Este artigo explica as regras de cancelamento pelo cliente para cursos (sessões de reposição quando o cliente cancela a participação numa sessão do curso dentro do prazo, e cancelamento do curso completo) e para eventos e workshops. As aulas avulsas e as marcações seguem outra regra, o prazo de cancelamento e as taxas de cancelamento da opção Sessões; consulte Prazo de cancelamento e taxas de cancelamento para reservas de aulas e marcações.
O cliente cancela a participação numa sessão do curso na sua própria conta, não na página do curso no horário público do seu estúdio: em Os meus cursos, clica em Cancelar junto à sessão e confirma com Cancelar participação (ou usa o ícone do caixote do lixo em As minhas reservas), e só numa sessão paga que ainda não tenha começado. Os eventos e workshops não têm taxas percentuais; os clientes só podem cancelar sozinhos uma reserva de evento quando Permitir cancelamento pelo cliente está ativado, e até ao limite que definir.
Como configurar as sessões de reposição para cursos?
Aceda a Definições > Reservas e regras > Cancelamento de reservas e escolha Cursos.
Em Reposições, ative Permitir que os clientes obtenham reposições nos novos cursos. Os cursos que criar a partir de agora começam com a opção Permitir a obtenção de sessões de reposição ativada. Um curso existente mantém a sua própria definição; para a alterar, edite o curso e, na secção Reposições, ative Permitir a obtenção de sessões de reposição.
No cartão Quando o cliente obtém uma reposição, defina o Prazo para cancelar com reposição: quanto tempo antes do início da sessão o cliente tem de cancelar a participação para obter uma reposição. Pode indicar o prazo em minutos, horas, dias ou semanas. Com 0, qualquer cancelamento até ao início da sessão é considerado dentro do prazo. Um cancelamento dentro do prazo só dá direito a uma reposição se o curso permitir reposições e o cliente ainda não tiver atingido o limite de reposições do curso. O cliente pode continuar a cancelar depois deste prazo, mas já não recebe reposição. Este prazo aplica-se a todos os cursos com reposições e é independente do prazo de cancelamento das aulas avulsas da opção Sessões.
No cartão Até quando é válida a reposição, escolha o Tipo de validade: Durante um número definido de dias (indique o Número de dias; a validade é contada a partir da data da sessão em que o cliente cancelou a participação, e não do dia do cancelamento) ou Até ao fim do curso (com Dias adicionais opcionais depois da última sessão do curso).
Em Outras opções predefinidas dos novos cursos, pode definir o Máx. de reposições por cliente (disponível nos planos Expert e Ultimate e durante o período de experiência) e ativar Permitir pagar sessões avulsas de um curso com uma reposição (o curso precisa da opção de preço Preço por sessão). Ambas as opções só definem o valor inicial dos novos cursos.
Clique em Guardar.
As reposições aplicam-se apenas a sessões de um curso que o cliente reservou por inteiro. Se o cliente reservou uma sessão avulsa do curso com o Preço por sessão, essa reserva segue o prazo de cancelamento e as taxas das aulas avulsas e não dá direito a reposição. Quando o cliente cancela a participação numa sessão do curso, não é reembolsado nenhum valor: a compensação é a reposição.
Porque é que um curso que já existia não dá reposições depois de eu alterar a definição?
Permitir que os clientes obtenham reposições nos novos cursos (em Definições > Reservas e regras > Cancelamento de reservas > Cursos) só define o valor inicial dos cursos criados a partir de agora. Um curso que já existe mantém a sua própria definição. Para a alterar, edite o curso e, na secção Reposições, ative Permitir a obtenção de sessões de reposição. O mesmo se aplica a Outras opções predefinidas dos novos cursos (Máx. de reposições por cliente e Permitir pagar sessões avulsas de um curso com uma reposição). Um curso criado com Usar como modelo recebe estas definições do curso de origem, em vez das opções predefinidas. Nos planos Expert e Ultimate e durante o período de experiência, recebe também a Validade das reposições do curso de origem. Ao contrário destas opções predefinidas, os dois cartões aplicam-se também aos cursos existentes: o Prazo para cancelar com reposição do cartão Quando o cliente obtém uma reposição aplica-se a todos os cursos com reposições, novos e existentes. A validade do cartão Até quando é válida a reposição aplica-se aos novos cursos e a todos os cursos que têm selecionada a opção Utilizar a definição predefinida em Validade das reposições, na secção Reposições. Os cursos com a opção Definir para este curso mantêm a sua própria validade. Pode alterar os dois cartões mesmo que a opção Permitir que os clientes obtenham reposições nos novos cursos esteja desativada.
