Szybkie odpowiedzi na pytania o automatyczne odwoływanie przy niskim obłożeniu, czyli funkcję, w której Zenamu odwołuje zajęcia lub wydarzenie, jeśli zapisało się na nie za mało osób. Pora sprawdzenia, którą ustawiasz w tej funkcji, nie jest terminem anulowania dla klientów. Do kiedy klienci mogą sami anulować rezerwację, ustawisz według artykułu „Termin anulowania i opłaty za anulowanie rezerwacji zajęć i wizyt indywidualnych”.
Dlaczego zajęcia nie zostały odwołane, mimo że obłożenie było niskie?
Najczęstsze przyczyny:
Sprawdzenie jeszcze się nie odbyło. Ocena następuje o ustawionej porze (np. 24 godziny przed rozpoczęciem), a nie na bieżąco.
Zajęcia mają ustawienie „Nie odwołuj tego terminu automatycznie”. Sprawdź ich sekcję Zaawansowane ustawienia rezerwacji.
Globalne odwoływanie jest wyłączone, a zajęcia nie mają własnych ustawień.
Zajęcia utworzono po porze sprawdzenia (patrz niżej).
Obłożenie osiągnęło minimum. Pamiętaj, że minimum jest zaokrąglane w górę, więc może je spełnić nawet niewielka liczba.
Dlaczego zajęcia odwołano, skoro zaraz potem ktoś się zapisał?
Sprawdzenie następuje tylko raz, o wybranej przez Ciebie porze przed rozpoczęciem. Jeśli ktoś zapisze się później, nie cofa to odwołania. Tak samo późniejsze anulowanie nie uruchamia nowego sprawdzenia.
Klient zapisał się na ostatnią chwilę, tuż po sprawdzeniu. Czy to się liczy?
Nie. Liczy się liczba osób zapisanych w chwili sprawdzenia. Rezerwacje po tym momencie nie zmieniają wyniku. Jeśli zdarza się to często, ustaw sprawdzenie bliżej rozpoczęcia, aby obejmowało późniejsze rezerwacje.
Czy „Godzin przed rozpoczęciem” ogranicza, do kiedy klienci mogą anulować rezerwację?
Nie. Pola Godzin przed rozpoczęciem (przy konkretnych zajęciach) i Ile godzin przed rozpoczęciem wykonać sprawdzenie (w ustawieniach dla całego studia) określają tylko, kiedy automatyczne odwoływanie liczy rezerwacje. Klienci nadal mogą sami anulować rezerwację aż do upływu ustawienia Termin anulowania, które znajdziesz w sekcji Ustawienia › Rezerwacje i zasady › Anulowanie rezerwacji › Spotkania.
Jak wyłączyć jedne zajęcia z automatycznego odwoływania?
Otwórz zajęcia lub wydarzenie, rozwiń sekcję Zaawansowane ustawienia rezerwacji i wybierz Nie odwołuj tego terminu automatycznie. Zajęcia nie zostaną wtedy odwołane, nawet jeśli globalne odwoływanie jest włączone.
Co widzą zapisani klienci, gdy zajęcia zostają odwołane?
Dostają to samo powiadomienie o odwołaniu co przy każdych innych odwołanych zajęciach lub wydarzeniu i odzyskują pieniądze. Nie musisz informować ich sam. Szczegóły o zwrotach znajdziesz w artykule Płatności i zwroty przy automatycznym odwołaniu.
Utworzyłem zajęcia na ostatnią chwilę. Czy zostaną automatycznie odwołane?
Jeśli zajęcia utworzysz po porze, o której odbyłoby się sprawdzenie (powiedzmy, że sprawdzenie ma nastąpić 24 godziny przed, ale zajęcia ustawiasz zaledwie kilka godzin przed rozpoczęciem), nie zostaną odwołane automatycznie. Zajęcia z ostatniej chwili są chronione przed niespodziewanym odwołaniem.
Jeśli włączysz własną regułę dla istniejących zajęć, a ich pora sprawdzenia już minęła, sprawdzenie odbędzie się zaraz po zapisaniu — Zenamu Cię o tym poinformuje.
Właśnie włączyłem funkcję. Czy zajęcia, które zaczynają się wkrótce, też zostaną odwołane?
Nie. Włączenie globalnego odwoływania nie działa wstecz na zajęcia, które są już w swoim oknie sprawdzenia. Oceniane są tylko zajęcia, których pora sprawdzenia przypada po włączeniu funkcji. Samo włączenie funkcji nie odwoła więc zajęć, które właśnie mają się zacząć.
Czy lista oczekujących liczy się do minimalnego obłożenia?
Nie. Do minimum liczą się tylko potwierdzone rezerwacje. Klienci z listy oczekujących nie są wliczani. Jeśli zajęcia zostaną odwołane, klienci z listy oczekujących także dostają powiadomienie, a ewentualna zablokowana płatność zostaje zwolniona.
Czy własne ustawienie zajęć obowiązuje, nawet gdy globalne odwoływanie jest wyłączone?
Tak. Własne ustawienie konkretnych zajęć zawsze ma pierwszeństwo. Obowiązuje nawet wtedy, gdy globalne automatyczne odwoływanie jest wyłączone. I na odwrót — konkretne zajęcia możesz wyłączyć z odwoływania, nawet gdy ustawienie globalne jest włączone.
Czy automatyczne odwoływanie dotyczy zajęć ukrytych w publicznym grafiku?
Tak. System ocenia także zajęcia i wydarzenia, których nie ma w publicznym grafiku — rezerwacje na nich (dokonane na przykład bezpośrednio przez studio) są tak samo wiążące jak każde inne, więc klienci otrzymują zwrot i powiadomienie jak zwykle. Jeśli odwołane zostaną ukryte zajęcia bez żadnych rezerwacji, dostaniesz o tym e-mail informacyjny.
Zmieniłem wyprzedzenie sprawdzenia. Czy dotyczy to zajęć, które już sprawdzono?
Nie. Każde zajęcia są oceniane najwyżej raz. Nowe ustawienie dotyczy zajęć, których sprawdzenie dopiero nastąpi; zajęcia już sprawdzone nie są oceniane ponownie. Dotyczy to też zajęć z ostatniej chwili — późniejsze skrócenie wyprzedzenia nie wciągnie ich z powrotem do sprawdzenia.
Czy odwołujecie automatycznie także cykle zajęć?
Nie. Automatyczne odwoływanie działa dla pojedynczych zajęć oraz dla wydarzeń (warsztatów). Cykle zajęć nie mają tej funkcji.
Jaki plan jest potrzebny do automatycznego odwoływania?
Automatyczne odwoływanie przy niskim obłożeniu jest dostępne w aktualnych planach Expert i Ultimate oraz w okresie próbnym. Nie zawierają go wycofane plany, takie jak Expert 2024, ani plany Free, Lite, Standard i Professional — w tych planach ustawienia są wyszarzone. Jeśli przejdziesz z planu płatnego na niższy, automatyczne odwoływanie przestaje działać, mimo że Twoje ustawienia pozostają zapisane.