Czasami zdarza się, że klienci muszą anulować swoją rezerwację na zajęcia. Dzięki Zenamu możesz łatwo zapanować nad tym procesem i uniknąć strat czasu oraz pieniędzy z powodu rezerwacji anulowanych w ostatniej chwili.
Funkcja warunków anulowania pozwala Ci precyzyjnie określić zasady anulowania rezerwacji oraz ewentualne opłaty, które zostaną potrącone z zapłaconej kwoty, jeśli klient zdecyduje się na rezygnację na przykład kilka godzin lub minut przed rozpoczęciem zajęć.
Ustawianie warunków anulowania
Przejdź do sekcji Ustawienia (ikona zębatki w lewym bocznym menu).
W górnym panelu z opcjami wybierz Rezerwacje i zasady.
Warunki anulowania znajdziesz na dole strony w sekcji Anulowanie rezerwacji.
Dodawanie nowego warunku anulowania
Aby dodać nowy warunek anulowania, kliknij przycisk + Dodaj.
Po kliknięciu pojawi się okno dialogowe, w którym możesz skonfigurować swój pierwszy warunek anulowania zgodnie z Twoimi potrzebami. W poniższym przykładzie ustawiamy warunek: Jeśli klient anuluje rezerwację 3 godziny lub mniej przed rozpoczęciem zajęć, z jego zapłaconej kwoty zostanie potrącona opłata za anulowanie w wysokości 25%.
Stworzony przez Ciebie warunek anulowania zostanie teraz wyświetlony na liście (patrz poniższy obrazek). Jeśli chcesz dodać kolejne warunki, kliknij ponownie + Dodaj. Możesz np. ustalić, że za anulowanie rezerwacji 2 godziny przed zajęciami pobierana będzie opłata w wysokości 50%. To Ty decydujesz!
Czego dotyczą te warunki (i w jakich jednostkach czasu)
Te warunki obejmują pojedyncze spotkania — czyli pojedyncze (otwarte) zajęcia razem z rezerwacjami usług w ramach wizyt indywidualnych. Obowiązuje jeden wspólny zestaw warunków, więc nie ustawisz osobnych zasad dla usług i osobnych dla zajęć.
Okna czasowe opłat oraz Termin anulowania dla spotkań podajesz tylko w godzinach — dni ani tygodni tu nie ma. Jeśli liczysz w dniach, najpierw przelicz: 1 dzień = 24 godziny, 1 tydzień = 168 godzin.
Cykle zajęć i wydarzenia działają inaczej i nie mają żadnych opłat procentowych. Zobacz „Konfiguracja warunków anulowania i zastępstw”.
Rozwiązywanie problemów: nie można zapisać warunku anulowania
Jeśli nie możesz zapisać warunku anulowania, najczęstszą przyczyną jest konflikt między opłatą za anulowanie a terminem anulowania. System wyświetli następujący błąd:
Jedna z Twoich zdefiniowanych opłat za anulowanie pokrywa się z terminem anulowania (termin musi być zawsze wcześniejszy). Dostosuj opcję terminu anulowania lub usuń kolidującą opłatę za anulowanie.
Jak to naprawić
Sprawdź ustawienie terminu anulowania — określa on, do kiedy klient może anulować rezerwację przed rozpoczęciem zajęć.
Upewnij się, że żadna opłata za anulowanie nie obejmuje okna czasowego, które wypada po terminie anulowania. Termin anulowania musi być zawsze wcześniejszy niż jakiekolwiek okno opłaty za anulowanie.
Albo zmień termin anulowania, albo usuń kolidującą opłatę za anulowanie.
Przykład: Jeśli termin anulowania jest ustawiony na 2 godziny przed zajęciami, nie możesz mieć opłaty za anulowanie, która obowiązuje „1 godzinę przed zajęciami” — klient w tym momencie nie może już anulować rezerwacji.
Jak ustawić „bezpłatnie do X, potem opłata”
Załóżmy, że anulowanie ma być bezpłatne do 72 godzin przed zajęciami, a później ma kosztować 25%. Trzeba obejść jedną zasadę: każde okno opłaty musi leżeć dalej od rozpoczęcia zajęć niż termin anulowania, bo po tym terminie klient nie może już anulować samodzielnie. Masz dwie możliwości:
Bez terminu anulowania — zostaw termin anulowania na 0 (albo w ogóle go nie używaj) i dodaj opłatę 25% dla okna 72 godzin. Anulowanie wcześniej niż 72 godziny przed zajęciami jest bezpłatne, później kosztuje 25%, a klient nadal może anulować, kiedy tylko potrzebuje.
Z terminem 48 godzin — ustaw termin anulowania na 48 godzin i dodaj tę samą opłatę 25% dla okna 72 godzin. Wcześniej niż 72 godziny przed zajęciami jest bezpłatnie, między 72 a 48 godzinami opłata wynosi 25%, a poniżej 48 godzin klient nie może już anulować samodzielnie.
Nie da się natomiast połączyć obu wariantów, czyli ustawić „bezpłatnie do 72 godzin, 25% między 72 a 48 godziną i inna opłata poniżej 48 godzin”. Ta ostatnia opłata wypadłaby po terminie anulowania, więc system jej nie zapisze i zobaczysz opisany wyżej błąd.