Pode alterar a opção Permitir a obtenção de sessões de reposição de um curso em qualquer plano. O campo Número máximo de reposições e a opção Definir para este curso na validade das reposições estão disponíveis nos planos Expert e Ultimate e durante o período de experiência. Nos outros planos, estas definições estão desativadas. Um curso que já tem validade própria mostra-a apenas para leitura, e pode mudá-lo para Utilizar a definição predefinida.
Como é que o cliente cancela a participação numa sessão do curso e usa a reposição?
O cliente tem de ter uma conta no sistema de reservas
Para que os seus clientes possam utilizar o sistema de reposições, precisam de ter uma conta própria no sistema de reservas. Sem ela, o sistema não consegue gerir reposições, mostrar saldos nem apresentar datas de expiração.
O cliente inicia sessão na sua conta e, em Os meus cursos, clica em Cancelar junto à sessão e confirma com Cancelar participação, ou clica no ícone do caixote do lixo junto à sessão em As minhas reservas. O cliente faz isto a partir da sua conta, e não a partir da página do curso no horário público.
Depois de confirmar, o cliente recebe um e-mail de notificação. Se cancelou dentro do Prazo para cancelar com reposição das definições de reposições, o curso permite reposições e o cliente ainda não atingiu o limite de reposições do curso, a página principal indica que tem direito a uma sessão de reposição. Caso contrário, a participação é cancelada sem reposição.
O cliente pode então usar a sessão de reposição em qualquer aula ou sessão de curso que permita o pagamento com reposições, clicando em Reservar e selecionando Reservar com uma reposição. O pagamento com reposições vem ativado por predefinição nas aulas novas; pode desativá-lo com Permitir pagamento com sessões de reposição nas Definições avançadas de reserva da aula. Num curso, use Sessão – permitir o pagamento com uma reposição na secção Reposições; os novos cursos recebem o valor predefinido de Permitir pagar sessões avulsas de um curso com uma reposição em Definições > Reservas e regras > Cancelamento de reservas > Cursos. Saiba mais em Sessões de reposição: obtenção, utilização e validade.
Políticas de cancelamento para workshops e eventos
Os clientes podem cancelar sozinhos a reserva de um workshop, desde que o permita. Aceda a Definições > Reservas e regras > Cancelamento de reservas, escolha Eventos / Workshops e ative "Permitir cancelamento pelo cliente". Depois preencha "Antecedência para cancelar o evento" — o valor 0 permite que o cliente cancele em qualquer altura até ao início do evento. Pode indicar o prazo em minutos, horas, dias ou semanas.
O que definir aqui passa a ser o valor predefinido dos workshops que criar a partir de agora e cada workshop pode alterá-lo nas suas próprias definições. Assim, um evento com um prazo mais apertado não o obriga a mudar a regra para todos os outros.
Os workshops não têm taxas de cancelamento em percentagem. Antes do prazo-limite, o cliente recebe tudo de volta. Se o cancelamento pelo cliente estiver desativado, o cliente vê uma mensagem a pedir que entre em contacto com o estúdio. Depois do prazo-limite, uma reserva paga com cartão ou PayPal não pode ser cancelada online e é pedido ao cliente que contacte o estúdio. Uma reserva paga com créditos, entradas, um plano ou uma reposição ainda pode ser cancelada depois do prazo-limite, mas não é devolvido nada. As reservas pagas por transferência bancária ou em dinheiro têm sempre de ser canceladas e reembolsadas por si.
Pode sempre cancelar a reserva de um cliente a partir do detalhe do workshop no painel de administração. Ao cancelar, ser-lhe-á perguntado como tratar o reembolso (devolver créditos, devolver entradas, marcar como não pago, etc.).
Cancelamento do curso completo pelo cliente
Uma coisa é o cliente cancelar a participação numa sessão do curso; outra é cancelar toda a inscrição no curso, que tem uma definição própria. Encontra-a no mesmo sítio: Definições > Reservas e regras > Cancelamento de reservas, em Cursos. Ative "Permitir o cancelamento do curso completo" e preencha "Antecedência para cancelar o curso". O valor 0 significa que o cliente pode cancelar o curso completo em qualquer altura até ao seu início. O que definir aqui passa a ser o valor predefinido dos novos cursos; os cursos existentes mantêm as suas definições. Cada curso tem a sua própria cópia destas definições no formulário do curso, em Definições avançadas de reserva.
Um cliente que cancele o curso completo antes do prazo-limite recebe o reembolso total. Com esta definição desativada, ou depois do prazo-limite, o cliente tem de combinar o cancelamento diretamente consigo. Um curso pago por transferência bancária ou em dinheiro tem sempre de ser cancelado e reembolsado por si.
Os cursos também não têm taxas de cancelamento em percentagem. Se o cliente cancelar a participação numa única sessão do curso dentro do prazo, isso resolve-se com as sessões de reposição, como descrito acima.