O detalhe da reserva é o ecrã principal para a operação diária na secção Marcações individuais. Este guia mostra o que lá encontra, que ações usar e por que ordem. Para abrir o detalhe de uma reserva, aceda a Marcações individuais > Marcações e clique na reserva na tabela (ou escolha Ver detalhes no respetivo menu de ações). Os estados das reservas, a aprovação manual e o cancelamento são explicados com mais pormenor em Marcações individuais: gerir reservas.
O que vê no detalhe da reserva
Informação do serviço, data, hora e duração.
Estado da reserva: Pendente, Confirmada, Concluída, Cancelado ou Não compareceu.
O pedido associado e os dados de pagamento.
Cliente, profissional e local.
A Nota interna, se a escreveu ao criar a marcação com Adicionar marcação. A nota interna pertence apenas a esta reserva. Não é o mesmo que as Notas no detalhe do cliente e não é copiada para lá.
Principais ações no detalhe
Aprovar ou recusar uma reserva pendente
Nas reservas à espera de aprovação, clique em Aprovar para confirmar a marcação ou em Recusar pedido para a recusar. Ao recusar um pedido, pode indicar um Motivo da recusa opcional, e o cliente é notificado por e-mail.
Cancelar uma reserva
Clique em Cancelar reserva. Na janela, pode acrescentar uma Nota com o motivo e escrever uma Mensagem de e-mail para o cliente. O sistema avalia a lógica do cancelamento com base nas definições e no método de pagamento.
Marcar como não compareceu
Use esta ação quando o cliente não apareceu. O botão Não compareceu só aparece numa reserva confirmada depois de passada a hora de início da marcação e apenas se a reserva ainda não estiver paga (A aguardar pagamento). Depois de confirmar, a reserva fica com o estado Não compareceu, o pagamento passa a Não pago e o cliente fica assinalado como cliente com pedidos por pagar.
Alterar o profissional ou o local
Em reservas editáveis, pode trocar o profissional ou o local sem ter de criar uma nova reserva. Clique no ícone do lápis junto a Profissional ou Local, escolha a nova opção e clique em Guardar. Só pode escolher um profissional que esteja atribuído ao serviço da reserva e não tenha outra marcação a essa hora. O Zenamu avisa automaticamente o cliente da alteração por e-mail.
Enviar uma mensagem personalizada ao cliente
A mensagem não se envia a partir do próprio detalhe da reserva. Em Marcações individuais > Marcações, abra o menu de ações da reserva na tabela e escolha Enviar mensagem. Escreva a Mensagem, escolha, se quiser, um profissional em Enviar cópia ao profissional e clique em Enviar mensagem. Esta opção só aparece se o cliente tiver endereço de e-mail.
Dica: use motivos internos e um estilo de comunicação consistente. Torna muito mais fluida a passagem de tarefas entre receção, profissionais e gestão.
Cenários comuns
A reserva continua pendente e a sessão está a chegar
Decida o mais depressa possível (aprovar ou recusar) para o cliente não ficar à espera sem informação. Se uma reserva pendente não for aprovada antes do início da marcação, o Zenamu cancela-a automaticamente.
Um cliente liga a dizer que não pode em cima da hora
Cancele a reserva no painel de administração, indique um motivo e verifique o resultado do cancelamento no pedido.
Um profissional está doente e preciso de um substituto
Altere o profissional no detalhe da reserva. O Zenamu envia automaticamente um e-mail ao cliente sobre a alteração; envie uma mensagem personalizada apenas se quiser acrescentar mais informação.
O profissional substituto tem de ter o serviço em causa atribuído e estar livre a essa hora.
Perguntas frequentes
Quando aparece a ação "não compareceu"?
Em reservas confirmadas, depois de passada a hora de início da marcação, desde que a reserva ainda não esteja paga.
Porque não consigo alterar o profissional ou o local?
Só os pode alterar em reservas futuras que não estejam canceladas nem com o estado Não compareceu. As marcações passadas não podem ser alteradas. Também precisa da permissão Gestor ou Administrador.
Quando devo enviar uma mensagem personalizada?
Sempre que houver uma alteração que afeta o cliente (mudança de hora, instruções logísticas). As alterações de profissional ou de local são enviadas ao cliente automaticamente.