Acest articol este despre rezervările la programări (servicii 1:1) din Programări › Programări: stările lor, aprobarea manuală a rezervărilor, neprezentările și anularea unei programări. Nu se aplică claselor de grup, cursurilor sau evenimentelor — participanții la acestea îi gestionați în detaliul clasei, cursului sau evenimentului.
Aprobarea manuală a rezervărilor există doar pentru programări și o activați separat pentru fiecare specialist. Clasele de grup, cursurile și evenimentele nu au un pas de aprobare: clientul care rezervă un loc liber îl primește imediat. Dacă doriți să hotărâți chiar dumneavoastră cine primește un loc la o clasă de grup, consultați mai jos secțiunea Pot aproba rezervările la o clasă de grup?
Prezentare generală a programărilor
Toate rezervările la programări se găsesc în meniul lateral, la Programări › Programări. Pagina afișează următoarele cifre:
Astăzi — Programările planificate pentru astăzi.
Viitoare — Programările viitoare care nu sunt anulate.
În așteptare — Rezervările care așteaptă decizia dumneavoastră (doar dacă aprobarea manuală a rezervărilor este activată).
Luna aceasta — Programările din luna curentă.
Mai jos puteți comuta între vizualizarea Tabel și Calendar și puteți crea dumneavoastră o programare cu Adaugă programare.
Stări de programare
Fiecare programare are una dintre aceste stări:
În așteptare
Programarea a fost creată, dar așteaptă aprobarea. Această stare apare doar când Aprobare manuală a rezervărilor este activată pentru specialist (vedeți mai jos). Clientul este informat că programarea așteaptă confirmarea specialistului.
Confirmată
Programarea este valabilă și are loc la ora stabilită. Dacă aprobarea manuală a rezervărilor este dezactivată, programările sunt create direct în această stare. Programările pe care le creați dumneavoastră cu Adaugă programare sunt întotdeauna confirmate.
Finalizată
Ora de începere a programării a trecut, iar programarea nu a fost anulată și nici marcată ca neprezentare.
Anulată
Programarea a fost anulată — de client, de studioul dumneavoastră sau automat de Zenamu (de exemplu, o rezervare în așteptare care nu a fost aprobată înainte de începerea programării).
Neprezentare
Clientul nu s-a prezentat și nu a plătit. Setați această stare manual, după ce a început programarea (vedeți Marcarea neprezentării).
Aprobare manuală a rezervărilor
Dacă doriți să confirmați fiecare programare înainte să devină definitivă, activați Aprobare manuală a rezervărilor pentru specialist. Programările noi la acel specialist sunt create atunci în starea În așteptare, nu Confirmată.
Cum activez aprobarea manuală a rezervărilor?
Accesați Programări › Specialiști.
Pe cardul specialistului, faceți clic pe Servicii (pentru un specialist nou, faceți clic pe Adaugă specialist).
Activați comutatorul Aprobare manuală a rezervărilor.
Faceți clic pe Salvează. Setarea se aplică tuturor serviciilor acelui specialist.
Cum funcționează aprobarea
Un client rezervă o programare → starea este În așteptare. Intervalul orar rămâne rezervat, așa că nimeni altcineva nu îl mai poate rezerva.
Specialistul primește un e-mail despre noua solicitare.
În Programări › Programări, deschideți programarea (Vezi detalii) și alegeți:
Aprobă — Programarea este confirmată și clientul primește un e-mail de confirmare.
Respinge solicitarea — Programarea este anulată și clientul este anunțat prin e-mail. Puteți completa câmpul Motivul respingerii (opțional). Plata clientului este rambursată integral.
Dacă o rezervare în așteptare nu este aprobată înainte de începerea programării, Zenamu o anulează automat și îi rambursează clientului integral plata.
Managerii și administratorii pot aproba și respinge orice programare; un specialist poate face acest lucru pentru propriile programări. Mai multe detalii găsiți în Programări individuale: rezervări în așteptare — aprobare, respingere și anulare automată.
Când plătește clientul dacă aprobarea manuală este activată?
Aprobarea manuală nu amână plata. Clientul plătește când face rezervarea, la fel ca fără aprobare — de exemplu, plata cu cardul sau prin PayPal este încasată, iar creditele sau intrările sunt scăzute. La finalizarea plății, clientul vede că primește o rambursare integrală dacă specialistul nu confirmă programarea înainte de ora de început.
Dacă respingeți solicitarea sau aceasta este anulată automat, plățile cu cardul și prin PayPal sunt rambursate automat, iar creditele sau intrările revin în soldul clientului. Un transfer bancar trebuie să îl returnați dumneavoastră.
Pot aproba rezervările la o clasă de grup?
Nu. Clasele de grup, cursurile și evenimentele nu au aprobare manuală — această opțiune există doar pentru programări. Dacă doriți să alegeți cine primește un loc la o clasă de grup, folosiți în schimb una dintre aceste opțiuni:
Clasa rămâne vizibilă, dar înscrierile le preluați dumneavoastră: în formularul clasei, deschideți Setări avansate de rezervare și bifați Nu permite clienților să rezerve această oră. Clasa rămâne în programul public, dar nimeni nu o poate rezerva online. Scrieți în descriere cum pot cere clienții un loc (e-mail, telefon) și adăugați clienții acceptați cu Adaugă participant în detaliul clasei.
Clasa este ascunsă complet: bifați Ora nu este vizibilă public în Setări avansate de rezervare. Clasa nu apare în programul public și doar dumneavoastră puteți adăuga clienți, cu Adaugă participant.
La cursuri, aceleași opțiuni se numesc Nu permite clienților să rezerve această oră și Cursul nu este vizibil public.
Marcarea neprezentării
Butonul Neprezentare apare în detaliul programării doar când sunt îndeplinite toate aceste condiții:
Programarea este Confirmată.
Ora de începere a programării a trecut.
Programarea nu a fost încă plătită — plata are încă starea În așteptarea plății (de exemplu, clientul trebuia să plătească la fața locului).
După ce confirmați, programarea primește starea Neprezentare, iar plata ei este marcată ca Neplătit. Clientul apare apoi ca un client cu comenzi neplătite, ceea ce vă ajută să identificați clienții problematici. O programare plătită în avans nu poate fi marcată ca neprezentare; ea apare ca Finalizată. Aflați mai multe în „Absențe nejustificate”.
Anularea unei programări din admin
Puteți anula o programare confirmată oricând, chiar și atunci când clientul nu o mai poate anula online. Deschideți programarea și faceți clic pe Anulează rezervarea (în tabel, alegeți Anulează din meniul de acțiuni). La o rezervare în așteptare, butonul este Respinge solicitarea. În fereastra de dialog:
Zenamu arată dacă se aplică o taxă de anulare conform regulilor dumneavoastră de anulare. Dacă există mai multe opțiuni, alegeți cum anulați, de exemplu cu rambursare integrală.
Puteți adăuga o Notă cu motivul anulării.
Dacă scrieți un mesaj în Mesaj e-mail pentru client, clientul îl primește prin e-mail. În funcție de setările notificărilor SMS, puteți vedea și un câmp pentru SMS.
Programări în calendar
Programările apar și în Programul orelor, alături de clasele de grup. În Programări › Programări puteți comuta între vizualizarea Tabel și Calendar.
Aflați mai multe despre setările de plată și regulile de anulare în "Programări (sesiuni 1:1): metode de plată și reguli de anulare".