Detaliul rezervării este ecranul principal pentru operațiunile zilnice din secțiunea Programări individuale. Acest ghid vă arată ce veți găsi acolo, ce acțiuni aveți la dispoziție și în ce ordine să le folosiți. Pentru a deschide detaliul unei rezervări, accesați Programări, fila Programări, și faceți clic pe rezervare în tabel (sau alegeți Vezi detalii din meniul ei de acțiuni). Stările rezervărilor, aprobarea manuală și anularea sunt explicate mai detaliat în Programări: gestionarea rezervărilor.
Ce conține detaliul rezervării
Informații despre serviciu, dată, oră și durată.
Starea programării: În așteptare, Confirmată, Finalizată, Anulată sau Neprezentare.
Comanda asociată și informațiile de plată.
Client, specialist și locație.
Notă internă, dacă ați scris una când ați creat programarea cu Adaugă programare. Nota internă aparține doar acestei programări. Nu este același lucru cu secțiunea Note din fișa clientului și nu se copiază acolo.
Acțiunile principale din detaliu
Aprobați sau respingeți o programare în așteptare
Pentru programările care așteaptă aprobarea, faceți clic pe Aprobă ca să confirmați programarea sau pe Respinge solicitarea ca să o refuzați. Când respingeți o solicitare, puteți adăuga opțional Motivul respingerii, iar clientul este anunțat prin e-mail.
Anulați o programare
Faceți clic pe Anulează rezervarea. În caseta de dialog, puteți adăuga o Notă cu motivul și puteți scrie un Mesaj e-mail pentru client. Sistemul va evalua logica de anulare pe baza setărilor dumneavoastră și a metodei de plată.
Marcați ca neprezentare
Folosiți această acțiune când clientul nu s-a prezentat. Butonul Neprezentare apare doar la o programare confirmată, după ce a trecut ora de început, și doar dacă programarea nu este încă plătită (În așteptarea plății). După confirmare, programarea primește starea Neprezentare, plata este marcată ca Neplătit, iar clientul este marcat ca având comenzi neplătite.
Modificați specialistul sau locația
Pentru programările editabile, puteți schimba specialistul sau locația fără a fi nevoie să creați o programare nouă. Faceți clic pe pictograma creion de lângă Specialist sau Locație, alegeți noul specialist sau noua locație și faceți clic pe Salvează. Puteți alege doar un specialist căruia îi este atribuit serviciul programării și care nu are altă programare în acel interval. Zenamu anunță automat clientul prin e-mail despre modificare.
Trimiteți un mesaj personalizat clientului
Mesajul nu se trimite direct din detaliul rezervării. În Programări, fila Programări, deschideți meniul de acțiuni al programării din tabel și alegeți Trimite mesajul. Scrieți textul la Mesaj, alegeți opțional un specialist la Trimite o copie specialistului și faceți clic pe Trimite mesajul. Opțiunea apare doar dacă clientul are o adresă de e-mail.
Sfat: Folosiți motive interne și un stil de comunicare unitar. Acest lucru facilitează transferul de informații între recepție, specialiști și conducere.
Scenarii frecvente
Programarea este încă în așteptare și ora se apropie
Decideți cât mai repede (aprobați sau respingeți) pentru ca clientul să nu rămână fără informații. Dacă o programare în așteptare nu este aprobată până la începerea ei, Zenamu o anulează automat.
Un client sună în ultimul moment că nu poate ajunge
Anulați programarea din panoul de administrare, adăugați un motiv și verificați rezultatul anulării în comandă.
Un specialist este bolnav și am nevoie de un înlocuitor
Schimbați specialistul în detaliul rezervării. Zenamu îi trimite automat clientului un e-mail despre modificare; trimiteți un mesaj personalizat doar dacă doriți să adăugați mai multe informații.
Specialistul înlocuitor trebuie să aibă serviciul respectiv atribuit și să fie liber în acel interval.
Întrebări frecvente
Când apare acțiunea „neprezentare”?
Pentru programările confirmate, după ce ora de început a programării a trecut, cât timp programarea nu este încă plătită.
De ce nu pot modifica specialistul sau locația?
Le puteți modifica doar la programările viitoare care nu sunt anulate sau marcate ca neprezentare. Programările trecute nu pot fi modificate. Aveți nevoie și de permisiunea Manager sau Administrator.
Când ar trebui să trimit un mesaj personalizat?
De fiecare dată când apare o modificare care afectează clientul (schimbare de oră, instrucțiuni logistice). Modificările de specialist sau locație sunt trimise clientului automat.