Assim que os clientes começam a marcar, as reservas aparecem organizadas num só sítio. Neste artigo vai aprender a gerir as reservas, quais os estados possíveis e como funciona o processo de aprovação.
Vista geral das reservas
Todas as reservas estão em Menu → Marcações → Reservas. A página de vista geral mostra:
Reservas de hoje — quantas sessões estão marcadas para hoje.
Próximas reservas — número total de reservas futuras confirmadas.
Pendentes — reservas à espera da sua aprovação (se a aprovação manual estiver ativa).
Concluídas este mês — número de sessões passadas no mês atual.
Estados das reservas
Cada reserva está num destes estados:
Pendente
A reserva foi criada mas aguarda a sua aprovação. Este estado só é usado quando a aprovação manual de reservas está ativa (ver abaixo). O cliente é informado de que a reserva aguarda confirmação.
Confirmada
A reserva é válida e a sessão está marcada. Se a aprovação manual não estiver ativa, as reservas são criadas diretamente neste estado.
Cancelada
A reserva foi cancelada. O sistema regista quem cancelou:
Cliente — o cliente cancelou pela página pública.
Especialista — o especialista/instrutor cancelou a reserva.
Administrador — o administrador do estúdio cancelou no painel de administração.
Sistema — cancelamento automático (por exemplo, uma reserva não confirmada depois de passada a hora da sessão).
Não compareceu
O cliente não apareceu a uma sessão confirmada. Pode atribuir este estado manualmente depois de passada a hora da sessão.
Aprovação manual de reservas
Se quer ter controlo sobre quem vem e quando, pode ativar a aprovação manual de reservas. As novas reservas passam a ser criadas como pendentes em vez de confirmadas.
Como funciona a aprovação
O cliente cria uma reserva → o estado fica como Pendente.
O especialista (ou o administrador) recebe uma notificação por e-mail sobre o novo pedido.
No painel de administração, abra o detalhe da reserva e escolha:
Aprovar — a reserva é confirmada e o cliente recebe um e-mail de confirmação.
Recusar — a reserva é recusada e o cliente recebe um e-mail de recusa, com um motivo opcional.
Se uma reserva pendente não for aprovada até à hora de início da sessão, o sistema cancela-a automaticamente.
Pagamento com aprovação manual
Com a aprovação manual ativa, o pagamento só é processado depois de a reserva ser confirmada. O cliente não paga no momento do pedido, apenas depois de o aprovar.
Marcar como "não compareceu"
Depois de passada a hora de uma sessão, pode marcar uma reserva confirmada como "não compareceu". O botão Não compareceu só aparece quando:
A hora da sessão já passou (a hora atual é posterior à hora de início).
A reserva está no estado Confirmada.
As estatísticas de faltas do cliente são atualizadas automaticamente e ajudam a identificar clientes problemáticos. Saiba mais em "Faltas não justificadas".
Cancelar uma reserva no painel de administração
Como administrador pode cancelar qualquer reserva diretamente no painel de administração. Ao cancelar:
Pode introduzir um motivo de cancelamento que é mostrado ao cliente no e-mail.
O sistema determina automaticamente se há taxa de cancelamento, consoante a sua política de cancelamento.
O cliente recebe um e-mail de cancelamento.
Reservas no calendário
Todas as sessões aparecem automaticamente no calendário principal da Zenamu, juntamente com as aulas em grupo. Pode alternar entre a vista de aulas em grupo e a vista de marcações através do selector no cabeçalho do calendário.
Saiba mais sobre definições de pagamento e políticas de cancelamento em "Pagamentos e políticas de cancelamento".