Às vezes os clientes precisam de cancelar à última hora. Com a funcionalidade de política de cancelamento, pode definir taxas que são deduzidas do valor pago quando uma reserva é cancelada perto do início da aula.
Configurar taxas de cancelamento
Aceda a Definições (ícone da roda dentada na barra lateral esquerda).
Selecione Reservas e regras no menu superior.
Encontra a política de cancelamento no fundo da página, na secção Cancelamento de reservas.
Adicionar uma política de cancelamento
Crie uma nova política de cancelamento clicando no botão + Adicionar.
Abre-se uma caixa de diálogo onde pode definir as condições de cancelamento. No exemplo abaixo, criamos uma condição: se o cliente cancelar a reserva 3 horas ou menos antes do início da aula, é cobrada uma taxa de cancelamento de 25% sobre o valor pago.
A nova política de cancelamento aparece na lista (ver imagem abaixo). Se quiser, clique novamente em + Adicionar para criar outra condição — por exemplo, uma taxa de 50% para cancelamentos feitos até 2 horas antes da aula.
A que se aplica esta política (e em que unidades de tempo)
Esta política abrange as sessões individuais, ou seja, as aulas avulsas (abertas) e as reservas dos seus serviços de marcações em conjunto. Existe apenas uma política partilhada, pelo que não pode definir regras separadas para os serviços e para as aulas.
As janelas das taxas e o Prazo de cancelamento das sessões introduzem-se apenas em horas — aqui não encontra dias nem semanas. Se pensa em dias, faça primeiro a conversão: 1 dia = 24 horas, 1 semana = 168 horas.
Os cursos e os eventos funcionam de outra forma e não têm taxas percentuais. Consulte Configurar políticas de cancelamento e aulas de reposição.
Resolução de problemas: não consigo guardar a política de cancelamento
Se não conseguir guardar a política de cancelamento, a causa mais comum é um conflito entre uma taxa de cancelamento e o prazo de cancelamento. O sistema mostra o seguinte erro:
Uma das suas taxas de cancelamento sobrepõe-se ao prazo limite de cancelamento (o prazo tem de ser sempre anterior). Altere o prazo ou remova a taxa em conflito.
Como corrigir
Verifique a definição do prazo de cancelamento — define a hora limite a que o cliente pode cancelar antes do início da aula.
Certifique-se de que nenhuma taxa de cancelamento se aplica a uma janela temporal posterior ao prazo de cancelamento. O prazo tem de ser sempre anterior à janela de qualquer taxa de cancelamento.
Ajuste o prazo de cancelamento ou remova a taxa de cancelamento em conflito.
Exemplo: se o prazo de cancelamento estiver definido para 2 horas antes da aula, não pode ter uma taxa de cancelamento que se aplique "1 hora antes da aula" — o cliente já não consegue cancelar nesse momento.
Como configurar "gratuito até X, depois com taxa"
Imagine que quer que o cancelamento seja gratuito até 72 horas antes da aula e que a partir daí custe 25%. A regra a contornar é esta: cada janela de taxa tem de ficar mais afastada do início da aula do que o prazo de cancelamento, porque é no prazo que o cliente deixa de poder cancelar sozinho. Há duas formas de o conseguir:
Sem prazo — deixe o prazo de cancelamento a 0 (ou não o utilize) e acrescente uma taxa de 25% para uma janela de 72 horas. Cancelar com mais de 72 horas de antecedência é gratuito, mais perto do início custa 25% e o cliente pode cancelar sempre que precisar.
Com um prazo de 48 horas — defina o prazo para 48 horas e acrescente a mesma taxa de 25% para uma janela de 72 horas. Com mais de 72 horas de antecedência é gratuito, entre 72 e 48 horas a taxa é de 25% e a menos de 48 horas o cliente já não pode cancelar sozinho.
O que não pode fazer é combinar as duas coisas, por exemplo "gratuito até 72 horas, 25% entre 72 e 48 horas e outra taxa abaixo de 48 horas". Essa última taxa ficaria depois do prazo, por isso o sistema não a guarda e aparece o erro descrito acima.