Bokningsdetaljen är huvudvyn för det dagliga arbetet i sektionen Individuella bokningar. Den här guiden visar vad du hittar där, vilka åtgärder du kan använda och i vilken ordning. Du öppnar bokningsdetaljen genom att gå till Individuella bokningar > Bokningar och klicka på bokningen i tabellen (eller välja Visa detaljer i dess åtgärdsmeny). Bokningsstatusar, manuellt godkännande och avbokning förklaras mer ingående i Individuella bokningar: hantera bokningar.
Vad du ser i bokningsdetaljen
Information om tjänst, datum, tid och längd.
Bokningsstatus: Väntande, Bekräftad, Slutförd, Avbokad eller Uteblev.
Kopplad beställning och betalningsinformation.
Kund, behandlare och plats.
Intern anteckning, om du skrev en när du skapade bokningen med Lägg till bokning. Den interna anteckningen hör till just den här bokningen. Den är inte samma sak som Anteckningar i kunddetaljerna och kopieras inte dit.
Viktigaste åtgärderna i detaljen
Godkänn eller avvisa en väntande bokning
För bokningar som väntar på godkännande klickar du på Godkänn för att bekräfta bokningen eller på Avvisa förfrågan för att avböja den. När du avvisar en förfrågan kan du ange en valfri Orsak till avvisning, och kunden meddelas via e-post.
Avboka en bokning
Klicka på Avboka. I dialogrutan kan du lägga till en Anteckning med anledningen och skriva ett E-postmeddelande till kunden. Systemet utvärderar avbokningslogiken utifrån dina inställningar och betalningsmetoden.
Markera som utebliven
Använd detta när kunden inte dök upp. Knappen Uteblev visas bara för en bekräftad bokning efter att starttiden har passerat, och bara om bokningen fortfarande inte är betald (Väntar på betalning). När du har bekräftat får bokningen statusen Uteblev, betalningen markeras som Obetald och kunden markeras som en kund med obetalda beställningar.
Byt behandlare eller plats
För redigerbara bokningar kan du byta behandlare eller plats utan att behöva skapa en ny bokning. Klicka på pennikonen bredvid Behandlare eller Plats, välj det nya alternativet och klicka på Spara. Du kan bara välja en behandlare som är kopplad till bokningens tjänst och inte har någon annan bokning vid den tiden. Zenamu meddelar automatiskt kunden om ändringen via e-post.
Skicka ett meddelande till kunden
Meddelandet skickas inte från själva bokningsdetaljen. Under Individuella bokningar > Bokningar öppnar du åtgärdsmenyn för bokningen i tabellen och väljer Skicka meddelande. Skriv ditt Meddelande, välj vid behov en behandlare under Skicka en kopia till behandlaren och klicka på Skicka meddelande. Alternativet visas bara om kunden har en e-postadress.
Tips: Använd interna anledningar och håll en konsekvent kommunikationsstil. Det gör överlämningar mellan reception, behandlare och ledning smidigare.
Vanliga scenarier
Bokningen väntar fortfarande och tiden närmar sig
Bestäm dig så snart som möjligt (godkänn eller avvisa) så att kunden inte lämnas utan information. Om en väntande bokning inte godkänns innan tiden börjar avbokar Zenamu den automatiskt.
En kund ringer i sista stund och säger att hen inte kan komma
Avboka bokningen från administrationspanelen, lägg till en anledning och kontrollera avbokningsresultatet i beställningen.
En behandlare är sjuk och jag behöver en ersättare
Byt behandlare i bokningsdetaljen. Zenamu meddelar automatiskt kunden om ändringen via e-post. Skicka ett eget meddelande bara om du vill lägga till mer information.
Ersättaren måste vara kopplad till den aktuella tjänsten och vara ledig vid den tiden.
Vanliga frågor
När visas åtgärden ”uteblev”?
För bekräftade bokningar efter att bokningens starttid har passerat, så länge bokningen fortfarande inte är betald.
Varför kan jag inte byta behandlare eller plats?
Du kan bara ändra dem för kommande bokningar som inte är avbokade eller markerade som uteblivna. Tidigare bokningar kan inte ändras. Du behöver också behörigheten Chef eller Administratör.
När bör jag skicka ett eget meddelande?
När det sker en ändring som påverkar kunden (tidändring, logistiska instruktioner). Ändringar av behandlare eller plats skickas till kunden automatiskt.