Não quer dar uma aula a uma só pessoa e depois cancelá-la à mão à última hora? O Zenamu pode fazê-lo por si. Quando menos pessoas reservam uma sessão ou um evento do que precisa, o sistema cancela-o automaticamente a uma hora definida antes do início, reembolsa todos os que reservaram e envia-lhes uma notificação. Recebe um e-mail informativo. Este artigo explica o que a funcionalidade faz e como a ativar para todo o seu estúdio.
O que a funcionalidade faz
À hora que escolher (digamos, 24 horas antes do início), o Zenamu conta quantas pessoas estão inscritas na sessão e compara esse número com o mínimo que definiu:
Se estiverem inscritas menos do que o mínimo, a sessão é cancelada automaticamente. Todos os que reservaram recebem um reembolso e a mesma notificação que receberiam por qualquer outra sessão cancelada.
Se estiverem inscritas pelo menos o mínimo, não acontece nada e a sessão realiza-se normalmente.
A verificação é feita apenas uma vez. Se alguém cancelar a sua reserva depois disso, isso não desencadeia uma nova verificação.
A que se aplica a funcionalidade
O cancelamento automático funciona para sessões individuais (aulas) e para eventos (eventos pontuais e workshops). Não o encontra para cursos.
As sessões e os eventos são configurados separadamente, cada um com as suas próprias regras. Assim, pode, por exemplo, cancelar as aulas com poucas reservas mas deixar os eventos realizarem-se sempre.
De que plano precisa
O cancelamento automático por baixa ocupação está disponível no plano Expert ou superior (Expert, Ultimate) e durante o período de avaliação. Não encontra a funcionalidade nos planos inferiores.
Onde a ativar
Encontra as definições para todo o estúdio em Definições → Reservas e regras → separador Cancelamento de reservas. No topo, escolha para que tipo de reservas está a definir as regras — o cartão Sessões ou o cartão Eventos / Workshops. Por baixo, aparece o cartão Cancelamento automático por baixa ocupação, onde:
ativa o botão Cancelar automaticamente as sessões com poucas reservas (nos eventos, Cancelar automaticamente os eventos com poucas reservas),
define a antecedência em Quantas horas antes do início efetuar a verificação,
indica que percentagem da capacidade tem de estar preenchida em Ocupação mínima.
Preencha as definições para as sessões e para os eventos separadamente, nos respetivos cartões.
Como é calculado o número mínimo de pessoas
O mínimo resulta da capacidade da sessão e da percentagem que definir, e é arredondado para cima. Com 50 % e uma capacidade de 5 pessoas, o mínimo é 3 reservas. Numa sessão com capacidade de 1, o mínimo dá 1, por isso só é cancelada uma sessão completamente vazia.
Assim, o mínimo adapta-se à capacidade: se as suas aulas têm números de vagas diferentes, uma única percentagem serve para todas.
Defina uma antecedência maior do que os lembretes aos clientes
Recomendamos definir a verificação com uma antecedência maior do que a dos lembretes que envia antes de uma aula (Definições → Notificações). Se a verificação for feita antes do lembrete, um cliente não recebe um lembrete de uma sessão que entretanto foi cancelada.
Definições para uma sessão específica
Para além das definições para todo o estúdio, pode dar a qualquer sessão ou evento a sua própria regra, ou retirá-lo por completo do cancelamento automático. O artigo sobre definições personalizadas para sessões e eventos explica-lhe como.