Este artigo trata do cancelamento automático por baixa ocupação: o Zenamu cancela sozinho uma sessão de aula ou um evento quando, a uma hora definida antes do início, há poucas pessoas inscritas. As horas que define nesta funcionalidade indicam o momento dessa verificação — não são um prazo de cancelamento para os clientes e não alteram até quando os clientes podem cancelar a própria reserva. Para definir esse prazo, consulte Prazo de cancelamento e taxas de cancelamento para reservas de aulas e marcações.

Quando menos pessoas reservam uma sessão de aula ou um evento do que precisa, o sistema cancela-o automaticamente a uma hora definida antes do início, reembolsa todos os que reservaram e envia-lhes uma notificação. Recebe um e-mail informativo. Não precisa de cancelar a aula à mão à última hora. Este artigo explica o que a funcionalidade faz e como a ativar para todo o seu estúdio.

À hora que escolher (digamos, 24 horas antes do início), o Zenamu conta quantas pessoas estão inscritas na sessão e compara esse número com o mínimo que definiu:

A verificação é feita apenas uma vez. Se alguém cancelar a sua reserva depois disso, isso não desencadeia uma nova verificação.

O cancelamento automático funciona para sessões de aulas e para eventos (eventos pontuais e workshops). Não o encontra para cursos nem para marcações.

As sessões de aulas e os eventos são configurados separadamente, cada um com as suas próprias regras. Assim, pode, por exemplo, cancelar as aulas com poucas reservas mas deixar os eventos realizarem-se sempre.

Encontra as definições para todo o estúdio em Definições → Reservas e regras → separador Cancelamento de reservas. No topo, escolha para que tipo de reservas está a definir as regras — a opção Sessões ou a opção Eventos / Workshops. Por baixo, aparece o cartão Cancelamento automático por baixa ocupação, onde:

Preencha as definições para as sessões de aulas e para os eventos separadamente, nos respetivos cartões. Depois, clique em Guardar no fundo da página.

Quantas horas antes do início efetuar a verificação só decide quando o Zenamu conta as reservas. O Prazo de cancelamento, na mesma opção Sessões, é uma definição separada que limita até quando os clientes podem cancelar a própria reserva.

O mínimo resulta da capacidade da sessão e da percentagem que definir, e é arredondado para cima. Com 50 % e uma capacidade de 5 pessoas, o mínimo é 3 reservas. Numa sessão com capacidade de 1, o mínimo dá 1, por isso só é cancelada uma sessão completamente vazia.

Assim, o mínimo adapta-se à capacidade: se as suas aulas têm números de vagas diferentes, uma única percentagem serve para todas.

Recomendamos definir a verificação com uma antecedência maior do que a dos lembretes que envia antes de uma aula (Definições → Notificações). Se a verificação for feita antes do lembrete, um cliente não recebe um lembrete de uma sessão que entretanto foi cancelada.

Para além das definições para todo o estúdio, pode dar a qualquer sessão de aula ou evento a sua própria regra, ou retirá-lo por completo do cancelamento automático. O artigo Cancelamento automático por baixa ocupação: definições personalizadas para uma sessão ou evento explica-lhe como.