Zenamu trimite automat e-mailuri atât Dvs., cât și clienților Dvs.: confirmări de rezervare, notificări despre comenzi noi de pachete (intrări și credite), modificări de program și anulări de ședințe. Acest articol enumeră aceste e-mailuri automate și arată pe care le puteți activa sau dezactiva în Setări › Notificări. Anunțurile pentru clienți afișate în programul public nu sunt e-mailuri; le găsiți descrise în articolul Anunțuri pentru clienți: cum să creați, editați și afișați în programul public.

Acest e-mail urează bun venit clienților care rezervă o ședință, un curs sau un eveniment pentru prima dată. Este trimis și când adăugați manual un client nou în sistem.

Imediat după ce un client rezervă o ședință, un curs sau un eveniment, primește un e-mail cu detalii precum data, ora, locația, instructorul și metoda de plată. Include și un link pentru a gestiona rezervarea.

În Setări › Notificări, sub comutatoarele pentru notificările prin e-mail, găsiți câmpul „Mesaj personalizat pentru e-mailul de confirmare a primei rezervări”. Ce scrieți acolo se adaugă la e-mailul de confirmare a rezervării.

Merită să știți exact când pleacă acest mesaj, pentru că ia prin surprindere multe studiouri:

Trimis când instructorul înregistrează rezervarea unui client ca plătită.

Dacă se eliberează un loc la o ședință, primul client de pe lista de așteptare este înscris automat și notificat prin acest e-mail. Acest e-mail se trimite întotdeauna — nu există nicio setare pentru dezactivarea lui și nu există o variantă prin SMS.

La o ședință complet ocupată, clienții (inclusiv vizitatorii fără cont) pot face clic pe Anunță-mă și își pot lăsa adresa de e-mail — de exemplu, dacă nu vor să se înscrie pe lista de așteptare sau dacă ședința nu are listă de așteptare. Când se eliberează un loc (de exemplu, cineva anulează) și nu așteaptă nimeni pe lista de așteptare, toți cei care au făcut clic pe Anunță-mă primesc acest e-mail în același timp. Nu se rezervă nimic automat: locul îl obține cine rezervă primul. Clienții care nu au rezervat încă primesc din nou e-mailul data următoare când se eliberează un loc, iar e-mailul conține un link pentru oprirea acestor alerte.

Acest e-mail le reamintește participanților de o ședință online care urmează. Se trimite când opțiunea Memento oră online este activată în Setări › Notificări, la momentul ales în Memento înainte cu (implicit, cu o oră înainte de începerea ședinței). Participanții a căror rezervare este plătită primesc în acest e-mail detaliile de acces, precum linkul către transmisia live (de ex., Zoom, YouTube). Actualizările linkului sau ale detaliilor online declanșează, de asemenea, un e-mail către participanții înscriși.

Acest e-mail informează toți participanții despre orice modificări ale instructorului sau locației unei ședințe.

Dacă o ședință, un curs sau un eveniment este anulat, toți participanții sunt notificați prin acest e-mail. Conținutul poate fi personalizat.

Când un instructor anulează rezervarea unui client (de ex., din cauza neplății sau a unei cereri de anulare tardivă), acest e-mail este trimis.

Clienții primesc acest e-mail când anulează o rezervare.

Cu două săptămâni înainte ca un pachet de intrări sau de credite să expire, clienții primesc un e-mail care îi alertează despre expirarea iminentă și opțiunile de reînnoire.

Când intrările sau creditele expiră, clienții primesc un e-mail care detaliază statusul expirat și opțiunile de achiziție.

Acest e-mail confirmă adăugarea intrărilor sau creditelor în contul unui client. Acest lucru poate avea loc manual în administrarea sistemului, în special pentru achizițiile fizice făcute la studio.

După crearea unei comenzi de pachet, clienții primesc un e-mail de confirmare. Odată ce plata este procesată și confirmată, un alt e-mail este trimis clientului.

Accesați Setări › Notificări. Caseta Notificări prin e-mail pentru instructori are câte un comutator pentru fiecare dintre aceste e-mailuri:

Instructorul alocat ședinței primește un e-mail când un client face o rezervare nouă (ore de grup, cursuri, evenimente și ateliere, programări). În funcție de plan, există și un comutator suplimentar Copie pentru „Administrator”, care trimite aceste e-mailuri și administratorilor.

Instructorul alocat ședinței primește un e-mail când un client își anulează rezervarea. În funcție de plan, Copie pentru „Administrator” poate trimite aceste e-mailuri și administratorilor.

Instructorul cu rolul de „Administrator” primește un e-mail imediat ce un client creează o comandă de pachet sau o comandă de abonament. Fiecare are propriul comutator.

Toate persoanele cu rolul de „Administrator” primesc un e-mail prima dată când un client nou intră în contact cu studioul Dvs. — la înregistrare, la prima rezervare sau la prima achiziție. Pentru clienții pe care îi adăugați Dvs. în studio nu se trimite acest e-mail.

Memento oră pentru instructor îi trimite instructorului alocat un memento înainte de fiecare ședință pe care o predă (oră de grup, ședință de curs sau eveniment), cu lista clienților înregistrați în acel moment. Momentul îl alegeți la Memento înainte cu (intervale predefinite, de la 1 la 15 ore înainte de începere; implicit 2 ore). Sumar zilnic pentru specialist îi trimite unui specialist un sumar zilnic cu toate programările lui din ziua respectivă.

Când adăugați un instructor în Setări › Instructori și colaborări și îi introduceți adresa de e-mail, acesta primește acest e-mail. Dacă nu are deja un cont Zenamu, e-mailul include un link pentru a configura o parolă și a accesa funcțiile de gestionare a ședințelor.

Dacă o ședință online nu are un link de transmisie live (de ex., Zoom, YouTube) cu o oră înainte de începere, instructorul desemnat primește acest e-mail de memento.

Mementourile pentru clienți se setează în Setări › Notificări, în caseta Notificări prin e-mail pentru clienți. Fiecare memento are un comutator și o opțiune Memento înainte cu cu intervale predefinite:

Intervalele personalizate (de ex. 72 de ore) nu sunt disponibile momentan — opțiunea cea mai lungă este de 48 de ore. Dacă doriți să le reamintiți clienților cu mai mult timp înainte, puteți trimite un mesaj în masă din detaliile ședinței.

Studiourile din Cehia și Slovacia văd și caseta Notificări SMS pentru clienți, cu Oră anulată și Memento oră înainte de începere (cu propria setare Memento înainte cu).

Multe studiouri ne întreabă dacă e-mailurile de sistem poartă marca studioului sau dacă arată ca fiind „de la Zenamu”. Iată cum apar exact în căsuța de e-mail a clientului: