Ten artykuł dotyczy automatycznego odwoływania przy niskim obłożeniu: Zenamu samo odwołuje zajęcia lub wydarzenie, gdy o ustalonej porze przed rozpoczęciem zapisało się na nie za mało osób. Godziny, które ustawiasz w tej funkcji, określają moment tego sprawdzenia. Nie są terminem anulowania dla klientów i nie zmieniają tego, do kiedy klienci mogą sami anulować rezerwację. Jak to ustawić, dowiesz się z artykułu „Termin anulowania i opłaty za anulowanie rezerwacji zajęć i wizyt indywidualnych”.
Gdy na zajęcia lub wydarzenie zapisze się mniej osób, niż potrzebujesz, system odwołuje je automatycznie o ustalonej porze przed rozpoczęciem, zwraca pieniądze wszystkim zapisanym i wysyła im powiadomienie. Ty dostajesz e-mail informacyjny. Nie musisz odwoływać zajęć ręcznie w ostatniej chwili. W tym artykule wyjaśniamy, co robi ta funkcja i jak włączyć ją dla całego studia.
Co robi ta funkcja
O wybranej przez Ciebie porze (np. 24 godziny przed rozpoczęciem) Zenamu liczy, ile osób jest zapisanych na zajęcia, i porównuje to z ustawionym minimum:
Jeśli zapisano mniej niż minimum, zajęcia zostają automatycznie odwołane. Wszyscy zapisani otrzymują zwrot i to samo powiadomienie co przy każdych innych odwołanych zajęciach.
Jeśli zapisano co najmniej minimum, nic się nie dzieje i zajęcia odbywają się normalnie.
Sprawdzenie następuje tylko raz. Jeśli ktoś anuluje potem swoją rezerwację, nie uruchamia to nowego sprawdzenia.
Czego dotyczy ta funkcja
Automatyczne odwoływanie działa dla pojedynczych zajęć (spotkań w grafiku) oraz dla wydarzeń (jednorazowych wydarzeń i warsztatów). Nie znajdziesz go przy cyklach zajęć ani przy wizytach indywidualnych.
Zajęcia i wydarzenia ustawiasz osobno, każde z własnymi regułami. Możesz więc na przykład odwoływać niewypełnione zajęcia, ale wydarzenia zawsze pozwalać, by się odbyły.
Jaki plan jest potrzebny
Automatyczne odwoływanie przy niskim obłożeniu jest dostępne w aktualnych planach Expert i Ultimate oraz w okresie próbnym. W pozostałych planach, takich jak „Początkujący instruktor”, Lite, Standard czy Professional, tej funkcji nie znajdziesz.
Masz starszy plan? Wycofane plany nie zawierają tej funkcji, nawet jeśli ich nazwa wygląda znajomo. Typowy przypadek to Expert 2024 — przełącznik w ustawieniach pozostaje wtedy wyszarzony. Aby korzystać z automatycznego odwoływania, przejdź na aktualny plan Expert lub Ultimate (zobacz „Jak przejść na wyższy plan?”).
Gdzie to włączyć
Ustawienia dla całego studia znajdziesz w zakładce Ustawienia → Rezerwacje i zasady → Anulowanie rezerwacji. Na górze wybierz, dla jakiego typu rezerwacji ustawiasz zasady — kartę Spotkania albo kartę Wydarzenia / Warsztaty. Poniżej pojawia się karta Automatyczne odwoływanie przy niskim obłożeniu, gdzie:
włączasz przełącznik Automatycznie odwołuj zajęcia przy niskim obłożeniu (przy wydarzeniach Automatycznie odwołuj wydarzenia przy niskim obłożeniu),
ustawiasz wyprzedzenie w polu Ile godzin przed rozpoczęciem wykonać sprawdzenie,
wpisujesz, jaki procent pojemności musi być zapełniony, w polu Minimalne obłożenie.
Ustawienia dla zajęć i dla wydarzeń uzupełnij osobno, na ich własnych kartach. Następnie kliknij Zapisz na dole strony.
Pole Ile godzin przed rozpoczęciem wykonać sprawdzenie decyduje tylko o tym, kiedy Zenamu policzy rezerwacje. Termin anulowania na tej samej karcie Spotkania to osobne ustawienie, które określa, do kiedy klienci mogą sami anulować rezerwację.
Jak obliczana jest minimalna liczba osób
Minimum wynika z pojemności zajęć i ustawionego przez Ciebie procentu i jest zaokrąglane w górę. Przy 50% i pojemności 5 osób minimum to 3 rezerwacje. Przy zajęciach o pojemności 1 minimum wychodzi 1, więc odwoływane są tylko zajęcia, na które nikt się nie zapisał.
Dzięki temu minimum dopasowuje się do pojemności: jeśli Twoje zajęcia mają różną liczbę miejsc, jeden procent obejmuje wszystkie.
Ustaw wyprzedzenie dłuższe niż przypomnienia dla klientów
Zalecamy, aby sprawdzenie miało dłuższe wyprzedzenie niż przypomnienia, które wysyłasz przed zajęciami (Ustawienia → Powiadomienia). Jeśli sprawdzenie nastąpi przed przypomnieniem, klient nie dostanie przypomnienia o zajęciach, które w międzyczasie zostały odwołane.
Ustawienia dla konkretnych zajęć lub wydarzenia
Poza ustawieniami dla całego studia możesz nadać dowolnym zajęciom lub wydarzeniu własną regułę albo całkowicie wyłączyć je z automatycznego odwoływania. Przeprowadza przez to artykuł „Automatyczne odwoływanie przy niskim obłożeniu: własne ustawienia dla jednego terminu lub wydarzenia”.