Este artigo trata das reservas de marcações individuais (serviços 1:1) em Marcações individuais › Marcações: os estados das reservas, a aprovação manual, as faltas de comparência e o cancelamento de uma reserva. Não se aplica às aulas de grupo, aos cursos nem aos eventos — os participantes destes gerem-se no detalhe da aula, do curso ou do evento.
A aprovação manual de marcações só existe nas marcações individuais e ativa-se para cada profissional. As aulas de grupo, os cursos e os eventos não têm aprovação: o cliente que reserva uma vaga livre fica logo com ela. Se quiser decidir quem fica com uma vaga numa aula de grupo, consulte Posso aprovar as reservas de uma aula de grupo? mais abaixo.
Vista geral das reservas
Todas as reservas de marcações individuais estão em Marcações individuais › Marcações, no menu lateral. A página mostra estes números:
Hoje — marcações previstas para hoje.
Próximos — reservas futuras que não foram canceladas.
A aguardar aprovação — reservas pendentes à espera da sua decisão (só se a aprovação manual de marcações estiver ativa).
Este mês — marcações do mês atual.
Mais abaixo, pode alternar entre as vistas Tabela e Calendário e criar uma reserva diretamente com Adicionar marcação.
Estados das reservas
Cada reserva de uma marcação individual tem um destes estados:
Pendente
A reserva foi criada, mas aguarda aprovação. Este estado só é usado quando a Aprovação manual de marcações está ativa para o profissional (ver abaixo). O cliente é informado de que a marcação aguarda a confirmação do profissional.
Confirmada
A reserva é válida e a marcação vai realizar-se. Se a aprovação manual de marcações estiver desativada, as reservas são criadas diretamente neste estado. As reservas que criar com Adicionar marcação ficam sempre confirmadas.
Concluída
A hora de início da marcação já passou e a reserva não foi cancelada nem ficou com o estado Não compareceu.
Cancelada
A reserva foi cancelada — pelo cliente, pelo seu estúdio ou automaticamente pelo Zenamu (por exemplo, uma reserva pendente que não foi aprovada antes do início da marcação).
Não compareceu
O cliente não apareceu e não pagou. Atribui este estado manualmente, depois de a marcação ter começado (ver Marcar como "não compareceu").
Aprovação manual de marcações
Se quer confirmar cada marcação antes de ela ficar definitiva, ative a Aprovação manual de marcações para o profissional. As novas reservas com esse profissional passam a ser criadas como pendentes, em vez de confirmadas.
Como ativo a aprovação manual de marcações?
Aceda a Marcações individuais › Profissionais.
No cartão do profissional, clique em Serviços (para um profissional novo, clique em Adicionar profissional).
Ative o interruptor Aprovação manual de marcações.
Clique em Guardar. A definição aplica-se a todos os serviços desse profissional.
Como funciona a aprovação
O cliente faz uma marcação → o estado fica Pendente. O horário fica bloqueado para essa marcação e mais ninguém o pode reservar.
O profissional recebe um e-mail sobre o novo pedido.
Em Marcações individuais › Marcações, abra a reserva (Ver detalhes) e escolha:
Aprovar — a reserva é confirmada e o cliente recebe um e-mail de confirmação.
Recusar pedido — a reserva é cancelada e o cliente é notificado por e-mail. Pode indicar um Motivo da recusa (opcional). O pagamento do cliente é reembolsado na totalidade.
Se uma reserva pendente não for aprovada antes do início da marcação, o Zenamu cancela-a automaticamente e reembolsa o cliente na totalidade.
Os utilizadores com permissões de Gestor ou Administrador podem aprovar e recusar qualquer reserva; um profissional pode fazê-lo nas reservas que lhe estão atribuídas. Saiba mais em Marcações: reservas pendentes — aprovação, recusa e cancelamento automático.
Quando é que o cliente paga se a aprovação manual estiver ativa?
A aprovação manual não adia o pagamento. O cliente paga no momento da reserva, tal como sem aprovação — por exemplo, o pagamento com cartão ou PayPal é cobrado, ou os créditos ou entradas são descontados. No passo do pagamento, o cliente é informado de que recebe o reembolso total se o profissional não confirmar a marcação antes do início.
Se recusar o pedido ou se a reserva for cancelada automaticamente, os pagamentos com cartão e PayPal são reembolsados automaticamente e os créditos ou entradas voltam para o saldo do cliente. O valor pago por transferência bancária tem de ser devolvido por si.
Posso aprovar as reservas de uma aula de grupo?
Não. As aulas de grupo, os cursos e os eventos não têm aprovação manual — esta opção só existe nas marcações individuais. Se quiser escolher quem fica com uma vaga numa aula de grupo, use antes uma destas opções:
Manter a aula visível, mas tratar das inscrições pessoalmente: no formulário da aula, abra Definições avançadas de reserva e assinale Não permitir que os clientes reservem esta aula. A aula continua no horário público, mas ninguém a pode reservar online. Explique na descrição como pedir uma vaga (e-mail, telefone) e adicione os clientes que aceitar com Adicionar participante, no detalhe da aula.
Ocultar totalmente a aula: assinale Aula não visível publicamente em Definições avançadas de reserva. A aula não aparece no horário público e só o estúdio pode adicionar clientes com Adicionar participante.
Nos cursos, as mesmas opções chamam-se Não permitir que os clientes reservem esta aula e Curso não visível publicamente.
Marcar como "não compareceu"
O botão Não compareceu só aparece no detalhe da reserva quando se verificam todas estas condições:
A reserva está Confirmada.
A hora de início da marcação já passou.
A reserva ainda não foi paga — o pagamento continua A aguardar pagamento (por exemplo, o cliente ia pagar no local).
Depois de confirmar, a reserva fica com o estado Não compareceu e o pagamento passa a Não pago. O cliente fica assinalado como cliente com pedidos por pagar, o que ajuda a identificar clientes problemáticos. Uma reserva paga antecipadamente não pode ficar com o estado "não compareceu"; aparece como Concluída. Saiba mais em "Faltas não justificadas".
Cancelar uma reserva no painel de administração
Pode cancelar uma reserva confirmada a qualquer momento, mesmo quando o cliente já não a pode cancelar online. Abra a reserva e clique em Cancelar reserva (na tabela, escolha Cancelar no menu de ações). Numa reserva pendente, o botão é Recusar pedido. Na caixa de diálogo:
O Zenamu mostra se se aplica uma taxa de cancelamento, de acordo com as suas regras de cancelamento. Se houver várias opções, escolha como cancelar, por exemplo com reembolso total.
Pode acrescentar uma Nota com o motivo do cancelamento.
Se escrever uma mensagem em Mensagem de e-mail para o cliente, o cliente recebe-a por e-mail. Consoante as suas definições de notificações por SMS, pode também aparecer um campo para a mensagem SMS.
Reservas no calendário
As marcações também aparecem no Horário de aulas, junto das suas aulas de grupo. Em Marcações individuais › Marcações, pode alternar entre as vistas Tabela e Calendário.
Saiba mais sobre definições de pagamento e políticas de cancelamento em "Marcações individuais (sessões 1:1): métodos de pagamento e regras de cancelamento".