O Zenamu poupa-lhe tempo ao enviar automaticamente e-mails para si e para os seus clientes. Incluem confirmações de reserva, notificações de novos pedidos de passe, alterações de horário e cancelamentos de aulas — tudo de forma automática. Este artigo lista esses e-mails automáticos e mostra quais pode ligar ou desligar em Definições › Notificações. Os avisos para clientes que aparecem no horário público não são e-mails e estão descritos em Avisos para clientes: como criar, editar e mostrar no horário público.

Este e-mail dá as boas-vindas aos clientes que reservam uma aula, curso ou workshop pela primeira vez. Também é enviado quando adiciona manualmente um novo cliente no painel de administração, na lista de clientes.

Enviado imediatamente após o cliente reservar uma aula, curso ou workshop. Inclui detalhes como data, hora, local, instrutor e método de pagamento, juntamente com uma ligação para gerir a reserva.

Em Definições › Notificações, por baixo dos interruptores das notificações por e-mail, encontra o campo "Mensagem personalizada no e-mail de confirmação da primeira reserva". O que escrever aí é acrescentado ao e-mail de confirmação de reserva.

Vale a pena saber ao certo quando esta mensagem é enviada, porque apanha muitos estúdios de surpresa:

Enviado quando o instrutor regista a reserva do cliente como paga.

Quando abre um lugar numa aula, o primeiro cliente da lista de espera é automaticamente inscrito e notificado por este e-mail. Este e-mail é sempre enviado: não há nenhuma definição para o desligar e não existe versão por SMS.

Numa aula esgotada, os clientes (incluindo convidados sem conta) podem clicar em Notificar-me e deixar o endereço de e-mail, por exemplo, se não quiserem entrar na lista de espera ou se a aula não tiver lista de espera. Quando abre uma vaga (por exemplo, porque alguém cancela) e não há ninguém na lista de espera, todos os que clicaram em Notificar-me recebem este e-mail ao mesmo tempo. Nada é reservado automaticamente: fica com a vaga quem reservar primeiro. Os clientes que ainda não reservaram voltam a receber o e-mail da próxima vez que abrir uma vaga, e o e-mail inclui uma ligação para deixar de receber estes alertas.

Este e-mail lembra os participantes de uma aula online que se aproxima. É enviado quando o Lembrete de aula online está ligado em Definições › Notificações, à hora escolhida em Lembrar antes (por predefinição, 1 hora antes da aula). Os participantes com a reserva paga recebem neste e-mail os dados de acesso, como a ligação da transmissão (por ex., Zoom, YouTube). As atualizações à ligação ou aos dados da aula online também enviam um e-mail aos participantes inscritos.

Enviado a todos os participantes inscritos quando muda o instrutor ou o local de uma aula.

Enviado a todos os participantes inscritos quando uma aula, sessão de curso ou workshop é cancelada. O e-mail contém um aviso de cancelamento padrão, que não pode alterar, seguido da sua própria mensagem. Escreve a mensagem ao cancelar, no campo Informação adicional para os participantes (e-mail) (numa sessão de curso ou num evento: Informações adicionais para os participantes (e-mail)); o campo vem preenchido com um breve pedido de desculpa que pode editar.

Enviado quando o instrutor cancela a reserva de um cliente (por ex., por falta de pagamento ou por pedido telefónico fora do prazo de cancelamento). O e-mail contém um aviso de cancelamento padrão, que não pode alterar. Se, ao cancelar, preencher o campo opcional Nota (por ex., com o motivo do cancelamento), a sua nota é acrescentada por baixo do aviso.

E-mail de confirmação enviado quando o cliente cancela a própria reserva.

Enviado duas semanas antes de um passe ou de um pacote de créditos expirar, desde que o cliente ainda tenha entradas ou créditos por utilizar. Mostra a data de validade e o saldo atual. Se o interruptor Remover automaticamente entradas não utilizadas depois de expirarem (para os passes) ou Remover automaticamente créditos não utilizados depois de expirarem (para os pacotes de créditos) estiver desligado, o e-mail também convida o cliente a prolongar a validade comprando outro passe ou pacote de créditos. Se o interruptor estiver ligado, este convite não aparece.

Enviado logo após um passe ou um pacote de créditos expirar. O texto depende de dois interruptores nas definições de passes e créditos, Remover automaticamente entradas não utilizadas depois de expirarem e Remover automaticamente créditos não utilizados depois de expirarem:

Confirma que foram adicionados créditos ou entradas à conta do cliente. Acontece quando os adiciona manualmente no painel de administração, nos detalhes do cliente (por ex., quando o cliente vem com dinheiro para comprar um passe).

Enviado imediatamente após o cliente criar um pedido de passe. Assim que o pagamento é confirmado, um segundo e-mail informa o cliente de que o pedido foi marcado como pago.

Aceda a Definições › Notificações. A caixa Notificações por e-mail para instrutores tem um interruptor para cada um destes e-mails:

O instrutor atribuído à sessão recebe um e-mail quando um cliente faz uma nova reserva (aulas, cursos, eventos e workshops, marcações individuais). Consoante o seu plano Zenamu, há ainda um interruptor adicional, Cópia para «Administrador», que envia estes e-mails também aos administradores.

O instrutor atribuído à sessão recebe um e-mail quando um cliente cancela a reserva. Consoante o seu plano Zenamu, a opção Cópia para «Administrador» pode enviar estes e-mails também aos administradores.

O instrutor com a função «Administrador» recebe um e-mail assim que um cliente cria um pedido de passe ou um pedido de plano (um plano que vende aos clientes). Cada um tem o seu próprio interruptor.

Todas as pessoas com a função «Administrador» recebem um e-mail na primeira vez que um novo cliente entra em contacto com o seu estúdio: no registo, na primeira reserva ou na primeira compra. Os clientes que adiciona ao estúdio manualmente não geram este e-mail.

O Lembrete de aula para instrutor envia ao instrutor atribuído um lembrete antes de uma aula, sessão de curso ou evento, com a lista dos clientes inscritos nesse momento. A antecedência escolhe-se em Lembrar antes (tempos predefinidos entre 1 e 15 horas antes do início; 2 horas por predefinição). O Resumo diário para profissional envia a um profissional um resumo diário de todas as suas marcações do dia.

Enviado ao instrutor quando o adiciona em Definições › Instrutores e colaborações e indica o e-mail. Se ainda não tiver conta Zenamu, o e-mail inclui uma ligação para definir a palavra-passe e obter acesso para gerir as aulas que leciona para si (registar presenças, enviar mensagens em massa aos participantes, etc.).

Enviado uma hora antes de uma aula online ao instrutor atribuído — mas apenas se a aula ainda não tiver ligação de transmissão (por ex., Zoom, YouTube).

Os lembretes para clientes configuram-se em Definições › Notificações, na caixa Notificações por e-mail para clientes. Cada lembrete tem um interruptor e uma opção Lembrar antes com tempos predefinidos:

Intervalos personalizados (por ex., 72 horas) não são atualmente suportados: a opção mais longa é de 48 horas. Se precisar de avisar os clientes com mais antecedência, pondere enviar uma mensagem em massa manual a partir do detalhe da aula.

Os estúdios na Chéquia e na Eslováquia veem também a caixa Notificações por SMS para clientes, com Aula cancelada e Lembrete de sessão antes do início (com a sua própria definição Lembrar antes).

Muitos estúdios perguntam-nos se os e-mails do sistema usam a marca do estúdio ou se parecem ser "do Zenamu". Vejamos exatamente como aparecem na caixa de entrada do cliente: