej minimum, nic się nie dzieje i termin odbywa się normalnie.
Sprawdzenie następuje tylko raz. Jeśli ktoś anuluje potem swoją rezerwację, nie uruchamia to nowego sprawdzenia.
Czego dotyczy ta funkcja
Automatyczne odwoływanie działa dla pojedynczych terminów (zajęć) oraz dla wydarzeń (jednorazowych wydarzeń i warsztatów). Nie znajdziesz go przy cyklach zajęć.
Terminy i wydarzenia ustawiasz osobno, każde z własnymi regułami. Możesz więc na przykład odwoływać niewypełnione zajęcia, ale wydarzenia zawsze pozwalać, by się odbyły.
Jaki plan jest potrzebny
Automatyczne odwoływanie przy niskim obłożeniu jest dostępne w planie Expert lub wyższym (Expert, Ultimate) oraz w okresie próbnym. W niższych planach nie znajdziesz tej funkcji.
Gdzie to włączyć
Ustawienia dla całego studia znajdziesz w Ustawieniach → Rezerwacje i zasady → Anulowanie rezerwacji. Na górze wybierz, dla jakiego typu rezerwacji ustawiasz zasady — kartę Spotkania albo kartę Wydarzenia / Warsztaty. Poniżej pojawia się karta Automatyczne odwoływanie przy niskim obłożeniu, gdzie:
włączasz przełącznik Automatycznie odwołuj niewypełnione terminy (przy wydarzeniach Automatycznie odwołuj niewypełnione wydarzenia),
ustawiasz wyprzedzenie w polu Ile godzin przed rozpoczęciem wykonać sprawdzenie,
wpisujesz, jaki procent pojemności musi być zapełniony, w polu Minimalne obłożenie.
Ustawienia dla terminów i dla wydarzeń uzupełnij osobno, na ich własnych kartach.
Jak obliczana jest minimalna liczba osób
Minimum wynika z pojemności terminu i ustawionego przez Ciebie procentu i jest zaokrąglane w górę. Przy 50% i pojemności 5 osób minimum to 3 rezerwacje. Przy terminie o pojemności 1 minimum wychodzi 1, więc odwoływany jest tylko całkowicie pusty termin.
Dzięki temu minimum dopasowuje się do pojemności: jeśli Twoje zajęcia mają różną liczbę miejsc, jeden procent obejmuje wszystkie.
Ustaw wyprzedzenie dłuższe niż przypomnienia dla klientów
Zalecamy, aby sprawdzenie miało dłuższe wyprzedzenie niż przypomnienia, które wysyłasz przed zajęciami (Ustawienia → Powiadomienia). Jeśli sprawdzenie nastąpi przed przypomnieniem, klient nie dostanie przypomnienia o terminie, który zostanie potem odwołany.
Ustawienia dla konkretnego terminu
Poza ustawieniami dla całego studia możesz nadać dowolnemu terminowi lub wydarzeniu własną regułę albo całkowicie wyłączyć je z automatycznego odwoływania. Przeprowadza przez to artykuł Własne ustawienia dla terminów i wydarzeń.